办公室工作管理制度补充规定

办公室工作管理制度补充规定一、总则1.目的为了进一步规范办公室工作流程，提高工作效率，确保各项工作的顺利开展，结合公司实际情况，特制定本补充规定。2.适用范围本规定适用于公司办公室全体工作人员。3.基本原则严格遵守国家法律法规和公司各项规章制度。坚持高效、准确、严谨的工作作风。强化服务意识，为公司各部门提供优质的后勤保障。二、工作纪律1.考勤管理严格执行公司考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。如有特殊情况需要请假，必须提前按照规定流程办理请假手续。请假分为事假、病假、婚假、产假、丧假等。事假需提前[X]天提交申请，病假需提供医院证明，婚假、产假、丧假等按照国家相关规定执行。迟到或早退[X]分钟以内，每月累计不超过[X]次的，给予口头警告；迟到或早退超过[X]分钟的，每次扣发[X]元绩效奖金；旷工半天扣发当天工资的[X]%，旷工一天扣发当天工资的[X]%，并给予警告处分；连续旷工超过[X]天或累计旷工超过[X]天的，公司将予以辞退。2.工作态度树立积极主动的工作态度，对工作认真负责，不得敷衍塞责、推诿扯皮。对待同事和来访人员要热情礼貌，使用文明用语，不得态度生硬、冷漠。严禁在工作时间内从事与工作无关的事情，如玩游戏、看视频、炒股等。如有违反，第一次发现给予警告，第二次发现扣发[X]元绩效奖金，第三次发现予以辞退。3.保密制度严格遵守公司保密规定，对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等重要资料妥善保管，不得泄露给无关人员。办公室工作人员在工作中接触到的各类文件、资料、数据等，未经批准不得擅自复印、外传。如需查阅、借阅相关资料，必须按照规定流程办理手续。对于因工作需要知悉公司秘密的人员，要与其签订保密协议，明确保密责任和义务。如有违反保密制度，将依法追究其法律责任，并要求其赔偿公司因此遭受的损失。三、文件管理1.文件收发设立专门的文件收发岗位，负责公司各类文件、信件、包裹等的收发工作。对收到的文件进行及时登记，详细记录文件名称、文号、发文单位、日期、份数等信息，并按照规定流程进行传阅、办理。对于紧急文件，要立即通知相关领导和部门，并优先处理。发出的文件要进行编号、登记，确保文件准确无误地送达收件人，并要求收件人签字确认。2.文件传阅文件传阅按照公司规定的流程进行，一般由办公室主任或指定人员负责组织。传阅文件时，要填写《文件传阅单》，注明传阅时间、传阅人姓名等信息，确保文件能够及时、准确地传递给相关人员。传阅人员要在规定时间内完成文件传阅，并签署意见，如有需要办理的事项，要及时反馈给办公室进行跟踪处理。3.文件归档定期对公司各类文件进行整理归档，确保文件资料的完整性和规范性。文件归档按照年度、类别进行分类存放，便于查找和查阅。归档文件要编制详细的目录清单，建立电子档案和纸质档案，同时做好备份工作，防止文件丢失或损坏。4.文件销毁对于已过保存期限或不再需要的文件，要按照规定进行销毁。文件销毁前，要填写《文件销毁申请表》，注明文件名称、文号、数量、销毁原因等信息，经相关领导审批后进行销毁。文件销毁要采取适当的方式，如粉碎、焚烧等，确保文件信息无法恢复，并做好销毁记录。四、会议管理1.会议组织根据公司工作需要，负责各类会议的组织安排，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程等。提前通知参会人员会议相关信息，确保参会人员按时参加会议。对于重要会议，要提前准备好会议资料，如会议文件、汇报材料等。布置会议场地，准备好会议所需的设备设施，如投影仪、音响、麦克风等，确保会议正常进行。2.会议记录安排专人负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论结果、决议事项等。会议记录要准确、完整、清晰，使用专用的会议记录本进行记录。记录完毕后，要及时整理会议纪要，经办公室主任审核后发送给参会人员和相关部门。会议纪要要明确会议的主题、时间、地点、参会人员、主要内容、决议事项、责任部门和责任人、完成时间等信息，以便于跟踪落实。3.会议跟进对会议决议事项进行跟踪落实，及时了解各项工作的进展情况。对于未按时完成的决议事项，要及时与责任部门和责任人沟通，了解原因，并督促其加快工作进度。定期对会议决议事项的执行情况进行总结汇报，向公司领导反馈工作进展情况。五、办公用品管理1.办公用品采购根据公司办公用品的使用情况，定期编制办公用品采购计划，报公司领导审批后进行采购。选择信誉良好、质量可靠、价格合理的供应商进行采购，确保办公用品的质量和供应及时性。采购办公用品时，要严格按照采购流程进行操作，填写采购申请单，注明采购物品名称、规格、数量、预算等信息，经相关领导审批后进行采购。2.办公用品发放设立办公用品仓库，对采购回来的办公用品进行分类存放、登记造册。根据各部门的实际需求，定期发放办公用品。发放时要填写《办公用品发放登记表》，注明发放日期、部门、领取人姓名、办公用品名称、规格、数量等信息，领取人要签字确认。对于一些贵重或限量使用的办公用品，要实行领用审批制度，经相关领导批准后才能领取。3.办公用品使用管理各部门要合理使用办公用品，杜绝浪费现象。如发现有浪费办公用品的行为，要及时进行制止和纠正。鼓励员工节约使用办公用品，如双面打印、复印，减少一次性用品的使用等。定期对办公用品的使用情况进行统计分析，根据使用情况调整采购计划，提高办公用品的使用效率。六、车辆管理1.车辆调度负责公司车辆的调度安排，根据公司工作需要，合理调配车辆，确保车辆的高效使用。建立车辆使用登记制度，对每辆车的使用情况进行详细记录，包括出车时间、地点、事由、里程数、油耗等信息。优先保障公司领导和重要客户的用车需求，对于其他部门的用车申请，要根据工作的轻重缓急进行安排。2.车辆维护保养制定车辆定期维护保养计划，确保车辆按时进行保养，保持良好的车况。定期对车辆进行检查，及时发现和排除车辆故障，确保行车安全。车辆维修时，要选择正规的维修厂家，按照规定流程进行维修审批，确保维修质量和费用合理。建立车辆维修档案，记录车辆每次维修的时间、项目、费用等信息。3.驾驶员管理加强对驾驶员的管理，定期组织驾驶员进行安全培训和业务学习，提高驾驶员的安全意识和驾驶技能。要求驾驶员严格遵守交通法规，文明驾驶，确保行车安全。如有违反交通法规的行为，由驾驶员本人承担相应责任。驾驶员要按时上下班，做好车辆的清洁卫生工作，保持车辆整洁。建立驾驶员考核制度，对驾驶员的工作表现、安全行车情况、服务态度等进行考核，考核结果与绩效奖金挂钩。七、印章管理1.印章保管公司印章由专人负责保管，设立印章保管台账，详细记录印章的启用、使用、归还等情况。印章保管人员要妥善保管印章，确保印章安全，不得随意将印章转借他人或带出办公室。印章存放要有专门的保险柜或专柜，做到防盗、防火、防潮。2.印章使用严格执行印章使用审批制度，凡需使用公司印章的，必须填写《印章使用申请表》，注明使用事由、盖章文件名称、份数等信息，经相关领导审批后才能使用。印章使用时，要在《印章使用登记表》上详细记录使用时间、盖章文件名称、份数、盖章人姓名等信息，确保印章使用的可追溯性。严禁在空白纸张或空白合同上加盖公司印章。如因工作需要确需在空白纸张或空白合同上盖章的，必须在盖章前填写好相关内容，并经公司领导批准。3.印章停用与销毁因公司机构变动、印章损坏等原因需要停用印章的，要及时办理印章停用手续，并将停用印章交回公司办公室统一保管。对于停用的印章，要按照规定进行销毁。销毁前要填写《印章销毁申请表》，经公司领导审批后进行销毁，并做好销毁记录。八、接待管理1.接待计划根据来访人员的身份、目的和来访时间，提前制定接待计划，明确接待规格、接待人员、接待内容、接待费用等。接待计划报公司领导审批后组织实施，确保接待工作的有序进行。2.接待安排按照接待计划安排好接待人员，负责与来访人员进行沟通联系，了解来访需求，做好接待准备工作。安排好来访人员的食宿、交通、参观等事宜，确保接待工作的周到、细致。接待过程中要注重礼仪规范，热情接待来访人员，展示公司良好形象。3.接待费用管理严格控制接待费用，