地产公司办公用品管理规定

地产公司办公用品管理规定一、总则1.目的为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管等行为，提高办公用品使用效率，节约办公成本，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司总部及各项目公司、销售案场等所有办公区域。3.管理原则遵循"统一管理、按需配备、合理使用、节约高效"的原则。二、职责分工1.行政部门负责制定办公用品管理规定及年度采购计划。负责办公用品的采购、验收、入库、保管、发放等日常管理工作。定期对办公用品的使用情况进行统计分析，提出改进建议。2.各部门负责人负责本部门办公用品需求的统计和审核，合理控制办公用品的使用。督促本部门员工正确使用和爱护办公用品，对浪费行为进行制止和纠正。3.员工个人严格按照规定领用和使用办公用品，爱护办公设施，节约使用办公用品。发现办公用品损坏或丢失及时向部门负责人报告。三、办公用品分类及标准1.办公文具类书写工具：包括钢笔、圆珠笔、中性笔、铅笔等。纸制品：如打印纸、复印纸、便签纸、笔记本等。文件夹、档案袋、文件盒等。胶水、胶带、订书机、订书钉、回形针、大头针等。计算器、剪刀、裁纸刀等。2.办公设备类电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等。办公桌椅、文件柜、保险柜等。饮水机、碎纸机、投影仪、幕布等。3.办公耗材类墨盒、硒鼓、色带、打印纸、复印纸等。鼠标垫、键盘保护膜等。4.其他办公用品清洁用品：如扫帚、拖把、抹布、清洁剂等。一次性用品：如纸杯、纸巾等。办公用品配备标准根据工作性质和岗位需求，制定办公用品配备标准如下：|办公用品类别|岗位|配备标准||||||办公文具类|普通员工|每人每月配备适量的笔、便签纸、笔记本等；每季度配备适量的文件夹、档案袋等|||部门负责人|在普通员工基础上，增加一定数量的文件盒、计算器等||办公设备类|按工作实际需要配备|如电脑、打印机等，由行政部门根据岗位工作性质和业务量统一调配||办公耗材类|根据设备使用情况按需领用|如墨盒、硒鼓等||其他办公用品|公共区域按需配备|如清洁用品、一次性用品等|四、办公用品采购管理1.采购计划编制行政部门应于每年年底根据公司人员变动、业务发展等情况，编制下一年度办公用品采购计划。采购计划应明确办公用品的种类、规格、数量、预计采购时间等内容。各部门如有特殊办公用品需求，应提前一个月向行政部门提出申请，经审核后纳入采购计划。2.供应商选择与管理行政部门负责建立办公用品供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估和筛选。定期与供应商进行沟通，了解产品信息和市场动态，确保采购的办公用品符合公司要求且价格合理。3.采购流程行政部门根据批准的采购计划，向选定的供应商发出采购订单。采购订单应明确办公用品的名称、规格、数量、价格、交货时间等条款。供应商应按照采购订单要求及时将货物送达公司指定地点。行政部门负责组织验收，检查货物的数量、规格、质量等是否与采购订单一致。验收合格后，行政部门办理入库手续，并填写入库单。入库单应注明办公用品的名称、规格、数量、入库日期等信息。对于验收不合格的办公用品，行政部门应及时与供应商联系，要求其更换或补货。如因质量问题给公司造成损失的，应追究供应商的责任。五、办公用品库存管理1.仓库管理行政部门应设立专门的办公用品仓库，对办公用品进行分类存放，确保仓库环境整洁、通风良好。建立办公用品库存台账，详细记录办公用品的出入库情况，包括名称、规格、数量、日期、领用部门等信息。定期对库存办公用品进行盘点，确保账实相符。盘点结果应形成报告，如有差异应及时查明原因并进行处理。2.库存安全管理加强仓库安全管理，配备必要的消防器材和安全设施，确保办公用品的存放安全。仓库管理人员应严格遵守仓库管理制度，不得擅自离岗，严禁无关人员进入仓库。对易燃易爆、易腐蚀等特殊办公用品，应按照相关规定进行单独存放和管理。六、办公用品发放管理1.发放原则按需发放原则。各部门根据工作实际需要，合理领用办公用品，不得超量领取。定期发放原则。行政部门每月定期发放办公用品，具体发放时间由行政部门统一安排。以旧换新原则。对于可重复使用的办公用品，如钢笔、计算器等，实行以旧换新制度。2.发放流程各部门指定专人负责办公用品的领用，并填写办公用品领用申请表。申请表应注明领用办公用品的名称、规格、数量、用途等信息。部门负责人对领用申请表进行审核签字后，交行政部门。行政部门根据审批后的申请表发放办公用品，并在库存台账上进行记录。领用人领取办公用品后，应在办公用品领用登记表上签字确认。七、办公用品使用管理1.员工使用要求员工应爱护办公用品，正确使用办公设备，不得随意损坏或丢弃。节约使用办公用品，如双面打印、复印，减少纸张浪费；合理设置电脑屏幕亮度和音量，降低能耗。对于公用的办公用品，使用后应及时归位，保持办公环境整洁。2.部门使用监督各部门负责人应加强对本部门办公用品使用情况的监督和管理，发现浪费行为及时制止和纠正。行政部门定期对各部门办公用品使用情况进行检查，对于浪费严重的部门进行通报批评，并责令其整改。八、办公用品维修与报废管理1.维修管理办公设备出现故障时，使用部门应及时向行政部门报修。行政部门负责联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录。对于维修成本较高的办公设备，行政部门应组织相关人员进行评估，确定是否有维修价值。如维修价值不大，可考虑更换新设备。2.报废管理办公用品达到报废条件时，使用部门应填写办公用品报废申请表，注明报废原因、名称、规格、数量等信息。行政部门组织相关人员对报废申请进行审核，经批准后进行报废处理。报废的办公用品应集中存放，定期进行清理。对于有回收价值的物品，可进行回收处理；对于无回收价值的物品，可按照相关规定进行销毁。九、费用管理1.预算管理行政部门应根据办公用品采购计划和实际使用情况，编制办公用品费用预算。办公用品费用预算应纳入公司年度预算管理。严格控制办公用品费用支出，确保费用支出不超过预算额度。如有特殊情况需要超预算支出，应按照公司预算管理规定进行审批。2.报销管理办公用品采购费用报销时，应提供合法有效的发票、采购订单、入库单等凭证。报销凭证应与采购业务相符，不得虚报、多报。行政部门定期对办公用品费用进行统计分析，向公司领导汇报费用支出情况，并提出费用控制建议。十、监督与考核1.监督检查行政部门定期对办公用品管理情况进行监督检查，包括采购、库存、发放、使用、维修与报废等环节。检查内容包括办公用品管理制度的执行情况、各部门办公用品使用情况、费用支出情况等。对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。2.考核机制建立办公用品管理考核机制，将办公用品管理情况纳入各部门绩效考核体系。考核指标包括办公用品费用控制情况、办公用品使用效率、员工节约意识等。根据考核结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励；对管理不善的部门和个人