某某实业有限公司档案管理规定实施细则

某某实业有限公司档案管理规定实施细则一、总则1.目的为加强某某实业有限公司（以下简称"公司"）档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产、经营、管理中的作用，根据国家有关法律法规及公司实际情况，制定本实施细则。2.适用范围本细则适用于公司总部及所属各部门、分公司、子公司的档案管理工作。3.档案定义本细则所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善公司档案管理制度及实施细则，并组织实施和监督检查。集中统一管理公司各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和编研等工作。指导和监督各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和交流活动。负责公司档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统。定期对档案进行安全检查，确保档案的安全与完整。2.各部门档案管理职责负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，指定专人负责档案管理，并保持人员相对稳定。按照公司档案管理规定，对本部门形成的文件材料进行分类、整理，定期向公司档案管理部门移交应归档的档案。积极配合公司档案管理部门开展档案利用工作，提供必要的协助和支持。接受公司档案管理部门的业务指导和监督检查，及时整改存在的问题。三、档案的收集与整理1.收集范围公司设立、变更、注销过程中形成的各类文件材料，包括工商登记材料、公司章程、股东会议决议等。公司生产、经营、管理活动中形成的文件材料，如合同协议、财务报表、业务文件、技术资料等。公司各类会议形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。公司员工人事档案，包括员工入职、离职、晋升、奖惩等材料。公司固定资产档案，包括购置、验收、使用、维护、报废等相关文件材料。公司项目档案，包括项目立项、可行性研究报告、设计文件、施工资料、竣工验收文件等。公司对外宣传、企业文化建设方面形成的文件材料，如宣传资料、影像资料等。其他具有保存价值的文件材料。2.收集要求各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门形成的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。对重要文件材料应进行备份，防止丢失或损坏。收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。便于计算机管理和检索。4.整理方法文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，编制归档文件目录。科技档案按照项目进行分类整理，建立项目档案卷册，编制卷内目录和备考表。会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，编制会计档案目录。人事档案按照干部档案和工人档案分别进行整理，建立个人档案卷宗，填写档案材料目录。四、档案的鉴定与保管期限划分1.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门牵头，相关业务部门人员参加，负责对公司档案进行定期鉴定。2.鉴定依据根据国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，制定公司档案保管期限表，作为档案鉴定的依据。3.鉴定内容对已到保管期限的档案进行审查，确定其是否仍具有保存价值。对保管期限内的档案进行质量检查，确保档案的完整、准确、系统。4.保管期限划分永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。五、档案的保管1.保管场所公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度符合国家规定标准。2.档案上架按照档案分类方案，将整理好的档案依次上架存放，便于查找和管理。档案上架应排列有序，编号清晰，建立档案存放索引。3.电子档案保管建立电子档案库，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。定期对电子档案进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。4.档案保管期限调整档案保管期限需要调整的，由档案鉴定小组提出意见，经公司领导批准后执行。六、档案的统计1.统计内容档案的数量、种类、保管期限等基本情况。档案的收集、整理、移交、利用等工作情况。档案库房的设施设备运行情况。2.统计方法档案管理部门应建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行统计，并填写统计报表。统计报表应真实、准确、完整，按时报送公司领导和上级主管部门。3.统计分析对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验和问题，为改进档案管理工作提供依据。根据统计分析结果，制定相应的档案管理工作计划和措施，提高档案管理水平。七、档案的利用1.利用原则遵循保密原则，严格遵守国家有关保密法律法规和公司保密制度，确保档案信息安全。依法依规提供档案利用服务，维护公司和相关方的合法权益。方便快捷原则，提高档案利用效率，满足公司生产、经营、管理工作的需要。2.利用范围公司内部各部门因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。公司员工因个人需要查阅本人人事档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。外单位因工作需要查阅公司档案的，应出具单位介绍信，注明查阅目的和范围，经公司分管领导签字批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.利用方式档案查阅：档案管理部门应根据查阅申请，提供相应的档案供查阅人员在指定地点查阅，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。档案借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。档案复制：因工作需要复制档案的，应填写档案复制申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，由档案管理部门安排专人进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明用途。4.利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、利用方式等，以备查询和统计分析。八、档案的编研1.编研内容根据公司工作需要，编写档案参考资料，如大事记、组织沿革、基础数字汇编等。对公司重要档案进行专题研究，编写专题资料，为公司决策提供参考依据。整理公司档案中的珍贵资料，编辑档案史料，传承公司历史文化。2.编研方法档案管理部门应组织相关人员进行档案编研工作，充分利用现代信息技术手段，提高编研工作效率和质量。编研人员应深入研究档案内容，广泛收集相关资料，确保编研成果的准确性和可靠性。3.编研成果应用编研成果应及时报送公司领导和相关部门，为公司生产、经营、管理工作提供参考和借鉴。同时，编研成果可作为公司文化建设的重要内容，进行宣传和推广。九、档案的移交与销毁1.移交公司所属各部门、分公司、子公司应按照规定，定期向公司档案管理部门移交档案。档案移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。档案移交清单应一式两份，双方各执一份。公司档案管理部门应认真核对移交档案的数量、质量和完整性，对不符合要求的档案，应退回移交部门重新整理。2.销毁对已到保管期限且失去保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，经公司领导批准后进行销毁。档案销毁应编制档案销毁清册，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁时间等信息。档案销毁清册应一式两份，一份留存档案管理部门，一份报公司领导备案。