工程原材料、设备及配件管理规定范本

工程原材料、设备及配件管理规定范本一、总则1.目的为加强工程原材料、设备及配件的管理，确保其质量符合要求，保障工程顺利进行，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司所有工程项目中原材料、设备及配件的采购、验收、储存、发放、使用及退场等环节的管理。3.职责分工采购部门：负责原材料、设备及配件的采购工作，选择合格的供应商，签订采购合同，并确保按时、按质、按量供应。质量部门：负责对原材料、设备及配件进行质量检验和验收，确保其符合相关标准和要求。仓库管理部门：负责原材料、设备及配件的储存和保管工作，建立库存台账，确保物资安全、完好。工程部门：负责提出原材料、设备及配件的需求计划，合理使用物资，并对物资的使用情况进行监督。财务部门：负责对原材料、设备及配件的采购成本进行核算和控制，审核相关费用报销。二、采购管理1.供应商选择建立供应商评估体系：采购部门应建立供应商评估标准，从供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估。选择合格供应商：根据评估结果，选择合格的供应商，并建立供应商名录。对于新的供应商，应进行实地考察和评审，确保其具备供应能力和质量保证能力。定期评估供应商：采购部门应定期对供应商进行评估，对于不符合要求的供应商，应及时采取措施，如警告、暂停合作、终止合作等。2.采购计划工程部门根据工程进度和施工图纸，提前编制原材料、设备及配件的需求计划，明确物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、供货时间等。采购部门根据需求计划，结合库存情况，制定采购计划，并报相关领导审批。采购计划应合理安排采购时间和数量，避免积压和短缺。3.采购合同采购部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括物资的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给质量部门、仓库管理部门、工程部门等相关部门，以便各部门做好相应的准备工作。4.采购过程控制采购部门应按照采购合同的要求，及时跟踪供应商的生产进度和供货情况，确保物资按时、按质、按量供应。对于重要物资，采购部门应要求供应商提供产品质量证明文件、检验报告等资料，质量部门应进行严格的检验和验收。在采购过程中，如发现供应商提供的物资存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，采购部门应及时与供应商协商解决，如协商不成，应按照合同约定追究供应商的违约责任。三、验收管理1.验收准备质量部门在物资到货前，应根据相关标准和要求，制定验收方案，明确验收的方法、步骤、标准等。仓库管理部门应提前做好验收场地、工具、人员等准备工作，确保验收工作顺利进行。2.验收程序物资到货后，仓库管理部门应及时通知质量部门进行验收。质量部门应按照验收方案的要求，对物资的数量、规格、型号、外观等进行检查，并核对产品质量证明文件、检验报告等资料。对于需要进行质量检验的物资，质量部门应按照相关标准和方法进行抽样检验，检验合格后方可办理入库手续。验收过程中，如发现物资存在质量问题或其他不符合要求的情况，质量部门应及时填写验收记录，并通知采购部门与供应商协商解决。3.验收记录质量部门应如实填写验收记录，包括物资的名称、规格、型号、数量、质量状况、验收结论、验收人员等信息。验收记录应妥善保存，以备查阅。对于验收不合格的物资，质量部门应单独存放，并做好标识，防止与合格物资混淆。采购部门应及时与供应商联系，协商退货、换货或补货等事宜。四、储存管理1.仓库规划仓库管理部门应根据物资的特性和用途，合理规划仓库布局，设置不同的储存区域，如合格品区、不合格品区、待检区、易燃易爆品区等。仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保物资的安全储存。2.物资入库验收合格的物资，仓库管理部门应及时办理入库手续，按照规定的储存区域进行存放，并做好标识。物资入库时，仓库管理人员应核对物资的数量、规格、型号、质量等信息与验收记录是否一致，如有不符，应及时查明原因并处理。3.物资保管仓库管理人员应定期对物资进行盘点和检查，确保物资的数量准确、质量完好。对于易损、易变质的物资，应采取相应的防护措施，如防潮、防晒、防虫等。仓库应建立库存台账，详细记录物资的出入库情况，包括物资的名称、规格、型号、数量、入库时间、出库时间、领用部门、领用人员等信息。库存台账应定期与财务部门进行核对，确保账物相符。对于易燃易爆品、有毒有害品等特殊物资，仓库管理部门应按照相关规定进行单独存放，并采取严格的安全防护措施，确保储存安全。4.物资出库工程部门根据施工需要，填写物资领用申请表，经相关领导审批后，到仓库管理部门办理物资领用手续。仓库管理人员应根据物资领用申请表，核对领用物资的名称、规格、型号、数量等信息，无误后办理出库手续，并在库存台账上记录。物资出库时，仓库管理人员应按照先进先出的原则进行发放，确保物资的质量不受影响。五、发放管理1.发放原则工程部门应根据施工进度和实际需要，合理领用原材料、设备及配件，避免浪费和积压。物资发放应遵循先进先出、限额领料、以旧换新等原则，确保物资的合理使用。2.发放程序工程部门填写物资领用申请表，注明物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经相关领导审批。仓库管理部门根据审批后的物资领用申请表，核对库存情况，如有足够的库存，应及时办理物资发放手续，并在库存台账上记录。对于限额领料的物资，仓库管理部门应按照限额领料单的要求进行发放，工程部门应严格控制领用数量，不得超限额领料。物资发放时，仓库管理人员应向领用人员当面点清物资的数量、规格、型号等信息，并由领用人员签字确认。3.发放记录仓库管理部门应建立物资发放记录台账，详细记录物资的发放情况，包括物资的名称、规格、型号、数量、领用部门、领用人员、领用时间、用途等信息。物资发放记录台账应妥善保存，以备查阅。六、使用管理1.使用计划工程部门应根据施工组织设计和施工进度计划，制定原材料、设备及配件的使用计划，明确物资的使用时间、地点、数量等信息。使用计划应合理安排物资的使用顺序，确保施工的顺利进行。2.使用监督工程部门应加强对物资使用情况的监督，确保物资按照规定的用途和要求进行使用，避免浪费和滥用。质量部门应对物资的使用质量进行监督检查，如发现物资使用过程中存在质量问题，应及时要求工程部门停止使用，并采取相应的措施进行处理。3.剩余物资管理工程完工后，工程部门应及时清理剩余的原材料、设备及配件，并办理退库手续。仓库管理部门应按照规定对剩余物资进行验收和保管，对于可继续使用的物资，应妥善存放，以备后续工程使用；对于已损坏或无法使用的物资，应按照相关规定进行处理。七、退场管理1.退场原因工程完工后，对于不再使用的原材料、设备及配件，应及时办理退场手续。因质量问题、规格不符等原因，需要退场的物资，应及时与供应商协商解决，并办理退场手续。2.退场程序工程部门填写物资退场申请表，注明物资的名称、规格、型号、数量、退场原因等信息，并经相关领导审批。仓库管理部门根据审批后的物资退场申请表，核对库存情况，如有相应的物资，应及时办理物资退场手续，并在库存台账上记录。物资退场时，仓库管理人员应与接收单位进行交接，填写物资退场交接清单，双方签字确认。3.退场记录仓库管理部门应建立物资退场记录台账，详细记录物资的退场情况，包括物资的名称、规格、型号、数量、退场原因、退场时间、接收单位等信息。物资退场记录台账应妥善保存，以备查阅。八、盘点与清查1.盘点计划仓库管理部门应定期制定物资盘点计划，明确盘点的范围、时间、方法、人员等。盘点计划应报相关领导审批后实施。2.盘点实施仓库管理人员应按照盘点计划的要求，对库存物资进行逐一盘点，并填写盘点表。盘点表应包括物资的名称、规格、型号、数量、实际库存数量、账存数量、盘盈盘亏数量等信息。盘点过程中，如发现账物不符的情况，仓库管理人员应及时查明原因，并填写盘盈盘亏报告，说明原因和处理意见。3.清查结果处理仓库管理部门应根据盘点结果，编制盘点报告，上报相关领导。对于盘盈盘亏的物资，应按照规定进行处理。盘盈的物资，应查明原因，如属于供应商多发、计量误差等原因，应及时与供应商联系，办理相关手续；如无法查明原因，应按照规定进行账务处理。盘