某集团控股公司财务部会计电算化管理制度

某集团控股公司财务部会计电算化管理制度一、总则1.目的为了加强集团控股公司财务部会计电算化工作的管理，规范会计电算化业务操作流程，保证会计信息系统的安全、稳定、高效运行，根据《中华人民共和国会计法》、《会计电算化管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于集团控股公司财务部及所属各核算单位的会计电算化工作。3.职责分工财务部负责制定和完善会计电算化管理制度，组织实施会计电算化工作，对会计电算化系统进行日常管理和维护，指导和监督所属各核算单位的会计电算化工作。系统管理员负责会计电算化系统的安装、调试、维护和升级，设置用户权限，管理系统数据备份和恢复，处理系统故障等。会计人员负责按照会计电算化操作规程进行日常会计核算工作，录入会计凭证，审核凭证，登记账簿，编制会计报表等。档案管理员负责会计电算化档案的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。二、会计电算化系统建设与管理1.系统选型与购置根据公司业务需求和发展规划，选择适合公司实际情况的会计电算化软件。在软件选型过程中，应充分考虑软件的功能、性能、安全性、兼容性、可扩展性等因素，组织相关人员进行调研、评估和测试，确保所选软件能够满足公司会计核算和财务管理的需要。经公司领导批准后，按照相关规定进行软件购置。2.系统安装与调试系统管理员按照软件供应商提供的安装指南，在服务器和客户端上安装会计电算化软件，并进行系统配置和参数设置。安装完成后，进行系统调试，确保系统能够正常运行，各项功能符合要求。系统调试过程中，应严格按照操作规程进行，记录调试过程和结果，及时发现和解决问题。3.系统初始化在系统正式运行前，会计人员应根据公司会计核算和财务管理的要求，进行系统初始化设置。初始化设置内容包括会计科目设置、凭证类型设置、账套参数设置、用户权限设置、期初余额录入等。初始化设置完成后，应进行数据核对和试算平衡，确保初始化数据的准确性和完整性。4.系统维护与升级系统管理员应定期对会计电算化系统进行维护，检查系统运行状态，清理系统垃圾文件，优化系统性能。及时安装软件供应商发布的系统补丁和升级程序，确保系统的安全性和稳定性。在系统维护和升级过程中，应提前做好数据备份，制定应急预案，防止数据丢失和系统故障。5.系统安全管理建立健全系统安全管理制度，采取有效的安全措施，保障会计电算化系统的安全运行。设置防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，防止外部非法入侵。对系统用户进行严格的权限管理，根据用户的工作职责和业务需求，设置不同的操作权限，严禁越权操作。定期更换用户密码，确保密码的安全性。加强系统数据备份管理，定期对系统数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。建立数据恢复机制，定期进行数据恢复演练，确保在系统故障时能够及时恢复数据。安装防病毒软件，定期进行病毒查杀，防止病毒感染系统和数据。对重要数据进行加密处理，确保数据的保密性和完整性。三、会计电算化业务操作流程1.会计凭证录入会计人员根据审核无误的原始凭证，按照会计电算化软件的操作要求，录入记账凭证。记账凭证应包括日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、附件张数等内容。录入凭证时，应确保会计科目选择准确，金额录入正确，摘要简洁明了。对于涉及外币核算的凭证，应按照规定的汇率进行折算。凭证录入完成后，应进行自审，检查凭证的准确性和完整性。审核无误后，提交给审核人员进行审核。2.会计凭证审核审核人员按照会计制度和公司财务规定，对录入的记账凭证进行审核。审核内容包括凭证的真实性、合法性、准确性、完整性等。审核人员应仔细核对凭证的各项内容，检查会计科目使用是否正确，金额计算是否准确，摘要是否清晰，附件是否齐全等。对于审核不通过的凭证，应注明原因，退回给录入人员进行修改。审核人员在审核凭证时，应使用自己的用户名和密码登录系统，不得代他人审核凭证。审核完成后，应在凭证上签字确认。3.记账与结账审核通过的记账凭证，由系统自动进行记账处理。记账过程中，系统将根据凭证内容更新账簿数据，包括总账、明细账、日记账等。在每个会计期末，会计人员应进行结账操作。结账前，应确保本期所有凭证都已审核记账，各项费用已计提，往来款项已核对清楚等。结账完成后，系统将自动生成本期会计报表。结账后，如发现本期会计业务处理有误，需要进行调整的，应按照规定的方法进行反结账和反记账操作，然后进行凭证修改和重新审核记账。反结账和反记账操作应严格按照规定的权限进行，并有相应的审批手续。4.会计报表编制会计人员根据公司财务报告制度和会计电算化软件的功能，编制各类会计报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等。在编制报表前，应确保系统数据准确无误，各项会计科目余额与账簿一致。报表编制过程中，应按照规定的公式和方法进行计算，确保报表数据的准确性和及时性。报表编制完成后，应进行审核和分析。审核内容包括报表数据的准确性、勾稽关系的正确性等。对报表数据进行分析，为公司财务管理提供决策支持。经审核无误的会计报表，应按照规定的格式和要求打印输出，并加盖单位公章和相关人员印章。同时，应将报表数据以电子文档形式保存，以便日后查询和使用。四、会计电算化档案管理1.档案范围会计电算化档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表等纸质档案和存储在磁盘、光盘等介质上的电子档案。电子档案包括系统数据备份、系统运行日志、会计软件程序等。2.档案收集与整理会计人员应定期将打印输出的会计凭证、会计账簿、会计报表等纸质档案整理装订成册，并加盖封面和封底，注明档案名称、年度、月份、册数等信息。系统管理员应定期对系统数据进行备份，并将备份数据存储在安全可靠的介质上。备份数据应按照时间顺序进行编号，注明备份日期、备份内容等信息。同时，应收集系统运行日志、会计软件程序等电子档案，并进行整理和分类。3.档案归档与保管档案管理员应将整理好的会计电算化档案及时归档，按照档案类别和保管期限进行分类存放。纸质档案应存放在专用的档案柜中，电子档案应存储在光盘或移动硬盘等介质上，并进行异地备份。会计电算化档案的保管期限应按照国家有关规定执行。一般情况下，会计凭证、会计账簿的保管期限为30年，会计报表的保管期限为10年。对于重要的会计档案，应适当延长保管期限。档案保管地点应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫等，确保档案的安全完整。档案管理员应定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时处理。4.档案查阅与借阅因工作需要查阅会计电算化档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在档案管理员的陪同下进行，不得擅自将档案带出档案保管地点。如需借阅会计电算化档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等信息，经部门负责人和财务负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过7天，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、拆散、抽换等。借阅期满后，应及时归还档案。档案管理员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时追究借阅人员的责任。五、会计电算化培训与考核1.培训计划财务部应制定会计电算化培训计划，定期组织会计人员参加培训。培训内容包括会计电算化基础知识、会计软件操作技能、系统安全管理等。培训计划应根据公司业务发展和会计人员实际情况进行制定，确保培训的针对性和实效性。2.培训方式内部培训：由财务部具有丰富会计电算化经验的人员担任培训讲师，对会计人员进行内部培训。内部培训可以结合公司实际业务案例进行讲解，使会计人员更好地掌握会计电算化软件的操作方法和应用技巧。外部培训：根据需要，选派会计人员参加外部专业机构组织的会计电算化培训课程。外部培训可以邀请行业专家进行授课，使会计人员了解最新的会计电算化技术和发展趋势。3.培训考核建立会计电算化培训考核制度，对参加培训的会计人员进行考核。考核内容包括理论知识考核和实际操作考核。理论知识考核主要考查会计电算化基础知识、会计软件功能等方面的掌握情况；实际操作考核主要考查会计人员运用会计软件进行会计核算和财务管理的能力。考核成绩应记录在会计人员培训档案中，作为会