建筑行业-项目材料采购管理办法

建筑行业-项目材料采购管理办法一、总则（一）目的为加强公司建筑项目材料采购管理，规范采购行为，降低采购成本，确保工程质量和进度，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有建筑工程项目的材料采购活动。（三）基本原则1.质量优先原则：所采购材料必须符合国家相关标准和工程设计要求，确保工程质量。2.成本控制原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本。3.公开公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保竞争充分。4.高效及时原则：确保材料按时供应，满足工程施工进度需求。二、采购计划管理（一）计划编制依据1.工程施工图纸及设计变更文件。2.施工进度计划。3.材料消耗定额。（二）计划编制流程1.施工部门：根据工程进度和施工图纸，在每月[具体日期]前编制下月材料需求计划，明确材料名称、规格、型号、数量等，并提交给项目物资部。2.项目物资部：对施工部门提交的材料需求计划进行汇总、审核，结合库存情况，于每月[具体日期]前编制项目月度材料采购计划，提交给采购部门。3.采购部门：根据项目月度材料采购计划，进一步细化采购安排，制定采购执行计划，明确采购时间、供应商选择、采购方式等，并组织实施采购。（三）计划调整如因工程变更、设计调整等原因导致材料采购计划需要变更，相关部门应及时填写《材料采购计划变更申请表》，说明变更原因、变更内容等，按原计划编制流程进行审批和调整。三、供应商管理（一）供应商选择标准1.具有合法的经营资质，具备良好的商业信誉和财务状况。2.生产或供应的材料符合国家相关标准和工程要求，质量稳定可靠。3.具有较强的生产能力和供应能力，能够按时、按质、按量供应材料。4.价格合理，具有一定的价格优势。5.售后服务良好，能够及时解决材料使用过程中出现的问题。（二）供应商开发1.信息收集：采购部门通过市场调研、行业推荐、网络搜索等方式，收集潜在供应商信息，建立供应商信息库。2.实地考察：对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、生产设备等情况，评估其是否符合供应商选择标准。3.资质审核：对通过实地考察的供应商，要求其提供营业执照、生产许可证、产品质量检测报告等相关资质文件，进行资质审核。4.准入审批：经实地考察和资质审核合格的供应商，填写《供应商准入申请表》，提交采购部门负责人、项目负责人、公司分管领导审批，审批通过后纳入公司合格供应商名录。（三）供应商评价与考核1.定期评价：采购部门每年对合格供应商进行一次定期评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.动态考核：在采购过程中，对供应商的表现进行动态考核，如出现产品质量问题、交货延迟等情况，及时记录并进行扣分。3.结果应用：根据供应商评价与考核结果，对优秀供应商给予优先合作机会，对不合格供应商进行淘汰，并在公司内部进行通报。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的材料采购项目，采用招标采购方式。2.招标流程：编制招标文件：采购部门根据采购需求编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过公司官网、行业媒体等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。发售招标文件：向报名参加投标的供应商发售招标文件，并收取一定的招标文件费用。开标评标：按照招标文件规定的时间和地点进行开标，组织评标委员会对投标文件进行评审，确定中标候选人。中标公示：将中标候选人名单在公司官网等渠道进行公示，公示期为[具体天数]。签订合同：公示无异议后，采购部门与中标供应商签订采购合同。（二）询价采购1.适用范围：对于金额较小、规格型号单一、市场价格比较透明的材料采购项目，采用询价采购方式。2.询价流程：选择询价对象：从合格供应商名录中选择[X]家以上供应商作为询价对象。发出询价函：向询价对象发出询价函，明确采购材料的名称、规格、型号、数量、交货期、质量要求等内容，并要求其在规定时间内报价。报价评审：对各询价对象的报价进行评审，综合考虑价格、质量、交货期等因素，选择报价合理、符合要求的供应商作为成交供应商。签订合同：与成交供应商签订采购合同。（三）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购流程：填写申请表：采购部门填写《单一来源采购申请表》，说明采用单一来源采购方式的原因、采购材料的名称、规格、型号、数量、供应商名称等内容，并提交相关部门审核。审核审批：经项目负责人、采购部门负责人、公司分管领导审核审批后，方可采用单一来源采购方式。签订合同：与供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标或成交供应商确定后[具体天数]内，与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括材料名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订前，应进行合同评审，由采购部门、法务部门、财务部门等相关人员对合同条款进行审核，确保合同合法合规、条款清晰、风险可控。（二）合同执行1.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时掌握供应商的生产进度、发货情况、到货时间等信息，确保供应商按时、按质、按量供应材料。2.如发现供应商在合同执行过程中出现问题，采购部门应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施解决问题。如供应商未能按时解决问题，影响工程进度的，采购部门有权按照合同约定追究供应商的违约责任。（三）合同变更与解除1.如因工程变更、设计调整等原因需要变更采购合同，采购部门应与供应商协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、价格调整、交货期调整等事项。2.如因不可抗力等原因需要解除采购合同，采购部门应及时通知供应商，并按照合同约定办理相关解除手续。解除合同后，双方应按照合同约定承担相应的责任。（四）合同结算1.采购部门应根据采购合同约定的付款方式和结算周期，及时办理材料采购结算手续。2.办理结算手续时，采购部门应提供采购合同、发票、验收单等相关资料，经财务部门审核无误后，按照合同约定支付货款。六、采购过程控制（一）采购审批1.采购金额在[具体金额]以下的，由采购部门负责人审批。2.采购金额在[具体金额]以上至[具体金额]的，由项目负责人、采购部门负责人共同审批。3.采购金额在[具体金额]以上的，由项目负责人、采购部门负责人、公司分管领导共同审批。（二）采购谈判1.采购部门在采购过程中，应与供应商进行充分的谈判，争取合理的价格、交货期、质量标准等条款。2.谈判过程中，采购人员应做好谈判记录，记录谈判时间、地点、参与人员、谈判内容、达成的共识等信息。3.谈判结束后，采购人员应编写谈判报告，总结谈判结果，提出采购建议，报采购部门负责人审核。（三）采购验收1.材料到货后，采购部门应及时通知项目物资部、施工部门等相关人员进行验收。2.验收人员应按照采购合同约定的质量标准对材料进行验收，检查材料的规格、型号、数量、质量等是否符合要求。3.验收合格后，验收人员应填写《材料验收单》，并签字确认。如验收不合格，验收人员应及时通知采购部门与供应商协商解决。七、采购成本控制（一）价格分析1.采购部门应定期收集市场价格信息，分析材料价格走势，为采购决策提供参考。2.在采购过程中，采购人员应与多家供应商进行比价，选择价格合理的供应商。3.对于价格波动较大的材料，采购部门应采取适当的采购策略，如签订长期合同、套期保值等，降低价格风险。（二）成本核算1.财务部门应建立采购成本核算制度，对采购成本进行核算和分析。2.采购成本核算应包括材料采购价格、运输费用、仓储费用、税费等各项费用。3.通过成本核算，找出采购成本控制的关键点，采取措施降低采购成本。（三）节约奖励1.公司设立采购节约奖励基金，对在采购过程中通过合理的采购策略和谈判技巧，为公司节约采购成本的部门和个人给予奖励。2.采购节约奖励的标准和方式由公司另行制定。八、监督与检查（一）内部审计1.公司审计部门定期对建筑项目材料采购情况进行审计，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）纪检监察1.公司纪检监察部门对建筑项目材料采购过程进行监督，检查是否存在违规违纪行为。2.对于发现的违规违纪行为，纪检监察部门应按照有关规定进行严肃处理。（三）投诉处理1.设立采购投诉举报渠