厦门某公司存货盘点管理暂行规定

厦门某公司存货盘点管理暂行规定一、总则1.目的为加强公司存货管理，确保存货账实相符，保证财务信息的真实性和准确性，特制定本暂行规定。2.适用范围本规定适用于厦门某公司总部及所属各分支机构的存货盘点管理。3.定义存货是指公司在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等，包括原材料、在产品、产成品、库存商品、周转材料等。二、盘点职责分工1.财务部门负责制定存货盘点计划和盘点表的设计与审核。组织和协调公司的存货盘点工作，对盘点过程进行监督和指导。对盘点结果进行账务处理，确保账实相符，并编制存货盘点报告。定期对存货盘点情况进行分析，为管理层提供决策支持。2.仓储部门负责存货的日常保管和收发工作，确保存货的安全和完整。配合财务部门做好存货盘点前的准备工作，提供准确的存货明细清单和存放地点信息。组织本部门员工参与存货盘点工作，负责盘点现场的实物清点和记录。根据盘点结果，对盘盈、盘亏的存货进行初步分析和说明。3.采购部门负责对采购环节的存货进行跟踪和管理，确保采购的存货及时、准确入库。配合财务和仓储部门进行存货盘点工作，提供采购合同、发票等相关资料，协助核实存货的采购成本。对因采购问题导致的存货盘盈、盘亏情况进行分析和说明。4.生产部门负责对生产过程中的在产品进行管理和核算，确保在产品数量和状态的准确记录。配合财务和仓储部门进行存货盘点工作，提供在产品的相关生产记录和数据，协助核实盘点结果。对因生产原因导致的存货盘盈、盘亏情况进行分析和说明。5.其他相关部门各部门应配合财务部门做好存货盘点的各项工作，确保盘点工作顺利进行。对于涉及本部门的存货，应提供相关的业务资料和数据，协助核实盘点结果。三、盘点计划1.盘点周期公司实行定期盘点和不定期盘点相结合的方式。定期盘点每年至少进行一次，一般安排在年末进行全面盘点。不定期盘点根据公司实际情况，由财务部门提出申请，经公司管理层批准后实施。不定期盘点主要针对以下情况：公司发生重大经营变动，如重组、并购、改制等。存货管理出现异常情况，如频繁丢失、损坏、账实不符等。内部审计、外部审计等要求进行的专项盘点。2.盘点时间安排定期盘点应提前制定详细的时间计划，确保各部门有足够的时间进行准备工作。一般提前[X]周发布盘点通知，明确盘点具体日期和时间范围。不定期盘点应在最短时间内确定盘点时间，并及时通知相关部门。3.盘点范围确定财务部门应根据公司存货管理的实际情况，确定每次盘点的具体范围，包括所有仓库、生产车间、销售网点等涉及存货存放的地点。对于存放于公司外部仓库或委托其他单位代管的存货，也应纳入盘点范围，通过函证、实地查看等方式进行核实。四、盘点准备1.财务部门准备工作设计并打印存货盘点表，确保盘点表格式规范、内容完整，能够准确记录存货的名称、规格型号、数量、单价、金额等信息。根据公司存货明细账目，整理出各仓库、各品类存货的清单，提供给仓储部门进行核对和准备。对参与盘点的人员进行培训，使其熟悉盘点流程、方法和要求。2.仓储部门准备工作根据财务部门提供的存货清单，对仓库内的存货进行全面清理和整理，确保存货摆放整齐、标识清晰，便于盘点。对存货的出入库情况进行核对，确保在盘点前所有存货的出入库手续均已办理完毕，库存数量准确。准备好盘点所需的工具，如计量器具、标签、盘点表等。3.其他部门准备工作采购部门核对采购订单、到货情况及发票等，确保采购环节的存货信息准确无误。生产部门整理在产品的生产记录、完工情况等资料，为盘点提供依据。五、盘点实施1.初盘仓储部门组织本部门员工按照预先划分的盘点区域和范围，对存货进行逐一清点。初盘人员应认真填写存货盘点表，记录实际盘点数量，并在盘点表上签字确认。对于难以清点的存货，如零散的小件物品、贵重物品等，应采用适当的方法进行计量和记录，如称重、计数等。2.复盘财务部门在初盘结束后，组织相关人员对重点区域或存货进行复盘。复盘比例应不低于全部存货的[X]%。复盘人员根据初盘记录，对存货进行再次清点核实，如发现初盘结果与实际情况不符，应及时与初盘人员沟通并进行调整。复盘结束后，复盘人员应在盘点表上签字确认复盘结果。3.监盘财务部门安排专人对整个盘点过程进行监盘，确保盘点工作的规范、有序进行。监盘人员应监督盘点人员的操作过程，检查盘点记录的准确性和完整性，防止出现漏盘、错盘等情况。对于盘点过程中发现的问题，如存货损坏、变质等，监盘人员应及时记录并报告财务部门负责人。六、盘点结果处理1.差异记录盘点结束后，财务部门对初盘和复盘结果进行汇总，对比账存数与实存数，计算出存货的盘盈、盘亏金额。对于盘盈、盘亏的存货，应详细记录其名称、规格型号、数量、金额、盘盈或盘亏原因等信息，并编制存货盘点差异明细表。2.原因分析财务部门组织仓储、采购、生产等相关部门对盘盈、盘亏的原因进行分析。盘盈可能的原因包括：采购入库时多收、生产过程中产生的边角料未及时入账、销售退回未及时处理等。盘亏可能的原因包括：采购短缺、生产损耗、保管不善丢失或损坏、销售发货错误等。3.审批处理存货盘点差异明细表经相关部门负责人签字确认后，提交公司管理层审批。对于金额较小的盘盈、盘亏，可根据公司授权由财务部门直接进行账务处理。对于金额较大的盘盈、盘亏，需经公司管理层集体讨论决定处理方式，并明确责任部门和责任人。4.账务调整财务部门根据管理层审批后的结果，及时进行账务调整，确保账实相符。盘盈的存货，借记相关存货科目，贷记"待处理财产损溢待处理流动资产损溢"科目；经批准后，借记"待处理财产损溢待处理流动资产损溢"科目，贷记"管理费用"等科目。盘亏的存货，借记"待处理财产损溢待处理流动资产损溢"科目，贷记相关存货科目；属于应由责任人赔偿或保险公司赔偿的部分，借记"其他应收款"等科目，贷记"待处理财产损溢待处理流动资产损溢"科目；属于无法收回的其他损失，借记"管理费用""营业外支出"等科目，贷记"待处理财产损溢待处理流动资产损溢"科目。七、盘点报告1.报告内容存货盘点报告应包括以下内容：盘点基本情况，如盘点时间、范围、参与人员等。盘点结果概述，包括账存数、实存数、盘盈盘亏金额及比例等。盘盈、盘亏原因分析及处理建议。对公司存货管理的评价及改进措施建议。2.报告编制与审核财务部门负责编制存货盘点报告，报告编制完成后应提交财务部门负责人审核。财务部门负责人审核通过后，将报告提交公司管理层审批。3.报告存档经公司管理层审批后的存货盘点报告应进行存档，作为公司存货管理的重要资料，保存期限为[X]年。八、监督与考核1.监督机制公司内部审计部门负责对存货盘点工作进行监督检查，定期或不定期抽查盘点记录和相关资料。对于发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.考核措施公司将存货盘点工作纳入对各部门和相关人员的绩效考核体系。对于在存货盘点