档案管理规定WI-7.2-02-02

档案管理规定WI-7.2-02-02一、目的本规定旨在建立规范、科学、有效的档案管理体系，确保公司各类档案的完整、准确、安全和有效利用，为公司的决策、运营、发展提供有力的支持和保障。二、适用范围本规定适用于公司总部及各分支机构、子公司的各类档案管理工作，包括但不限于文件档案、合同档案、人事档案、财务档案、业务档案等。三、职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理规章制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，进行档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储等工作。3.建立档案信息检索系统，实现档案的快速查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出处置意见。5.负责档案的安全保管，采取必要的防护措施，确保档案不受损坏、丢失和泄露。6.组织开展档案管理培训工作，提高员工的档案管理意识和技能。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的收集、整理、鉴定、利用等工作，提供必要的协助和支持。3.严格遵守公司档案管理规定，妥善保管本部门留存的档案，不得擅自销毁或转移。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，严格按照档案管理规定和操作流程开展工作。2.认真做好档案的日常管理工作，确保档案的整理规范、存储安全、检索便捷。3.负责档案的借阅登记、归还检查等工作，对档案的利用情况进行跟踪和统计。4.保守档案机密，不得泄露档案内容，维护档案的安全和完整。四、档案分类与编号（一）档案分类1.行政文件档案：包括公司发布的各类规章制度、通知、报告、会议纪要等。2.合同档案：涵盖公司签订的各类合同、协议，如采购合同、销售合同、租赁合同等。3.人事档案：包含员工个人基本信息、入职离职记录、培训考核材料、薪资福利档案等。4.财务档案：涉及公司财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。5.业务档案：根据公司业务类型分为不同类别，如市场营销业务档案、项目管理业务档案、研发业务档案等，具体业务档案分类可根据公司实际情况进一步细化。（二）编号规则1.档案编号采用层次编码法，由类别代码、年度代码、顺序号组成。2.类别代码：按照上述档案分类，分别用一位大写字母表示，如"A"代表行政文件档案，"B"代表合同档案等。3.年度代码：用四位阿拉伯数字表示档案形成的年份，如"2023"。4.顺序号：按照档案形成的先后顺序，用三位阿拉伯数字依次编号，如"001"。5.示例：一份2023年形成的行政文件档案，其编号为"A2023001"；一份2022年签订的采购合同档案，编号为"B2022001"。五、档案收集（一）收集范围1.公司内部各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、数据等。2.公司对外签订的各类合同、协议及其相关补充文件。3.员工个人提交的各类人事资料、工作成果、培训记录等。4.财务部门产生的各类会计凭证、账簿、报表等财务资料。5.公司业务活动中产生的各类业务文件、报告、记录、统计数据等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.电子文件应采用通用格式存储，并确保其真实性、完整性和可读性，同时注明文件的形成日期、来源等信息。4.对于重要文件材料，应收集原件；如因特殊原因无法收集原件的，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（三）收集时间1.行政文件档案：各部门应在文件形成后的一个月内，将整理好的文件材料移交档案管理部门。2.合同档案：合同签订后，经办部门应及时将合同文本及相关附件整理齐全，在合同履行完毕后的半个月内移交档案管理部门。3.人事档案：员工入职或离职后，人事部门应在一周内将相关人事资料整理归档。4.财务档案：会计年度终了后，财务部门应在三个月内将会计凭证、账簿、报表等财务档案整理装订完毕，并移交档案管理部门。5.业务档案：各业务部门应根据业务工作特点，制定合理的档案收集时间节点，确保业务档案的及时收集和归档。六、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于检索和统计。（二）整理方法1.行政文件档案：按照文件的类别、年度、保管期限等进行分类整理，同一类别的文件按时间顺序排列，编制文件目录。2.合同档案：按照合同的种类、签订时间、项目名称等进行分类，每份合同单独装订成册，并编制合同目录，合同目录应包括合同编号、合同名称、签订日期、双方当事人、合同金额等信息。3.人事档案：以员工个人为单位，按照档案内容的类别进行分类整理，如基本信息、工作经历、培训记录、考核材料等，每类材料按时间顺序排列，建立员工人事档案目录。4.财务档案：按照会计凭证、账簿、报表等不同类别分别进行整理，会计凭证应按月份顺序编号装订，账簿应按年度整理成册，报表应按年度和种类分类归档，并编制财务档案目录。5.业务档案：根据业务类型和业务流程，对业务文件进行分类整理，同一业务项目的文件应集中在一起，按时间顺序排列，编制业务档案目录，目录内容应包括业务项目名称、文件名称、日期、来源等信息。（三）装订要求1.纸质档案应采用线装或胶装方式装订，确保装订牢固、整齐美观。2.装订时应去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。3.对于纸张规格不一致的文件材料，应进行折叠或裱糊处理，使其规格统一。七、档案编目（一）编目内容1.档案编号：按照档案编号规则为每份档案赋予唯一的编号。2.档案名称：填写档案的具体名称，应准确反映档案的内容。3.档案类别：注明档案所属的类别，如行政文件档案、合同档案等。4.年度：填写档案形成的年份。5.保管期限：确定档案的保管期限，如永久、长期、短期等。6.密级：标注档案的密级，如绝密、机密、秘密等。7.页数：统计档案的总页数。8.归档日期：记录档案移交档案管理部门的日期。9.备注：填写档案的特殊说明或其他需要注明的事项。（二）编目方式1.采用电子表格形式进行编目，建立档案目录数据库，便于查询和管理。2.档案目录应与档案实体一一对应，确保目录信息的准确性和完整性。八、档案存储（一）存储方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应设置档案架，档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。3.电子档案应存储在服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。（二）存储环境要求1.档案库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。3.库房应配备必要的消防器材和安全设施，确保档案的安全。（三）档案存放排列1.纸质档案应按照档案类别、年度、保管期限等顺序进行排列存放，同一类别、年度、保管期限的档案应集中存放。2.电子档案应按照档案编号或类别进行分类存储，建立清晰的文件目录结构，便于查找和管理。九、档案检索（一）检索工具1.建立纸质档案目录索引和电子档案检索系统，方便档案的查询和利用。2.纸质档案目录索引应包括档案编号、名称、类别、年度、保管期限等信息，按照一定的顺序编排，便于快速查找。3.电子档案检索系统应具备强大的检索功能，可根据档案编号、名称、关键词、日期等多种条件进行检索。（二）检索方法1.利用纸质档案目录索引进行手工检索，通过查阅目录找到所需档案的编号和存放位置，然后到档案库房查找实体档案。2.使用电子档案检索系统进行计算机检索，在系统中输入检索条件，系统自动显示符合条件的档案列表，用户可根据列表中的信息进一步查看档案详情。十、档案借阅（一）借阅范围1.公司内部员工因工作需要可借阅与其工作相关的档案。2.外部单位因业务往来需要查阅公司档案的，须经公司相关领导批准。（二）借阅流程1.内部借阅：借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。将申请表提交所在部门负责人审核签字。档案管理部门根据申请表进行档案查找，确认档案可借阅后，办理借阅手续，将档案交借阅人。借阅人在借阅期限届满后，应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确认无误后办理归还手续。2.外部借阅：外部单位提出查阅档案申请，应提交单位介绍信、查阅目的说明等材料。申请材料经公司相关领导批准后，档案管理部门通知外部单位来人查阅。外部单位查阅档案时，须在档案管理部门指定的地点进行，由档案管理人员现场监督，查阅人不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。如需摘抄、复制、拍照，须另行办理审批手续。查阅完毕后，外部单位应在规定时间内归还档案，档案管理人员对档案进行检查核对，确保档案完整无损。（三）借阅期限1.内部借阅一般不超过两周，如需延长借阅期限，须重新办理借阅申请手续。2.外部借阅期限根据具体情况由公司领导确定，最长不超过一周。（四）借阅注意事项1.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、污损、抽取、撤换、批注等。2.档案管理人员应严格控制档案的借阅数量和期限，对逾期未还的档案及时进行催还。3.涉及机密的档案，借阅人应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。十一、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，成员包括档案管理人员、相关业务部门人员和公司领导。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。3.档案鉴定工作应形成鉴定报告，详细记录鉴定过程和结果，鉴定报告应经鉴定小组成员签字确认。（二）销毁流程1.对已鉴定为无保存价值的档案，编制《档案销毁清单》，清单应包括档案编号、名称、类别、年度、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、公司领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程应有专人监督，并在《档案销毁清单》上签字确认销毁情况。5.销毁后的《档案销毁清单》应长期保存，作为档案销毁的凭证。十二、档案统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表。2.档案统计报表应包括档案数量、类别、年度、保管期限、利用人次等信息，统计数据应准确、及时。3.档案统计结果应进行分析总结，为档案管理工作的改进提供依据。（二）档案移交1.公司因机构调整、业务划转等原因，需要进行档案移交的，应按照规定办理档案移交手续。2.档案移交时，移交部门应编制《档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、编号、数量、类别等信息。3.接收部门应对移交的档案进行核对验收，确认无误后在《档案移交清单》上签字盖章。4.《档案移交清单》一式三份，移交部门、接收部门和档案管理部门各执一份。十三、档案保密与安全管理（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.对涉及公司机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止信息泄露。3.档案查阅场所应具备保密条件，无关人员不得进入。4.员工在借阅和使用档案过程中，应严格遵守保密规定，不得擅自传播档