档案管理制度新

档案管理制度新一、总则1.目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，为公司各项工作提供有效的支持和服务，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属单位的档案管理工作。3.档案定义本制度所称档案是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、信函、会议记录、声像资料等。二、档案管理职责1.档案管理部门及职责设立公司档案管理部门，负责统筹规划、组织协调和指导公司档案管理工作。其主要职责包括：制定和完善公司档案管理制度，并监督执行。负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。建立和维护公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理和共享。定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的真实性、完整性和安全性。组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和业务水平。为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，协助解决档案利用过程中的问题。2.各部门档案管理职责公司各部门负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，并指定专人负责档案管理。其主要职责包括：按照档案管理部门的要求，及时收集、整理本部门在工作中形成的各类档案，并确保档案的齐全、完整、准确。对本部门的档案进行分类整理，编制档案目录，建立本部门的档案台账。负责本部门档案的日常保管工作，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。按照规定的时间和要求，将本部门保管期满的档案移交公司档案管理部门。积极配合档案管理部门开展档案管理工作，接受档案管理部门的业务指导和监督检查。三、档案的收集与整理1.档案收集范围公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件、证照、批文等。公司内部制定的规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要、报告、请示、批复等文件材料。公司与外部单位签订的合同、协议、意向书、招投标文件等。公司的财务报表、审计报告、税务资料、统计报表等。公司的产品研发、生产、销售等业务活动中形成的技术文件、图纸、工艺资料、客户资料、市场调研报告等。公司的人事档案，包括员工的入职、离职、晋升、调动、考核、培训等相关材料。公司的声像档案，如照片、录音、录像等，记录公司重要活动、会议、项目等情况。其他具有保存价值的文件材料。2.档案收集要求各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门产生的各类档案，确保档案收集的及时性和完整性。对于重要文件、合同等，应在文件形成后及时收集，确保不遗漏。档案收集时应保持文件材料的原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。收集的档案应齐全完整，如有缺页、破损等情况，应及时进行补充和修复。3.档案整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。便于保管和查阅，提高档案管理工作效率。4.档案整理方法分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事档案类等。编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应具有唯一性和系统性。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便于快速检索和查阅。装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得损坏文件内容。四、档案的分类与编号1.档案分类方案公司档案采用二级分类法，具体分类如下：一级类目：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事档案类。二级类目：党群工作类：包括党组织建设、宣传工作、纪检监察、工会工作、共青团工作等。行政管理类：包括公司文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、行政事务、安全保卫等。经营管理类：包括市场调研、市场营销、客户关系管理、合同管理、招投标管理、企业管理等。生产技术类：包括产品研发、生产工艺、质量控制、设备管理、技术改造等。财务审计类：包括财务报表、财务预算、成本核算、审计报告、税务管理等。人事档案类：包括员工入职档案、离职档案、人事任免、考核评价、培训记录、薪酬福利等。2.档案编号规则档案编号由字母和数字组成，共[X]位。第一位为档案一级类目代码，用大写字母表示，如"D"表示党群工作类，"X"表示行政管理类等。第二至三位为档案二级类目代码，用两位数字表示，如"01"表示党组织建设，"02"表示宣传工作等。第四至[X]位为档案顺序号，用[X3]位数字表示，按档案形成时间先后顺序依次编号。例如，一份党群工作类党组织建设方面的文件，编号为"D01001"。五、档案的保管与保护1.档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司发展有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为[X]年。短期保管的档案：凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，列为短期保管，保管期限为[X]年。2.档案保管要求档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。档案应按照分类和编号顺序存放，排列整齐，便于查找和利用。对电子档案应进行定期备份，存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.档案保护措施建立档案保护制度，加强对档案的保护意识教育，防止档案的损坏、丢失和泄密。对纸质档案进行防潮、防虫、防火、防盗等处理，如定期对档案进行晾晒、放置防虫药品、安装防火报警装置、加强库房安全管理等。对电子档案应采取加密存储、访问控制、数据备份等安全措施，防止电子档案被篡改、删除或丢失。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。六、档案的查阅与借阅1.档案查阅规定公司内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应根据申请内容，提供相关档案供查阅，并做好查阅记录，包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等。查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得将档案带出库房。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行复印。查阅档案时，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。2.档案借阅规定公司外部单位因工作需要借阅公司档案的，应提前向公司提出书面申请，说明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并提供单位介绍信或相关证明材料。借阅申请经公司分管领导批准后，档案管理部门方可办理借阅手续。借阅人应填写《档案借阅登记表》，注明借阅人姓名、单位、联系方式、借阅时间、借阅期限等信息。档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅档案时，档案管理部门应向借阅人提供档案副本或复印件，如因特殊情况需要借阅原件的，应经公司主要领导批准，并采取严格的保护措施，确保档案安全。借阅人应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播、泄露档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应的赔偿责任。借阅人归还档案时，档案管理部门应认真核对档案数量和内容，确认无误后办理归还手续。七、档案的鉴定与销毁1.档案鉴定档案管理部门应定期对保管的档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否仍具有保存价值。档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织公司相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合评估档案的价值，提出鉴定意见。对经过鉴定确定已失去保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.档案销毁《档案销毁清册》经公司分管领导审核，主要领导批准后，方可进行档案销毁。档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人员应在销毁现场进行监督，确保销毁工作彻底、无误。档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告公司档案管理部门备案。八、档案信息化管理1.档案信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理工作效率和服务水平，方便档案的查阅、利用和共享。2.档案数字化要求对公司重要的纸质档案应进行数字化处理，包括扫描、图像处理、数据挂接、存储等环节，确保数字化档案与纸质档案内容一致。数字化档案应按照档案分类和编号进行存储，建立相应的目录数据库和全文数据库，便于检索和查询。加强对数字化档案的安全管理，采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，防止数字化档案被篡改、删除或丢失。3.档案管理信息系统功能档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理工作的信息化、自动化。系统应能够对档案的基本信息、保管期限、利用情况等进行详细记录和统计分析，为公司档案管理决策提