国美电器贵重办公用品管理办法

国美电器贵重办公用品管理办法一、总则1.目的为加强国美电器贵重办公用品的管理，规范使用流程，提高使用效率，降低成本，确保贵重办公用品的安全与完整，特制定本管理办法。2.适用范围本办法适用于国美电器总部及各分部的所有贵重办公用品，包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、摄像机等价值较高的办公设备及相关配件。3.管理原则遵循"统一管理、合理配置、高效使用、定期维护、责任到人"的原则，确保贵重办公用品的使用符合公司业务需求，避免浪费和闲置。二、职责分工1.行政部门负责制定和完善贵重办公用品管理制度，并监督执行。统一采购、调配和管理贵重办公用品，建立库存台账，定期盘点。组织对贵重办公用品的维护、维修和报废处理。负责统计各部门贵重办公用品的使用情况，提供数据分析和使用建议。2.使用部门负责本部门贵重办公用品的需求申报、领用、保管和日常维护。按照规定的流程使用贵重办公用品，不得擅自转借、挪用或改变用途。配合行政部门做好贵重办公用品的盘点和清查工作，及时反馈使用过程中出现的问题。3.财务部门负责审核贵重办公用品的采购预算和费用报销，确保费用支出的合理性和合规性。对贵重办公用品的购置、折旧、报废等进行账务处理，定期与行政部门核对账目。三、采购管理1.采购计划各部门应根据业务需求和实际工作情况，提前[X]个月向行政部门提交贵重办公用品采购计划，详细注明所需设备的名称、规格、型号、数量、预计使用时间等信息。行政部门汇总各部门采购计划后，结合库存情况和公司预算，制定年度、季度和月度采购计划，并报相关领导审批。2.采购流程采购计划获批后，行政部门负责按照公司采购管理规定进行采购。优先选择与公司建立长期合作关系、信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商。对于金额较大的贵重办公用品采购项目，应采用招标、询价、竞争性谈判等方式进行采购，确保采购过程的公开、公平、公正。采购过程中，行政部门应与供应商签订采购合同，明确采购产品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权益得到保障。3.验收与入库贵重办公用品到货后，行政部门应组织相关人员按照采购合同和产品说明书进行验收。验收内容包括产品的规格、型号、数量、外观、质量、配件等是否齐全，是否符合合同要求。验收合格的贵重办公用品，由行政部门办理入库手续，填写入库单，注明设备名称、规格、型号、数量、供应商、入库时间等信息，并将设备妥善存放于仓库指定位置。验收不合格的贵重办公用品，行政部门应及时与供应商联系，要求其更换或处理。如因供应商原因造成的损失，行政部门应按照合同约定追究其责任。四、领用管理1.领用申请各部门因工作需要领用贵重办公用品时，应填写《贵重办公用品领用申请表》，详细注明领用设备的名称、规格、型号、数量、用途、预计使用时间等信息，并经部门负责人签字审批。对于价值较高或数量有限的贵重办公用品，领用部门还需提前向行政部门预约，经行政部门同意后方可领用。2.领用流程《贵重办公用品领用申请表》经审批后，领用部门凭申请表到行政部门仓库办理领用手续。行政部门仓库管理人员核对申请表信息无误后，发放贵重办公用品，并在申请表上签字确认。领用人员应在领用设备的同时领取相关配件、说明书、保修卡等资料，并在《贵重办公用品领用登记表》上签字确认。对于需要安装调试的贵重办公用品，行政部门应安排专业技术人员进行安装调试，确保设备正常运行后，领用人员方可签收。3.使用期限与归还贵重办公用品的使用期限根据设备的折旧年限和实际使用情况确定，一般不得超过[X]年。如有特殊情况需要延长使用期限，领用部门应提前向行政部门提出申请，经批准后方可继续使用。使用期满或不再使用的贵重办公用品，领用部门应及时清理设备，确保设备完好无损，并将设备及相关配件、资料一并归还行政部门仓库。行政部门仓库管理人员对归还设备进行验收，如发现设备有损坏或丢失情况，应按照规定追究领用人员责任。五、使用管理1.使用规范领用人员应严格按照贵重办公用品的操作规程和使用说明进行操作，不得擅自更改设备参数或拆卸设备。贵重办公用品应专机专用，不得用于与工作无关的事项。如需转借他人使用，应提前向行政部门申请，经批准后方可转借，并办理相关手续。使用过程中如发现设备出现故障或异常情况，领用人员应立即停止使用，并及时通知行政部门安排维修。严禁自行拆卸或维修贵重办公用品，以免造成更大损失。2.日常维护行政部门应定期组织对贵重办公用品进行维护保养，制定维护保养计划，明确维护保养内容、周期和责任人。领用人员应做好贵重办公用品的日常清洁和保养工作，保持设备外观整洁，定期检查设备运行状况，及时清理设备灰尘、杂物等，确保设备正常运行。对于需要定期更换耗材的贵重办公用品，行政部门应提前做好耗材储备，并及时通知领用人员更换，确保设备正常使用。3.安全管理贵重办公用品应妥善保管，存放于安全、干燥、通风的场所，避免设备受潮、受损、被盗等情况发生。对于涉及公司机密信息的贵重办公用品，如存储有公司重要文件、数据的电脑等，领用人员应严格遵守公司保密制度，采取必要的安全措施，防止信息泄露。下班后或长时间不使用贵重办公用品时，应关闭设备电源，拔掉插头，妥善保管设备钥匙和相关资料。六、维修管理1.维修申请贵重办公用品出现故障或需要维修时，领用人员应填写《贵重办公用品维修申请表》，详细注明设备名称、规格、型号、故障现象、维修要求等信息，并经部门负责人签字后提交行政部门。行政部门接到维修申请后，应及时安排专业技术人员对设备进行检查，确定故障原因和维修方案。2.维修流程对于能够在公司内部维修的贵重办公用品，行政部门应安排技术人员进行维修。维修人员应填写维修记录，记录维修时间、故障原因、维修方法、更换配件等信息。对于需要送外维修的贵重办公用品，行政部门应选择具有资质、信誉良好的维修服务提供商，并与其签订维修协议，明确维修费用、维修期限、维修质量标准等条款。维修完成后，行政部门应及时组织验收，确保维修质量符合要求。维修费用由行政部门按照公司财务制度进行审核报销。对于因人为原因造成的设备损坏，维修费用由责任人承担。3.维修档案管理行政部门应建立贵重办公用品维修档案，对每次维修记录进行整理归档，包括维修申请表、维修记录、维修发票、维修协议等资料。维修档案应妥善保管，以便查询和统计设备维修情况，为设备的维护保养和更新换代提供参考依据。七、盘点管理1.盘点计划行政部门应定期组织对贵重办公用品进行盘点，原则上每年至少进行[X]次全面盘点。盘点前，行政部门应制定详细的盘点计划，明确盘点时间、范围、人员分工、盘点方法等内容。2.盘点实施盘点人员应按照盘点计划对贵重办公用品进行逐一清点，核对设备名称、规格、型号、数量、使用状态等信息，并与库存台账、领用登记表等资料进行核对。对于盘点过程中发现的账实不符情况，盘点人员应及时查明原因，并填写《贵重办公用品盘点差异表》，详细注明差异设备的名称、规格、型号、数量、差异原因等信息。3.盘点结果处理盘点结束后，行政部门应根据盘点结果编制盘点报告，总结盘点情况，分析账实不符原因，提出处理建议。对于盘盈的贵重办公用品，行政部门应查明原因，调整库存台账，并按照规定进行账务处理。对于盘亏的贵重办公用品，行政部门应查明责任，属于人为原因造成的，应追究责任人责任；属于自然损耗或其他不可抗力原因造成的，应按照规定办理核销手续。八、报废管理1.报废鉴定贵重办公用品达到规定的使用年限或因技术淘汰、损坏无法修复等原因需要报废时，使用部门应填写《贵重办公用品报废申请表》，详细注明设备名称、规格、型号、购置时间、报废原因等信息，并经部门负责人签字后提交行政部门。行政部门接到报废申请后，应组织相关技术人员对设备进行鉴定，确认是否符合报废条件。对于价值较高的贵重办公用品报废，还需组织相关部门和专业人员进行评估论证。2.报废审批《贵重办公用品报废申请表》经鉴定和评估论证后，报公司领导审批。审批通过后，行政部门方可办理报废手续。3.报废处理经批准报废的贵重办公用品，行政部门应按照公司资产管理规定进行处理。对于有残值的设备，应进行变卖或回收，所得款项上缴公司财务部门；对于无残值的设备，应妥善安排销毁，确保设备信息安全。行政部门应及时调整库存台账和固定资产账目，注销报废设备信息，并将报废处理情况记录存档。九、监督与考核1.监督检查公司定期对各部门贵重办公用品的管理情况进行监督检查，检查内容包括采购计划执行情况、领用登记情况、使用维护情况、盘点情况、报废处理情况等。对于监督检查中发现的问题，行政部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。2.考核机制建立贵重办公用品管理考核机制，将各部门贵重办公用品管理情况纳入绩效考核体系