供应商管理制度汇编

供应商管理制度汇编一、总则1.目的为加强公司供应商管理，确保所采购的物资和服务符合公司要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本供应商管理制度。通过规范供应商的选择、评估、采购、合作及退出等环节，建立长期稳定、互利共赢的供应商合作关系，提高公司供应链的整体效率和质量，降低采购成本和风险。2.适用范围本制度适用于公司所有生产经营活动所需物资和服务的供应商管理，包括原材料、零部件、设备、办公用品、外包服务等各类采购项目。3.职责分工采购部门负责供应商的开发、选择、评估、日常管理及采购合同的签订与执行。收集供应商信息，建立供应商档案，组织供应商评审和考核工作。协调与供应商的沟通与合作，处理采购过程中的相关问题。质量部门参与供应商的评估和选择，负责对采购物资和服务的质量检验和验收。反馈供应商提供产品或服务的质量问题，协助采购部门处理质量纠纷。技术部门提供采购物资和服务的技术要求和标准，参与供应商技术能力的评估。在采购过程中提供技术支持，协助解决技术方面的问题。财务部门负责审核采购合同中的付款条款，监督采购款项的支付。参与供应商成本分析和价格谈判，提供财务方面的建议。其他部门根据业务需求，提供采购需求信息和对采购物资及服务的使用反馈。配合采购部门开展供应商管理工作，共同解决相关问题。二、供应商开发与选择1.供应商信息收集采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业展会、供应商推荐、同行交流、供应商目录等。对收集到的供应商信息进行整理和分类，建立供应商信息库，记录供应商的基本情况、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等关键信息。2.供应商筛选根据采购项目的需求和特点，制定供应商筛选标准，包括但不限于企业规模、生产资质、质量体系认证、行业经验、信誉状况等。采购部门按照筛选标准对供应商信息库中的供应商进行初步筛选，剔除不符合要求的供应商，确定潜在供应商名单。3.供应商调查与评估对潜在供应商进行实地调查和评估，了解其生产经营状况、质量管理水平、技术研发能力、生产设备、人员配备等情况。要求潜在供应商提供相关资料，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、质量认证文件、产品样本、业绩证明等，进行审核和验证。采购部门组织质量、技术、财务等相关部门对潜在供应商进行综合评估，评估内容包括质量保证能力、技术能力、价格水平、交货能力、售后服务能力等方面。可以采用问卷调查、现场考察、样品测试、数据分析、供应商面谈等方式进行评估，并填写供应商评估表。4.供应商选择根据供应商评估结果，采购部门组织相关部门进行供应商选择决策。选择原则是在满足公司质量、价格、交货期等要求的前提下，优先选择综合实力强、信誉良好、合作意愿高的供应商。采购部门与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。三、供应商日常管理1.供应商档案管理采购部门负责建立和维护供应商档案，记录供应商的基本信息、评估记录、合作情况、业绩表现等内容。供应商档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。供应商档案应分类存放，便于查询和管理。同时，应建立电子档案备份，以便于数据的存储和检索。2.供应商沟通与协调采购部门定期与供应商进行沟通，了解其生产经营状况、产品质量、交货期等情况，及时解决合作过程中出现的问题。沟通方式可以包括电话、邮件、会议、实地走访等。对于重大采购项目或重要供应商，采购部门应建立定期的沟通机制，如月度例会、季度总结会等，加强双方的信息交流和合作协调。在采购过程中，如出现质量问题、交货延迟、价格变动等情况，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取有效措施解决问题，并跟踪处理结果。3.供应商考核与评价采购部门制定供应商考核评价指标体系，包括质量、交货期、价格、服务等方面的指标，定期对供应商进行考核评价。考核评价周期可以根据实际情况设定，一般为季度或年度。采购部门收集供应商的相关数据，如采购订单执行情况、质量检验报告、交货记录、售后服务反馈等，按照考核评价指标体系进行评分。根据供应商考核评价结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予表彰和奖励，如增加采购份额、优先付款等；对于表现较差的供应商，发出警告，要求其限期整改；对于整改后仍不符合要求的供应商，采取淘汰措施。4.供应商激励与约束建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予适当的激励措施，如价格优惠、合作项目优先、技术支持与培训等，以提高供应商的积极性和合作意愿。同时，建立供应商约束机制，明确供应商的违约责任和赔偿方式。对于违反合作协议的供应商，采购部门有权采取相应的措施，如扣除货款、暂停合作、解除合同等，并要求供应商承担相应的损失。四、采购管理1.采购计划制定各部门根据生产经营计划和库存情况，提前向采购部门提交采购需求计划，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、交货期等要求。采购部门汇总各部门的采购需求计划，结合市场供应情况、库存水平、采购周期等因素，制定采购计划。采购计划应包括采购项目、采购数量、采购时间、采购预算等内容，并报相关领导审批。2.采购订单下达采购部门根据审批后的采购计划，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的详细规格、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准等条款，并要求供应商签字确认。在下达采购订单前，采购部门应与供应商再次确认订单内容，确保双方理解一致。如订单内容发生变更，采购部门应及时与供应商沟通协商，签订补充协议或变更订单。3.采购合同管理采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保采购活动的合法性和规范性。采购合同应符合国家法律法规的要求，具备合同的基本要素，如合同主体、标的、数量、质量、价格、交货期、付款方式、违约责任等。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如质量部门、财务部门等，以便各部门了解合同内容，做好相应的工作准备。采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。如供应商出现违约行为，采购部门应按照合同约定追究其违约责任。4.采购验收管理质量部门负责对采购物资和服务进行验收，确保其符合公司的质量要求和采购合同的约定。验收内容包括物资的规格、数量、质量、外观等方面。质量部门应制定详细的验收标准和流程，按照验收标准对采购物资进行检验和测试。对于重要物资或关键零部件，应进行抽样检验或全检。在验收过程中，如发现采购物资存在质量问题或不符合合同要求，质量部门应及时通知采购部门，并要求供应商采取措施解决问题。采购部门应与供应商协商处理方案，如退货、换货、补货、降价等，并跟踪处理结果。五、供应商风险管理1.风险识别与评估采购部门会同相关部门对供应商可能存在的风险进行识别和评估，包括但不限于质量风险、交货风险、价格风险、法律风险、市场风险等。针对识别出的风险，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.风险应对措施根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险供应商，应采取重点监控、增加备用供应商、签订风险防范条款等措施；对于中风险供应商，应加强沟通与协调，定期进行评估和监督；对于低风险供应商，可适当简化管理措施，但仍需保持关注。在采购合同中明确风险防范条款，如质量保证条款、交货延迟赔偿条款、价格调整条款、不可抗力条款等，以降低风险发生时公司的损失。3.风险监控与预警建立供应商风险监控机制，采购部门定期收集供应商的相关信息，如生产经营状况、财务状况、市场动态等，及时发现潜在的风险因素。设定风险预警指标和阈值，当供应商的相关指标接近或超出预警阈值时，及时发出预警信号，提醒采购部门采取相应的措施进行处理。对风险处理情况进行跟踪和评估，总结经验教训，不断完善供应商风险管理体系。六、供应商退出管理1.退出情形供应商出现以下情形之一的，采购部门应考虑终止合作关系，将其从供应商名单中剔除：连续多次考核评价不合格，且整改后仍不符合要求的。提供的产品或服务质量严重不符合公司要求，导致公司生产经营受到重大影响的。出现严重违约行为，如交货延迟、价格欺诈、虚假宣传等，给公司造成较大损失的。经营状况恶化，出现财务危机、停产停业等情况，无法保证正常供货的。违反国家法律法规或行业规范，受到相关部门处罚的。其他原因导致不再适合继续合作的。2.退出流程采购部门提出供应商退出建议，说明退出原因和依据，并报相关领导审批。采购部门向供应商发出书面通知，告知其终止合作关系的决定，并要求其在规定时间内办理相关手续，如清理库存、结算货款、归还相关文件资料等。采购部门组织相关部门对供应商的退出进行评估和总结，分析退出原因和对公司的影响，提出改进措施和建议，以避免类似情况再次发生。