档案管理制度汇编细则

档案管理制度汇编细则一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案管理制度汇编细则。（二）适用范围本细则适用于公司总部及所属各部门、各分支机构在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.完整准确原则：确保档案内容的完整、准确，如实反映公司各项工作的历史面貌。3.方便利用原则：便于档案的查阅和使用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立综合管理部作为档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责公司档案工作的组织、协调和指导。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.建立健全档案管理制度，制定档案工作流程和规范。3.对档案进行安全保管，定期检查档案的存储状况，确保档案的安全与完整。4.开展档案的鉴定工作，对已到保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见。5.负责档案的查阅、借阅登记和统计工作，按照规定提供档案利用服务。6.积极推进档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和与档案管理部门的沟通协调。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计和利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.公司对外签订的合同、协议、意向书等文件。3.公司的会议文件、记录、纪要等。4.公司的工作计划、总结、报告等。5.公司的人事档案、财务档案、业务档案等专项档案。6.公司获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。7.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门的档案材料，确保档案的完整性。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.收集的档案材料应进行分类整理，便于移交和管理。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸张规格不一致或破损的档案材料进行整理和装订，保持档案的整齐美观。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，应列为短期保管，保管期限为1年至15年。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对磁性载体档案，应采取防磁、防潮、防尘等保护措施，并定期进行检查和复制，防止信息丢失。（三）档案的存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放在档案柜中，标识清晰，便于查找。2.对重要的、珍贵的档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、专人保管等。3.档案库房应设置档案存放示意图，标明各类档案的存放位置。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、相关业务部门人员和分管领导组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。（二）销毁程序1.档案销毁清册经公司分管领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.监销人员应在档案销毁清册上签字，并注明销毁日期。4.档案销毁清册应永久保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出库房。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、污损等。4.如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。4.借阅人员归还档案时，应认真核对档案数量和完整性，如发现问题，应及时向档案管理部门报告。（三）外单位查阅与借阅1.外单位查阅公司档案，应持有单位介绍信，经公司分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。2.外单位借阅公司档案，应填写《档案借阅申请表》，经公司分管领导批准后，签订档案借阅协议，并按照规定缴纳押金。3.外单位查阅和借阅档案的范围和期限，应根据公司的相关规定和实际情况确定。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应定期报送公司领导和上级主管部门。3.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。（二）移交工作1.公司所属各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案整理后移交档案管理部门。2.档案管理部门接收各部门移交的档案时，应认真核对档案的数量、质量和完整性，并办理交接手续。3.公司在机构变动、人员调动等情况下，应及时做好档案的移交和接收工作。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的工作效率和服务质量，为公司的决策和发展提供有力支持。（二）档案数字化1.对公司重要的、常用的档案进行数字化处理，扫描分辨率应不低于[X]dpi，图像清晰、完整。2.数字化档案应进行分类存储，建立索引目录，便于检索和查询。（三）信息系统应用1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作，及时录入和更新档案信息。2.公司内部人员可通过档案管理信息系统查阅和借阅档案，提高档案利用的便捷性。（四）数据安全1.加强档案管理信息系统的数据安全管理，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对档案数据进行备份，存储在不同的介质上，并异地存放，确保数据的安全性和完整性。九、附则（一）解释