BT-xZ16印信管理制度

BT-xZ16印信管理制度一、总则1.目的为加强公司印信管理，保证公司印信的正确使用和安全，维护公司的合法权益，特制定本制度。本制度适用于BTxZ16公司各部门及所属单位。2.适用范围本制度所指印信包括公司公章、合同专用章、法人章、财务专用章、部门章以及其他具有法律效力的印章。二、印信的种类及用途1.公司公章用于公司对外的正式文件、报告、证明、信函、合同协议等的签署，代表公司的法定意志和行为。2.合同专用章专门用于签订各类经济合同、协议等法律文件，明确合同的法律效力，保障公司在经济活动中的合法权益。3.法人章主要用于公司法人授权的特定业务，如银行票据签章、法定代表人身份证明等，具有代表法人行使职权的作用。4.财务专用章在公司财务管理活动中使用，如开具支票、汇票、办理资金收付等财务票据业务，是财务核算和资金管理的重要印鉴。5.部门章由各部门根据工作需要申请刻制，用于本部门内部文件、通知、报表等的盖章确认，表明该文件代表本部门的意见和行为。三、印信的刻制与启用1.刻制申请各部门因工作需要刻制印信时，应填写《印信刻制申请表》，详细说明印信名称、用途、刻制范围、预计使用时间等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政管理部门审核。2.审核批准行政管理部门对各部门提交的《印信刻制申请表》进行严格审核，重点审查申请理由的合理性、必要性以及是否符合公司相关规定。审核通过后，报公司分管领导审批。3.刻制规定公司所有印信必须由行政管理部门统一指定具有资质的正规印章制作单位刻制，确保印信的质量和安全性。印章制作单位应严格按照公司提供的印模进行制作，不得擅自更改印信的字体、规格、图案等。4.印信启用新刻制的印信在启用前，行政管理部门应进行登记备案，记录印信的名称、编号、规格、启用日期、领取部门及领取人等信息。同时，应将印信的印模留存一份归档保存，以备查阅和核对。印信启用时，应由行政管理部门负责向相关部门和人员进行正式通知，并说明印信的使用范围和注意事项。四、印信的保管1.保管原则印信保管应遵循"谁使用、谁保管、谁负责"的原则，确保印信的安全存放和正确使用。各类印信应指定专人负责保管，保管人员必须具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将印信交予他人使用。2.保管地点公司公章、合同专用章、法人章、财务专用章等重要印信应存放在专门的保险柜内，并放置在安全可靠的办公场所。保险柜钥匙由保管人员妥善保管，不得随意转借他人。部门章的保管地点由各部门自行确定，但必须保证安全，防止丢失或被盗用。3.保管人员职责保管人员应严格遵守印信保管制度，每日上班后应对印信进行检查，确保印信的存放安全和完好无损。在印信使用期间，保管人员不得擅自离开工作岗位，如有特殊情况需要暂时离开，应将印信妥善保管或委托他人代为保管，并做好交接记录。保管人员应定期对印信的使用情况进行清理和核对，发现问题及时向行政管理部门报告。4.印信交接印信保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印信时，必须办理严格的交接手续。交接双方应在行政管理部门的监督下，对印信的名称、数量、规格、完好情况等进行逐一核对，并填写《印信交接清单》，双方签字确认。交接清单一式三份，交接双方各执一份，行政管理部门留存一份备案。五、印信的使用1.使用流程申请：使用印信时，使用人应填写《印信使用申请表》，详细注明使用印信的日期、文件名称、文号、用途、使用部门、使用人等信息，并按照审批权限依次报相关领导审批。审批：根据印信的使用范围和重要程度，设定不同的审批权限。一般情况下，涉及公司重大决策、经济合同、重要文件等使用公司公章、合同专用章、法人章、财务专用章的，需经公司总经理审批；使用部门章的，由部门负责人审批。审批人应认真审核申请内容，确保印信使用的合理性和合法性。盖章：经审批同意后，使用人方可到印信保管人员处领取印信进行盖章。盖章时，保管人员应认真核对申请内容与盖章文件是否一致，确认无误后，在文件规定的盖章位置加盖印信，并在《印信使用登记表》上登记盖章日期、文件名称、文号、使用部门、使用人等信息。归还：盖章完毕后，使用人应及时将印信归还保管人员，并在《印信使用登记表》上签字确认。保管人员应检查印信的归还情况，确保印信安全收回。2.使用范围限制印信必须严格按照规定的使用范围使用，不得超出授权范围使用印信。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印信。如因工作需要确需在空白纸张上加盖印信的，必须经公司总经理批准，并在空白纸张上注明用途、有效期限等信息。3.多人会签文件盖章对于多人会签的文件，原则上应在所有会签人员签字齐全后，再统一加盖印信。如因特殊情况需要提前盖章的，必须经文件牵头部门负责人同意，并在《印信使用申请表》中注明提前盖章的原因及后续会签的预计时间。六、印信的停用与销毁1.停用条件印信因机构变更、名称变更、业务调整等原因不再使用时，应及时办理停用手续。2.停用手续由行政管理部门填写《印信停用申请表》，说明印信停用的原因、日期等信息，报公司分管领导审批。审批通过后，行政管理部门负责通知相关部门和人员印信已停用，并收回印信。3.印信销毁停用的印信应及时进行销毁，防止印信流失造成不良后果。印信销毁前，行政管理部门应填写《印信销毁申请表》，详细记录印信的名称、编号、规格、停用日期等信息，并报公司分管领导审批。审批通过后，由行政管理部门会同监察审计部门共同对印信进行销毁，并在《印信销毁登记表》上记录销毁的时间、地点、方式等信息，销毁人员签字确认。销毁印信时，应采用粉碎、熔化等不可恢复的方式进行，确保印信无法被重新使用。七、印信使用的监督与检查1.内部监督公司行政管理部门负责对印信的使用情况进行定期检查和不定期抽查，重点检查印信的使用是否符合规定流程、审批手续是否齐全、使用范围是否准确等。发现问题及时责令整改，并对相关责任人进行批评教育或追究责任。2.审计监督公司监察审计部门负责对印信的使用情况进行审计监督，定期对印信的使用记录、审批文件等进行审查，确保印信使用的合法性、合规性和安全性。对发现的违规问题，依法依规进行处理，并提出改进建议。3.违规处理对于违反本制度规定使用印信的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。情节较轻的，对责任人进行批评教育，责令其立即改正；情节严重的，给予责任人警告、罚款、降职、撤职等处分；构成违法犯罪的，依法追究其法律责任。因印信使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。八、附则1.本制度自发布