某集团档案管理制度汇编

某集团档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强某集团档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在集团各项工作中的作用，特制定本档案管理制度汇编。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：集团档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映集团各项工作的历史原貌，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集和整理集团在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门集团设立档案管理中心，负责集团档案管理的统筹规划、组织协调和具体实施。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责集团各类档案的收集、整理、分类和编号工作。定期对各部门档案收集情况进行检查和督促。2.档案保管妥善保管档案，确保档案的安全与完整。建立档案库房管理制度，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作。3.档案利用负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理相关手续。及时为集团各项工作提供档案信息支持。4.档案信息化管理推进集团档案信息化建设，建立档案信息管理系统。负责档案数据的录入、存储和维护，确保档案信息的有效利用。5.档案鉴定与销毁按照规定程序对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。经批准后组织实施档案销毁工作，并做好记录。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括集团行政公文、会议文件、工作计划与总结、规章制度、证照等。2.人力资源类：涵盖员工档案、招聘录用、培训教育、绩效考核、薪酬福利等相关文件。3.财务审计类：涉及财务预算、决算、会计凭证、审计报告等档案。4.市场营销类：包含市场调研、营销策划、客户资料、销售合同等档案。5.项目管理类：针对集团各类项目的立项、可行性研究、设计图纸、施工管理、竣工验收等文件。6.技术研发类：有关集团技术研发项目的科研报告、技术方案、专利文件等档案。7.企业文化类：集团文化建设活动资料、宣传资料、荣誉证书等档案。（二）档案编号档案编号采用"全宗号分类号年度保管期限件号"的结构。1.全宗号：集团统一设定的编号，代表集团档案全宗。2.分类号：根据档案分类类别设定相应代码。3.年度：档案形成的年份，采用公元纪年，如"2023"。4.保管期限：分为永久、长期（30年）、短期（10年），分别用"Y""C""D"表示。5.件号：在同一类别、年度和保管期限内按顺序编制的号码。四、档案收集与整理（一）收集范围1.集团总部及各子公司、分公司在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.集团与外部单位签订的合同、协议、信函等文件。3.集团内部会议、调研、培训等活动产生的文件材料。4.集团员工个人在工作中形成的重要文件和成果。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地移交。2.档案收集应保持文件材料的原始性，不得擅自涂改、伪造。3.对电子文件应同时收集其元数据和相关背景信息，确保电子档案的可读性和可用性。（三）整理方法1.分类整理：按照档案分类方案对收集到的档案进行分类。2.装订编目：对纸质档案进行装订，编写页号，并编制档案目录。3.数字化处理：对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。五、档案保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点。2.库房内应配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度调节设备、消防器材等。（二）档案存放1.按照档案分类和编号顺序排列存放档案，便于查找和管理。2.对不同保管期限的档案应分开存放，并设立明显标识。（三）库房管理1.建立库房管理制度，明确库房管理人员职责。2.定期对库房进行检查和盘点，确保档案的安全与完整。3.严格控制库房温湿度，保持适宜的环境条件。六、档案利用（一）查阅利用1.集团内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理中心查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.如需复印档案，应经档案管理中心负责人批准，并按规定登记。（二）借阅利用1.集团外部单位因工作需要借阅档案，须持单位介绍信，经集团分管领导批准后，办理借阅手续。2.借阅档案应在规定期限内归还，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上批注、污损。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关规定和集团实际情况，对档案的保存价值进行鉴定。2.坚持全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出初步鉴定意见。2.档案鉴定小组对初步鉴定意见进行审核，形成鉴定报告。3.经集团领导批准后，确定档案的销毁范围和方式。（四）销毁实施1.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派人监销。2.销毁档案时，应填写《档案销毁清册》，详细记录档案名称、数量、销毁时间等信息。3.监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，确保档案销毁彻底。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立涵盖集团各类档案的数字化管理平台，实现档案信息的快速检索和共享利用。2.推进档案管理流程的信息化，提高档案管理工作效率和质量。（二）档案数字化1.对重要档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.建立电子档案数据库，对数字化档案进行分类存储和管理。（三）信息系统管理1.配备专业的档案信息系统管理人员，负责系统的日常维护和管理。2.制定档案信息系统安全管理制度，保障系统的稳定运行和数据安全。九、监督与考核（一）监督检查1.集团档案管理部门定期对各子公司、分公司的档案管理工作进行监督检查。2.检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理质量、档案保管安全等方面。（二）考核评价1.