浙江房地产企业合同管理制度

浙江房地产企业合同管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范浙江房地产企业（以下简称"公司"）合同管理流程，加强合同风险防控，保障公司合法权益，提高合同管理效率，促进公司业务健康、有序发展。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司在房地产开发、销售、物业管理等经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于土地出让合同、建设工程合同、销售合同、租赁合同、物业服务合同等。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等应严格遵守国家法律法规及相关政策规定。审慎签约原则：签订合同前应进行充分的调查、评估和审核，确保合同条款合法、合理、明确，避免潜在风险。全程管控原则：对合同的全过程进行跟踪管理，包括合同起草、审核、签订、履行、变更、解除、归档等环节，确保合同顺利执行。责任明确原则：明确合同管理各环节的责任主体，做到职责清晰、分工明确，对违反合同管理制度的行为进行责任追究。二、合同管理机构及职责1.合同管理委员会组成：由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。职责：审议合同管理制度、流程及重大合同文本。对重大合同的签订、变更、解除等事项进行决策。协调解决合同管理过程中的重大问题和纠纷。2.合同管理部门公司设立专门的合同管理部门（如法务部或综合管理部等），负责合同管理的日常工作。职责：制定和完善合同管理制度、流程及标准文本。参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等环节的管理工作。组织合同法律风险评估，提出风险防控建议。负责合同的编号、归档、保管及统计分析工作。协调处理合同纠纷，参与诉讼、仲裁等法律事务。3.业务部门公司各业务部门是合同的承办部门，负责合同的前期洽谈、起草、履行等具体工作。职责：负责与合同对方当事人进行业务洽谈，收集相关资料，起草合同初稿。对合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行调查评估。按照合同管理流程，将合同送审、签订，并负责合同的履行、跟踪和反馈。及时向合同管理部门通报合同履行过程中的重大事项及问题。配合合同管理部门处理合同纠纷。三、合同管理流程1.合同立项业务部门根据公司业务发展需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、金额、履行期限、对方当事人等基本情况，并附上相关背景资料。合同立项申请经部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导根据公司战略规划、业务需求及风险状况进行审批，同意立项的，交合同管理部门进入合同起草环节。2.合同起草业务部门负责合同初稿的起草工作。起草合同应遵循公平、公正、合理的原则，明确双方的权利义务，条款表述应清晰、准确、完整，避免歧义。合同文本应使用公司统一的标准格式，如无标准格式的，可参照类似合同文本或行业通行格式进行起草。对于重大、复杂的合同，可聘请专业律师或法律顾问参与起草。合同初稿完成后，业务部门应在合同文本上注明起草人、起草日期，并提交部门负责人审核。3.合同审核业务部门将审核通过的合同初稿连同《合同审核申请表》一并提交合同管理部门进行审核。《合同审核申请表》应详细说明合同的基本情况、审核重点及业务部门的审核意见。合同管理部门收到合同初稿后，首先对合同的形式要件进行审查，包括合同编号、名称、当事人名称、法定代表人或授权代表签字、盖章等是否齐全。合同管理部门组织相关人员（如法务人员、财务人员、业务专家等）对合同的合法性、合规性、合理性、完整性等进行实质性审查。审查内容包括：合同主体资格：对方当事人是否具有合法的经营资格、履约能力和信用状况。合同条款：是否符合法律法规及政策规定，是否明确双方的权利义务，是否存在潜在风险。合同价格：价格条款是否合理，是否符合公司成本控制要求。合同履行期限：是否符合公司业务计划和实际需求。合同违约责任：是否明确、合理，是否具有可操作性。其他条款：如争议解决方式、保密条款、知识产权条款等是否符合公司利益。合同管理部门审核完毕后，出具《合同审核意见表》，明确提出审核意见，如同意签订、修改后签订或不同意签订等，并说明理由。对于需要修改的合同，业务部门应根据审核意见进行修改，修改后的合同再次提交合同管理部门审核，直至审核通过。4.合同签订经合同管理部门审核通过的合同，由业务部门按照公司授权管理规定，办理合同签订手续。签订合同前，业务部门应确保对方当事人已取得合法有效的授权委托书，授权代表签字真实有效。合同签订时，双方当事人应仔细核对合同条款，确保合同内容与审核通过的文本一致。合同一式多份，应同时加盖双方当事人公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。业务部门应将签订后的合同原件及时送合同管理部门进行编号、归档，并将合同副本分发给相关部门，以便各部门履行职责。5.合同履行合同签订后，业务部门作为合同履行的责任主体，应按照合同约定全面履行己方义务，并跟踪对方当事人的履约情况。在合同履行过程中，如发现对方当事人存在违约行为或可能影响合同履行的重大事项，业务部门应及时向合同管理部门通报，并采取相应的措施，如要求对方承担违约责任、协商变更合同条款、解除合同等，以维护公司合法权益。合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。对于重大合同，合同管理部门可参与合同履行的关键环节，确保合同顺利执行。6.合同变更在合同履行过程中，如因客观情况发生变化或双方协商一致需要变更合同条款的，业务部门应填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容及对合同履行的影响，并附上相关证明材料。《合同变更申请表》经部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导同意变更的，业务部门将变更申请送合同管理部门进行审核。合同管理部门按照合同审核流程对合同变更事项进行审核，审核通过后，业务部门与对方当事人就合同变更事项进行协商，并签订《合同变更协议》。合同变更协议签订后，业务部门应及时将变更后的合同文本送合同管理部门编号、归档，并通知相关部门按照变更后的合同履行职责。7.合同解除在合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应填写《合同解除申请表》，详细说明解除合同的原因、依据及对公司利益的影响，并附上相关证明材料。《合同解除申请表》经部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导同意解除的，业务部门将解除申请送合同管理部门进行审核。合同管理部门按照合同审核流程对合同解除事项进行审核，审核通过后，业务部门与对方当事人就合同解除事宜进行协商，并签订《合同解除协议》。合同解除协议签订后，业务部门应及时清理合同履行过程中的债权债务，收回相关资产，并将合同解除情况通知相关部门。合同管理部门负责将合同解除协议及相关资料进行编号、归档。8.合同归档合同签订、履行、变更、解除等过程中形成的所有资料，包括合同文本、合同审批表、审核意见表、变更协议、解除协议、往来函件等，均应及时交合同管理部门进行归档。合同管理部门按照合同类别、时间顺序等对合同档案进行整理、编号、装订，并建立电子档案和纸质档案，确保档案的完整性和可查阅性。合同档案的保管期限应根据国家法律法规及公司相关规定执行，期满后按照档案管理规定进行销毁或存档。四、合同风险防控1.风险识别与评估合同管理部门定期组织对合同进行风险识别与评估，采用定性与定量相结合的方法，对合同的法律风险、市场风险、信用风险、操作风险等进行全面分析。业务部门在合同签订前，应对合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行调查评估，收集相关资料，如营业执照副本、税务登记证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩证明、财务报表等，并形成调查报告。根据风险识别与评估结果，制定相应的风险防控措施，明确风险应对责任人和时间节点，确保风险得到有效控制。2.法律审查合同管理部门应加强对合同的法律审查，确保合同条款符合法律法规及政策规定。对于重大、复杂的合同，应聘请专业律师或法律顾问进行专项法律审查。法律审查的内容包括合同主体资格、合同条款的合法性、合规性、合理性、完整性、违约责任、争议解决方式等。合同管理部门应及时将法律审查意见反馈给业务部门，业务部门根据审查意见对合同进行修改完善，确保合同合法有效。3.信用管理建立合同相对方信用档案，对合同相对方的基本信息、信用状况、履约记录等进行详细记录和动态管理。定期对合同相对方的信用状况进行评估，根据评估结果调整合作策略，对于信用状况不佳的相对方，应谨慎签订合同或采取必要的风险防范措施。加强与信用评级机构、行业协会等的合作，及时获取合同相对方的信用信息，为合同管理提供参考依据。4.内部审计监督公司内部审计部门定期对合同管理情况进行审计监督，检查合同管理制度的执行情况、合同签订与履行的合规性、合同风险防控措施的有效性等。对于审计过程中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反合同管理制度的行为，按照公司相关规定进行责任追究。五、合同纠纷处理1.纠纷预警在合同履行过程中，业务部门应密切关注合同履行情况，及时发现可能引发合同纠纷的迹象，如对方当事人出现违约行为、经营状况恶化、资金链断裂等，并及时向合同管理部门通报。合同管理部门收到业务部门的通报后，应进行分析评估，判断是否存在合同纠纷风险。如存在风险，应及时制定应对措施，明确责任人和时间节点，防止纠纷扩大。2.纠纷处理原则协商解决原则：合同纠纷发生后，首先应通过友好协商的方式解决，尽量避免进入诉讼或仲裁程序，以维护双方的合作关系。依法处理原则：如协商不成，应按照法律法规及合同约定，通过诉讼、仲裁等法律途径解决纠纷，确保公司合法权益得到保障。及时处理原则：合同纠纷处理应及时、高效，避免因拖延导致损失扩大或证据灭失。3.纠纷处理流程业务部门负责收集、整理合同纠纷相关资料，包括合同文本、往来函件、履行记录、对方违约证据等，并填写《合同纠纷处理申请表》，详细说明纠纷的起因、经过、现状及处理建议。《合同纠纷处理申请表》经部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导同意处理的，交合同管理部门负责组织处理。合同管理部门组织相关人员（如法务人员、业务专家等）对合同纠纷进行分析研究，制定纠纷处理方案。处理方案应明确处理目标、策略、措施及责任分工。根据纠纷处理方案，业务部门与对方当事人进行沟通协商，争取达成和解协议。如协商不成，合同管理部门应按照公司授权管理规定，代表公司提起诉讼或仲裁，并负责组织相关证据材料，参与诉讼或仲裁活动。在合同纠纷处理过程中，业务部门应及时向合同管理部门通报纠纷处理进展情况，合同管理部门应定期