某公司物资采购管理规定

某公司物资采购管理规定一、总则1.目的为规范公司物资采购管理工作，加强采购过程控制，确保采购物资符合公司需求，降低采购成本，提高经济效益，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司内所有物资的采购活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品、劳保用品等。3.职责分工采购部门负责制定采购计划，选择供应商，签订采购合同，组织物资采购和验收等工作。建立和维护供应商档案，评估供应商的供货能力、质量水平、价格合理性等。跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。需求部门提出物资需求申请，明确物资的规格、型号、数量、质量要求等。参与供应商的选择和评估，提供技术支持和质量验收标准。对采购物资的使用情况进行跟踪和反馈。财务部门负责审核采购预算，安排采购资金。对采购合同进行财务审核，监督采购资金的支付。参与采购成本的分析和控制。质量部门制定物资检验标准和验收流程。对采购物资进行质量检验和验收，出具检验报告。对不合格物资的处理提出意见和建议。二、采购计划管理1.采购计划的编制依据公司年度生产经营计划、项目计划等。物资库存情况，包括现有库存数量、库存周转率等。物资消耗定额和使用部门的需求预测。2.采购计划的编制流程需求部门根据生产经营计划和实际需求，于每月[具体日期]前填写《物资需求申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求时间等信息，并提交给采购部门。采购部门对需求部门提交的《物资需求申请表》进行汇总和分析，结合物资库存情况，于每月[具体日期]前编制次月的《采购计划》，明确采购物资的名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。《采购计划》经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导根据公司的资金状况、生产经营需求等因素进行审批，审批通过后的《采购计划》作为采购工作的依据。3.采购计划的调整在采购计划执行过程中，如因生产经营计划变更、物资需求变化、供应商原因等因素需要调整采购计划，需求部门应及时填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因、调整内容等，并提交给采购部门。采购部门对《采购计划调整申请表》进行审核，根据实际情况对采购计划进行调整。调整后的采购计划经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。三、供应商管理1.供应商的选择与评估供应商的选择原则具有良好的商业信誉和经营业绩。具备相应的生产能力和供货能力，能够按时、按质、按量提供物资。产品质量符合国家标准或行业标准，满足公司需求。价格合理，具有较强的价格竞争力。售后服务良好，能够及时解决产品质量问题和提供技术支持。供应商的选择流程采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。根据采购物资的类别和需求，从供应商信息库中筛选出潜在供应商，并向其发送《供应商调查表》，要求其填写公司概况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的信息。采购部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、生产设备、人员配备等情况。实地考察结束后，考察人员应填写《供应商实地考察报告》。采购部门根据供应商提供的《供应商调查表》和实地考察情况，对潜在供应商进行综合评估，评估内容包括企业资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。评估结果分为合格、不合格两个等级，对于评估合格的供应商，纳入公司合格供应商名录。供应商的评估与更新采购部门定期（每[具体周期]）对合格供应商进行评估，评估内容包括供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评估结果为优秀的供应商，在同等条件下给予优先采购权；对于评估结果为良好的供应商，继续保持合作关系；对于评估结果为合格的供应商，要求其限期整改；对于评估结果为不合格的供应商，取消其合格供应商资格，并从合格供应商名录中删除。采购部门根据供应商的评估结果和公司业务发展需要，及时更新合格供应商名录。2.供应商档案管理采购部门负责建立和维护供应商档案，供应商档案应包括供应商基本信息、营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件、组织机构代码证副本复印件、产品质量认证证书、生产许可证、业绩证明材料、实地考察报告、评估记录等内容。供应商档案应及时更新，确保档案信息的准确性和完整性。采购部门应定期对供应商档案进行整理和归档，便于查询和使用。3.供应商的激励与约束供应商的激励措施对于在供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面表现优秀的供应商，给予一定的物质奖励，如奖金、礼品等。在同等条件下，优先选择与表现优秀的供应商合作，增加其业务份额。对供应商的改进建议给予积极回应和支持，共同促进供应商的发展。供应商的约束措施对于违反采购合同约定的供应商，按照合同条款追究其违约责任，如扣除货款、支付违约金等。对于多次出现质量问题、交货期延误等严重违约行为的供应商，取消其合格供应商资格，并向行业内通报。四、采购合同管理1.采购合同的签订采购部门根据审批后的采购计划，选择合适的供应商，并与其进行商务谈判。商务谈判应明确采购物资的规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。商务谈判达成一致后，采购部门负责起草采购合同，并提交给财务部门进行财务审核。财务部门重点审核合同的付款方式、结算条款等内容，确保合同的财务条款符合公司规定。采购合同经财务部门审核通过后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，采购部门与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，一式多份，双方各执一份，财务部门、质量部门等相关部门留存复印件。2.采购合同的执行与跟踪采购部门负责采购合同的执行，按照合同约定及时向供应商下达订单，并跟踪订单执行情况。供应商应按照采购合同约定的时间、地点、数量、质量等要求交付物资。采购部门应及时了解物资的生产进度和运输情况，确保物资按时到货。在采购合同执行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购部门应及时与供应商协商，并签订相关补充协议或解除合同协议。合同变更或解除协议应报分管领导审批。3.采购合同的验收与付款物资到货后，采购部门应及时通知质量部门进行验收。质量部门按照物资检验标准和验收流程对采购物资进行质量检验和验收，出具检验报告。对于验收合格的物资，采购部门填写《物资验收单》，并办理入库手续。对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商联系，要求其更换或处理。财务部门根据采购合同约定的付款方式和验收情况，安排采购资金的支付。付款前，财务部门应审核采购合同、发票、验收单等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。五、采购过程控制1.采购申请的审批需求部门提交的《物资需求申请表》应按照公司规定的审批流程进行审批。审批流程如下：需求部门负责人审核，确保物资需求的合理性和必要性。采购部门负责人审核，核实采购计划的可行性和供应商的选择情况。分管领导审批，根据公司的资金状况、生产经营需求等因素进行最终审批。未经审批的采购申请，采购部门不得受理。2.采购询价与比价对于金额较大、采购频率较高的物资，采购部门应组织至少三家供应商进行询价和比价。询价和比价应明确物资的规格型号、数量、价格、交货期、质量标准等内容。采购部门对供应商的报价进行分析和比较，选择性价比最优的供应商。在比价过程中，应综合考虑物资质量、价格、交货期、售后服务等因素，确保采购成本最低。采购部门应将询价和比价情况记录在案，形成《采购询价比价记录》，作为采购决策的依据。3.采购谈判对于重要物资的采购，采购部门应与供应商进行采购谈判。采购谈判应明确采购物资的规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购谈判过程中，采购部门应充分了解供应商的成本结构、市场行情等信息，争取有利的采购条件。同时，应注意维护公司的利益，确保采购合同条款合理、公平。采购谈判结束后，采购部门应整理谈判记录，形成《采购谈判纪要》，作为签订采购合同的依据。4.采购审批采购合同签订前，应按照公司规定的审批流程进行审批。审批流程如下：采购部门负责人审核，确保采购合同条款符合公司要求和采购谈判结果。财务部门负责人审核，重点审核合同的付款方式、结算条款等内容。分管领导审批，根据公司的资金状况、生产经营需求等因素进行最终审批。未经审批的采购合同，不得签订。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，风险识别应涵盖采购计划、供应商选择、采购合同签订、采购验收、采购付款等环节。采购部门应根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，评估结果分为高、中、低三个等级。2.风险应对措施对于高风险事件制定专项应对方案，明确应对责任人和应对措施。加强风险监控，及时调整应对策略。对于中等风险事件制定相应的应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。定期对风险进行评估，确保应对措施的有效性。对于低风险事件采取一般的管理措施进行防范，如加强内部管理、完善制度流程等。关注风险变化情况，及时调整管理措施。3.风险监控与预警采购部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和分析。监控内容包括采购计划执行情况、供应商供货情况、采购合同履行情况、采购资金支付情况等。采购部门应根据风险监控结果，及时发布风险预警信息，提醒相关部门采取应对措施。对于重大风险事件，应及时报告公司领导，并启动应急预案。七、采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，审计内容包括采购计划的执行情况、供应商的选择与评估、采购合同的签订与执行、采购资金的使用情况等。内部审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。采购部门应积极配合内部审计部门的工作，如