商户促销信息收集及DM印制发行管理办法

商户促销信息收集及DM印制发行管理办法一、总则1.目的本管理办法旨在规范商户促销信息的收集、整理以及DM（DirectMail，直邮广告）的印制与发行管理，确保促销信息的准确、有效传播，提高DM的投放效果，为商户和消费者搭建良好的沟通桥梁，同时维护市场秩序，保障各方合法权益。2.适用范围本办法适用于参与本商场/平台促销活动的所有商户，以及负责DM印制与发行工作的相关部门和人员。二、商户促销信息收集管理1.信息提供要求商户应提前[X]个工作日向商场/平台管理部门提交促销活动信息，确保信息内容完整、准确。促销信息应包括但不限于活动主题、时间、地点、内容、优惠方式、参与商品或服务范围等详细内容。对于涉及价格变动的促销活动，需明确标注原价、现价及价格折扣等信息。2.信息审核机制商场/平台管理部门设立专门的审核小组，负责对商户提交的促销信息进行审核。审核内容包括但不限于信息真实性、合法性、准确性、完整性以及是否符合商场/平台的相关规定和政策。对于审核不通过的促销信息，审核小组应及时通知商户，并说明原因，要求商户在[X]个工作日内修改完善后重新提交审核。3.信息变更管理若商户在促销活动执行过程中需要变更促销信息，应提前[X]个工作日向商场/平台管理部门提交变更申请。变更申请应详细说明变更内容及原因，经审核小组审核通过后方可进行变更。商场/平台管理部门应及时将变更后的促销信息通知相关部门和人员，确保信息的一致性和准确性。三、DM印制管理1.印制流程需求提报：商场/平台管理部门根据审核通过的商户促销信息，结合整体营销计划和目标受众，制定DM印制需求计划，明确DM的印制数量、尺寸、内容排版等要求。设计制作：委托专业的设计公司根据需求计划进行DM的设计制作。设计过程中应充分考虑DM的视觉效果、信息传达的准确性和吸引力，确保设计风格与商场/平台整体形象相符。内容校对：设计初稿完成后，由商场/平台管理部门组织商户及相关部门进行内容校对，重点检查促销信息的准确性、完整性以及排版格式的规范性。对于校对中发现的问题，及时反馈给设计公司进行修改。印刷定稿：经校对无误后，确定DM的印刷定稿版本。在印刷前，应再次对定稿内容进行审核，确保最终印刷版本与审核通过的内容一致。印刷执行：选择具备良好信誉和质量保证的印刷厂家进行DM的印刷。印刷过程中应严格按照印刷定稿要求进行操作，确保印刷质量，包括纸张材质、印刷清晰度、色彩还原度等方面符合标准。2.质量控制建立DM印刷质量抽检制度，在印刷过程中及印刷成品交付时，随机抽取一定数量的样本进行质量检查。质量检查内容包括但不限于印刷内容的清晰度、准确性、完整性，纸张质量、装订质量等方面。对于抽检中发现的质量问题，及时与印刷厂家沟通协商，要求其限期整改或重新印刷，确保DM的整体质量符合要求。3.成本控制在DM印制过程中，应严格控制成本，通过合理选择印刷厂家、优化印刷工艺、控制印制数量等方式，降低印制成本。建立成本核算机制，对DM印制过程中的各项费用进行详细核算，确保成本支出合理、透明。定期对DM印制成本进行分析评估，总结经验教训，不断优化成本控制措施，提高资金使用效率。四、DM发行管理1.发行目标确定根据商场/平台的促销活动目标、目标受众特征以及DM的印制数量，确定DM的发行目标和范围。发行目标应明确具体的发行量、发行区域、目标客户群体等内容，确保DM能够精准地传递给潜在消费者。2.发行渠道选择自有渠道：利用商场/平台的官方网站、微信公众号、APP等自有平台，向注册会员推送DM电子版本，方便消费者随时随地查看。线下渠道：结合商场/平台的地理位置和目标客户分布情况，选择合适的线下发行渠道，如周边社区、写字楼、学校、商圈等人流量较大的场所进行DM的定点投放。合作渠道：与周边商家、物业公司、快递公司等建立合作关系，通过合作方的渠道进行DM的发行，扩大发行覆盖面。3.发行流程管理准备工作：在DM发行前，对发行渠道进行全面梳理，确定各渠道的具体发行数量和投放时间安排。准备好DM的分发物料，如信封、包装袋等，并确保物料质量符合要求。分发投递：按照发行计划，组织专业的分发投递人员进行DM的分发投递工作。在分发投递过程中，要确保DM准确无误地送达目标客户手中，避免出现漏发、错发等情况。数据记录：建立DM发行数据记录制度，对每次发行的时间、渠道、数量、投放区域等信息进行详细记录，以便后续对发行效果进行分析评估。4.效果评估建立DM发行效果评估指标体系，包括发行量、阅读率、转化率、客户反馈等方面的指标。定期对DM的发行效果进行评估分析，通过问卷调查、数据分析、客户反馈等方式，了解DM在目标客户群体中的传播效果和影响力。根据效果评估结果，总结经验教训，及时调整发行策略和方式，优化DM的内容和设计，提高发行效果。五、监督与考核1.监督机制商场/平台管理部门设立专门的监督岗位或小组，负责对商户促销信息收集及DM印制发行管理工作进行全程监督。监督内容包括但不限于信息提交的及时性、准确性，DM印制质量、发行流程执行情况等方面。定期对监督情况进行检查和总结，及时发现问题并督促相关部门和人员进行整改。2.考核办法制定详细的考核标准，对商户和负责DM印制发行工作的相关部门及人员进行考核。考核指标包括信息提供质量、DM印制发行效果、成本控制情况等方面。考核方式采用定期考核与不定期抽查相结合的方式，确保考核结果的客观、公正。根据考核结果，对表现优秀的商户和部门/人员给予表彰和奖励，对存在问题的商户和部门/人员进行批评教育，并要求其限期整改。整改不力的，将按照商场/平台的相关规定进行严肃处理。六、附则1.本管理办法自发布之日起生效实施。2.本管理办法由商场/平台管