供应商调查管理制度

供应商调查管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司对供应商的调查管理工作，确保所选择的供应商具备提供满足公司质量、交货期、价格及服务等要求的产品或服务的能力，降低采购风险，保障公司生产经营活动的顺利进行。2.适用范围本制度适用于公司所有采购项目涉及的供应商调查管理活动，包括但不限于原材料、零部件、设备、服务等供应商。3.职责分工采购部门负责供应商调查计划的制定与执行。组织相关部门对供应商进行实地考察、问卷调查等调查活动。汇总、分析供应商调查结果，建立供应商档案。与供应商进行沟通，跟进调查中发现问题的整改情况。质量部门参与供应商实地考察，对供应商的质量管理体系、产品质量控制等方面进行评估。协助采购部门对供应商提供的样品进行检验和测试，提供质量反馈。技术部门根据采购需求，对供应商的技术能力、工艺水平等进行评估。参与供应商实地考察，对供应商的生产设备、技术研发能力等进行考察。财务部门对供应商的财务状况进行调查和评估，提供财务风险分析。协助采购部门审核供应商的报价和成本构成。二、供应商调查流程（一）调查准备1.采购需求分析采购部门根据公司生产经营计划和采购申请，对采购项目的需求进行详细分析，明确所需产品或服务的规格、质量标准、数量、交货期等要求。2.确定调查范围根据采购项目的特点和重要性，确定需要进行调查的供应商范围。对于关键原材料、重要零部件或大额采购项目，应进行全面的供应商调查；对于一般性采购项目，可根据以往采购经验和供应商信誉，选择部分供应商进行调查。3.组建调查小组采购部门牵头，会同质量、技术、财务等相关部门人员组成供应商调查小组。调查小组成员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购项目的要求和供应商调查的流程与方法。4.制定调查计划调查计划应包括调查目的、调查范围、调查内容、调查方法、调查时间安排、调查小组成员分工等内容。调查内容应涵盖供应商的基本信息、生产经营状况、质量管理体系、技术能力、财务状况、售后服务等方面。（二）初步筛选1.收集供应商信息采购部门通过多种渠道收集潜在供应商的信息，包括供应商目录、行业协会推荐、网络搜索、同行介绍等。收集的信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、生产规模、产品或服务特点、市场口碑等。2.供应商资质审核采购部门对收集到的供应商信息进行初步审核，重点审核供应商的营业执照、生产许可证、产品质量认证、环保认证等相关资质证书是否齐全有效。对于涉及特殊行业的供应商，还需审核其行业特定资质证书。3.初步筛选根据采购项目的要求和供应商的资质审核情况，对潜在供应商进行初步筛选。筛选的标准可包括供应商的生产能力、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。对于不符合基本要求的供应商，予以淘汰；对于符合要求的供应商，列入进一步调查名单。（三）实地考察1.考察安排采购部门根据初步筛选结果，安排对列入进一步调查名单的供应商进行实地考察。实地考察应提前与供应商沟通，确定考察时间、行程安排等事项。考察小组应至少由采购、质量、技术等部门的人员组成。2.考察内容生产经营状况考察供应商的生产场地、生产设备、生产工艺、生产流程等，了解其生产能力和生产管理水平。查看供应商的库存管理情况，包括原材料库存、成品库存等，了解其库存周转率和库存管理效率。质量管理体系审核供应商的质量管理体系文件，包括质量手册、程序文件、作业指导书等，了解其质量管理体系的运行情况。考察供应商的质量检验部门，查看检验设备、检验记录等，了解其质量检验能力和质量控制措施。询问供应商的质量改进措施和质量事故处理情况，了解其对质量问题的重视程度和处理能力。技术能力考察供应商的研发部门，了解其研发人员数量、研发设备、研发投入等情况，评估其技术研发能力。查看供应商的产品技术资料，包括产品图纸、技术标准、工艺文件等，了解其产品的技术水平和工艺先进性。询问供应商在产品技术改进、新产品开发等方面的经验和成果，评估其技术创新能力。财务状况要求供应商提供最近年度的财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等，了解其财务状况和经营业绩。分析供应商的财务指标，如资产负债率、流动比率、毛利率、净利润率等，评估其偿债能力、盈利能力和资金运营能力。了解供应商的融资渠道和融资能力，评估其财务风险。售后服务询问供应商的售后服务体系，包括售后服务团队、售后服务热线、售后服务承诺等，了解其售后服务能力和服务水平。考察供应商的售后服务网点分布情况，了解其售后服务的覆盖范围和响应速度。查看供应商的售后服务记录，了解其对客户投诉的处理情况和客户满意度。3.考察记录与评价考察小组成员应认真记录实地考察的情况，包括考察时间、地点、考察内容、发现的问题等。考察结束后，小组成员应根据考察情况对供应商进行评价，填写供应商实地考察评价表。评价表应包括对供应商各考察内容的评分及综合评价意见。（四）问卷调查1.问卷设计采购部门根据实地考察的情况和采购项目的特点，设计供应商调查问卷。调查问卷应涵盖供应商的基本情况、生产经营状况、质量管理体系、技术能力、财务状况、售后服务等方面的内容，问题应具体、明确、可量化。2.问卷发放与回收采购部门将供应商调查问卷发放给与该供应商有过合作的公司内部相关部门，包括采购、生产、质量、技术、售后等部门。各部门应根据自身与供应商的合作经验，如实填写调查问卷，并在规定时间内将问卷反馈给采购部门。3.问卷统计与分析采购部门对回收的供应商调查问卷进行统计和分析，计算各部门对供应商各项评价指标的平均分，并汇总形成供应商问卷调查综合评价结果。通过问卷调查，进一步了解供应商在实际合作过程中的表现和存在的问题。（五）样品检验与测试1.样品要求采购部门要求供应商提供符合采购项目要求的样品，并明确样品的规格、数量、交付时间等要求。样品应具有代表性，能够反映供应商的产品质量水平。2.检验与测试安排质量部门负责组织对供应商提供的样品进行检验和测试。检验和测试应按照公司制定的相关标准和规范进行，包括外观检验、尺寸测量、性能测试、理化分析等。对于特殊要求的采购项目，还需进行可靠性测试、环境适应性测试等。3.检验与测试报告质量部门根据样品检验和测试结果，出具样品检验与测试报告。报告应包括样品的基本信息、检验与测试项目、检验与测试结果、结论等内容。检验与测试报告是评估供应商产品质量的重要依据。（六）调查结果汇总与分析1.结果汇总采购部门负责汇总供应商实地考察评价表、问卷调查综合评价结果、样品检验与测试报告等调查结果，形成供应商调查综合报告。报告应包括供应商的基本情况、调查过程、调查结果、综合评价意见等内容。2.分析评价采购部门组织调查小组成员对供应商调查综合报告进行分析和评价，根据采购项目的要求和公司的实际情况，确定供应商的等级和合作意向。评价指标可包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、技术能力、财务状况等方面。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。优秀：各项评价指标均表现出色，完全满足采购项目要求，具有较强的合作优势。良好：大部分评价指标符合要求，个别指标存在一定改进空间，但不影响合作。合格：基本满足采购项目要求，但在某些方面存在一些问题，需要进一步改进和加强管理。不合格：存在较多不符合采购项目要求的问题，不具备合作条件。（七）供应商选择与决策1.选择原则根据供应商调查结果，按照公开、公平、公正的原则，选择符合公司要求的供应商作为合作伙伴。在选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、技术能力、财务状况等因素，优先选择优秀等级的供应商。2.决策流程采购部门将供应商调查综合报告提交给公司采购决策委员会进行审议。采购决策委员会由公司领导、采购、质量、技术、财务等部门负责人组成。采购决策委员会根据审议情况，做出供应商选择的决策。对于重大采购项目的供应商选择，还需报公司总经理批准。3.合作协议签订采购部门根据公司采购决策委员会的决策，与选定的供应商签订合作协议。合作协议应明确双方的权利和义务，包括产品规格、质量标准、价格条款、交货期、售后服务、付款方式等内容。合作协议是双方合作的重要依据，应严格履行。三、供应商档案管理1.档案建立采购部门负责建立供应商档案，将供应商调查过程中收集到的各种信息资料进行整理归档。供应商档案应包括供应商基本信息表、营业执照副本复印件、生产许可证复印件、产品质量认证证书复印件、环保认证证书复印件、实地考察评价表、问卷调查综合评价结果、样品检验与测试报告、合作协议等内容。2.档案更新采购部门应定期对供应商档案进行更新，及时补充供应商的最新信息和合作情况。对于供应商的重大变更事项，如生产场地搬迁、生产设备更新、质量管理体系升级等，应及时在档案中记录，并重新评估供应商的合作能力。3.档案查阅公司内部相关部门因工作需要查阅供应商档案时，应填写供应商档案查阅申请表，经采购部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员应严格遵守档案管理制度，不得擅自复印、传播或泄露档案内容。四、供应商调查跟踪与评估1.跟踪措施采购部门应定期对供应商的合作情况进行跟踪，了解供应商的生产经营状况、产品质量、交货期、售后服务等方面的表现。对于出现问题的供应商，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取整改措施，并跟踪整改情况。2.定期评估采购部门应每年组织对供应商进行一次定期评估，评估内容包括供应商的年度合作业绩、产品质量改进情况、交货期执行情况、售后服务质量、技术创新能力、财务状况等方面。定期评估结果作为供应商续期合作、