国美电器货款结算管理制度

国美电器货款结算管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范国美电器货款结算流程，加强货款结算管理，确保公司资金安全与正常周转，维护公司与供应商的良好合作关系。2.适用范围本制度适用于国美电器与所有供应商之间的货款结算业务。3.基本原则合法性原则：货款结算应严格遵守国家法律法规及相关财务制度。准确性原则：确保结算数据准确无误，避免因数据错误导致的结算纠纷。及时性原则：按照规定的结算周期和流程，及时完成货款结算工作。安全性原则：保障公司资金安全，防范结算风险。二、结算主体与账户管理1.结算主体国美电器各分公司、子公司作为独立的结算主体，负责与各自区域内供应商的货款结算工作。总公司对各结算主体的货款结算工作进行统一管理和监督。2.账户管理各结算主体应按照国家相关规定，开立独立的银行结算账户用于货款结算。银行账户的开立、变更、撤销等应按照公司财务管理制度执行，并报总公司备案。加强银行账户的安全管理，设置合理的账户权限，定期核对银行账户余额，确保资金安全。三、结算周期与方式1.结算周期国美电器与供应商的结算周期根据双方签订的合同约定执行，一般分为月度结算、季度结算等。对于新合作的供应商，可根据实际情况协商确定初始结算周期，但最长不超过三个月。2.结算方式支票结算：供应商应提供合法有效的支票，支票内容填写完整、准确，背书清晰。结算主体收到支票后，应及时进行审核，确保支票真实性和有效性，并在规定时间内送存银行。银行转账结算：包括网上银行转账、银行柜台转账等方式。结算主体应准确提供供应商银行账户信息，确保转账金额准确无误。转账成功后，应及时取得银行转账回单，并进行妥善保管。汇票结算：如采用汇票结算，应按照相关票据管理规定办理，确保汇票的真实性、有效性和安全性。四、结算流程1.对账流程每月末或结算周期结束后，结算主体应与供应商进行对账。对账内容包括商品销售数量、金额、退货数量、金额、费用扣除等明细。结算主体应通过邮件、传真、供应商平台等方式向供应商发送对账单，供应商应在规定时间内核对并反馈。如供应商对账单存在异议，应及时与结算主体沟通，双方共同核对相关业务数据，查明原因，直至双方达成一致。2.结算申请流程对账完成且双方无异议后，结算主体相关业务人员应根据对账单数据，在公司财务系统中发起结算申请。结算申请应包含供应商名称、结算周期、结算金额、结算方式等详细信息，并上传相关对账单、发票等附件。结算申请提交后，按照公司审批流程进行逐级审批，审批通过后方可进行下一步结算操作。3.付款流程根据审批通过的结算申请，财务部门安排资金进行付款。采用支票结算的，财务人员应开具支票，并在支票上加盖预留银行印鉴，将支票交给相关业务人员送达供应商。采用银行转账结算的，财务人员应通过网上银行或银行柜台办理转账手续，并及时打印转账回单作为付款凭证。付款完成后，财务人员应在财务系统中进行付款记录，并更新供应商应付账款余额。五、发票管理1.发票开具要求供应商应按照合同约定及国美电器要求，在结算周期内及时开具合法有效的发票。发票内容应与实际业务相符，包括商品名称、规格型号、数量、金额、税率等信息。发票开具应使用国家规定的发票专用章，并确保发票字迹清晰、印章齐全。2.发票接收与审核结算主体业务人员收到供应商发票后，应及时提交给财务部门进行审核。财务人员应审核发票的真实性、合法性、有效性，包括发票号码、开票日期、金额、印章等信息是否与业务实际相符。对于不符合要求的发票，财务人员应及时通知供应商进行更换或重新开具。3.发票归档管理审核通过的发票应按照会计档案管理要求进行妥善归档保管。发票应按照结算周期、供应商名称等分类整理，建立电子和纸质档案，便于查询和核对。发票保存期限应符合国家法律法规及公司财务制度规定，不得擅自销毁。六、费用管理1.费用项目及标准国美电器与供应商之间的费用结算包括但不限于促销费用、场地费用、物流费用等，具体费用项目及标准应在双方签订的合同中明确约定。费用的收取应符合国家法律法规及公司相关政策规定，不得擅自设立收费项目或提高收费标准。2.费用结算流程对于涉及费用结算的业务，业务部门应在费用发生后及时收集相关费用证明材料，如合同协议、费用清单、发票等。业务人员根据费用证明材料，在财务系统中发起费用结算申请，填写费用明细、金额、支付方式等信息，并上传相关附件。费用结算申请经业务部门负责人、财务部门审核、公司领导审批通过后，按照付款流程进行支付。3.费用核算与监督财务部门应定期对费用进行核算，确保费用支出准确无误，并与供应商进行核对。加强对费用结算的监督检查，防范费用结算过程中的违规行为，如虚假费用报销、重复收费等。对于发现的问题，应及时进行整改，并追究相关责任人的责任。七、特殊情况处理1.退货处理供应商退货业务发生后，结算主体应及时办理退货手续，核对退货商品数量、金额等信息，并更新库存记录。退货金额应在下次结算时予以扣除，如退货金额较大，可根据实际情况协商提前结算退款。退货涉及的发票处理按照国家税务部门相关规定执行，如已开具发票的，供应商应开具红字发票冲减原发票金额。2.质量问题处理因商品质量问题导致的扣款或退货，结算主体应根据相关协议或协商结果进行处理。对于质量问题商品，业务部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取补货、换货、降价等措施解决问题。如因质量问题需要扣除供应商货款的，结算主体应在结算时按照规定进行扣除，并向供应商提供质量问题证明材料。3.供应商破产或失联处理如供应商出现破产、失联等情况，结算主体应及时停止与该供应商的业务往来，并对已发生的业务进行清理。对于已支付但未收到货物或服务的款项，应按照法律程序进行追讨。对于已确认无法收回的款项，应按照公司财务制度进行坏账处理，并报总公司备案。加强与供应商破产管理人或相关清算机构的沟通协调，维护公司合法权益。八、风险管理1.信用风险建立供应商信用评估体系，对供应商的信用状况进行定期评估和动态管理。评估内容包括供应商的经营状况、财务状况、信用记录等。根据供应商信用等级，合理确定结算方式、信用额度等，对于信用等级较低的供应商，可采取更为严格的结算措施，如预收货款、缩短结算周期等。加强对供应商信用风险的监测，及时发现潜在风险并采取相应措施，如调整合作策略、暂停业务往来等。2.资金风险合理安排资金，确保货款结算资金的充足。加强资金预算管理，根据结算周期和业务量预测资金需求，提前做好资金储备。优化结算流程，提高资金周转效率，减少资金占用时间。对于逾期未结算的货款，应及时进行催收，防范资金风险。关注宏观经济形势和金融市场变化，制定应对资金风险的应急预案，确保公司资金安全稳定。3.操作风险加强结算业务人员培训，提高业务人员的专业素质和风险意识，确保结算业务操作规范、准确。建立健全结算业务内部控制制度，明确各岗位职责和操作流程，加强岗位之间的监督制衡，防范操作失误和违规行为。定期对结算业务进行内部审计和检查，及时发现和纠正存在的问题，不断完善结算管理制度。九、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门应定期对货款结算业务进行审计监督，检查结算流程的执行情况、内部控制制度的有效性、财务数据的真实性等。审计部门应及时发现问题并提出整改建议，督促相关部门和人员进行整改，确保货款结算业务规范运行。2.供应商监督建立供应商反馈机制，鼓励供应商对公司货款结算工作进行监督和评价。对于供应商提出的意见和建议，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给供应商。定期向供应商通报公司货款结算政策和流程的执行情况，加强与供应商的沟通与合作，共同维护良好的合作关系。3.考核机制建立货款结算工作考核制度，对结算业务人员、业务部门等相关责任主体的工作进行考核评价。考核指标包括结算准确率、结算及时率、供应商满意度等。根据考核结果进行奖惩