某实业有限公司档案管理规定实施细则

某实业有限公司档案管理规定实施细则一、总则1.目的为加强某实业有限公司（以下简称"公司"）档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，为公司各项工作提供有力支持，特制定本实施细则。2.适用范围本细则适用于公司总部及各下属子公司、分公司的档案管理工作。3.档案定义本细则所称档案是指公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、信函、图纸、声像资料等。二、档案管理职责1.档案管理部门职责公司设立专门的档案管理部门，负责统筹规划、组织协调和监督指导公司的档案管理工作。制定和完善公司档案管理制度、流程和标准，并组织实施。集中统一管理公司各类档案，负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁和利用等工作。开展档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，实现档案信息的数字化存储和共享。定期对公司档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改，并向上级领导汇报档案管理工作情况。2.各部门职责各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的完整、准确和及时归档。各部门应指定专人作为兼职档案管理员，协助部门负责人开展档案管理工作，负责本部门日常档案的收集、整理、分类、保管和移交等具体工作。各部门在业务活动中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求及时进行整理和归档，不得擅自留存或销毁。三、档案的收集与整理1.收集范围公司在行政管理、生产经营、财务管理、人力资源管理、市场营销、技术研发等各项活动中形成的文件材料，均属于档案收集范围。具体包括但不限于：上级机关下发的与公司有关的文件、指示、通知等。公司制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、报告、请示、批复等。公司签订的合同、协议、意向书、招投标文件等。公司的财务报表、账簿、凭证、审计报告等。公司的员工档案、培训记录、绩效考核资料等。公司的市场调研、营销策划、客户资料等。公司的技术研发资料、产品图纸、工艺文件等。公司的会议记录、纪要、决议等。公司的声像资料，如照片、录音、录像等。2.收集要求各部门应明确档案收集的责任人，确保档案收集工作的落实。档案收集应遵循及时、完整、准确的原则，在业务活动结束后，相关部门应及时将形成的文件材料收集齐全，不得遗漏。收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、损毁或丢失。对于破损或褪色的文件材料，应进行修复或复制。3.整理原则与方法档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。档案整理采用年度机构（问题）保管期限的分类方法，即先按年度分类，再按机构（问题）分类，最后按保管期限分类。每份档案应编制唯一的档案编号，并填写档案目录，档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。档案整理应做到分类科学、排列有序、编号规范、目录清晰，便于查找和利用。四、档案的归档1.归档时间各部门应在每年的[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理完毕，并移交至公司档案管理部门。对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后的[规定时间]内及时归档。2.归档流程各部门兼职档案管理员对整理好的档案进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、日期等信息，并与档案管理部门办理移交手续。档案管理部门对接收的档案进行再次审核，审核无误后在档案移交清单上签字确认，并将档案入库保管。五、档案的保管1.保管场所公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等，以满足档案保管的需要。2.保管期限档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。确定档案保管期限的原则：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。凡是在一定时期内对公司工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。其中，反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司有查考价值的档案，列为30年保管；在较短时间内对公司有查考价值的档案，列为10年保管。3.档案保管要求档案应按照分类方案进行存放，排列整齐，便于查找。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损或变质的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失或损坏。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定工作组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门牵头，相关业务部门人员参加。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织开展档案鉴定工作。2.鉴定标准根据档案保管期限的确定原则，结合公司实际情况，制定具体的档案鉴定标准。鉴定标准应明确各类档案的保管期限、鉴定方法和程序等内容。档案鉴定工作应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断档案的保存价值。3.销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，清册应注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。档案销毁清册报公司主管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，并在销毁现场指定专人监销，确保档案销毁彻底。档案销毁后，监销人应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。七、档案的利用1.利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案。公司员工因个人需要，可查阅本人的人事档案等相关档案。外单位因工作需要查阅公司档案的，应按照规定办理相关手续。2.利用手续公司内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等信息，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。外单位查阅公司档案，应提前向公司档案管理部门提交查阅申请函，说明查阅的目的、内容、范围等信息，经公司主管领导批准后，方可查阅。查阅时，应在档案管理部门指定的地点进行，并有专人陪同。档案查阅、借阅人员应严格遵守档案查阅、借阅制度，不得擅自涂改、损毁、丢失档案，不得将档案转借他人。3.利用登记档案管理部门应对档案查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅、借阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容、归还日期等信息。档案查阅、借阅登记记录应妥善保管，以备查询。八、档案信息化管理1.信息化建设目标建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。逐步实现档案信息资源的共享，为公司各部门提供便捷的档案查询和利用服务。2.数字化处理对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保数字化档案的清晰可读。对数字化档案进行图像处理，去除图像中的污点、黑边、偏色等问题，提高图像质量。对数字化档案进行分类、著录，建立准确的档案目录数据库，便于档案的检索和利用。3.信息系统应用档案管理部门应加强档案管理信息系统的日常维护和管理，确保系统的安全稳定运行。档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，及时将档案信息录入系统，更新档案数据。公司各部门应积极利用档案管理信息系统进行档案查询和利用，提高工作效率。九、监督与检查1.监督检查机制公司档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作情况。对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。2.考核与奖惩将档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人