基建工程档案管理制度及分类

基建工程档案管理制度及分类一、引言基建工程档案是工程项目建设全过程的真实记录，它对于工程项目的竣工验收、后期维护、改建扩建以及项目管理的规范化、科学化都具有极其重要的意义。为了加强基建工程档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，特制定本管理制度及分类方案。二、基建工程档案管理制度（一）档案管理职责1.建设单位负责基建工程档案管理工作的组织领导，建立健全档案管理机构和工作制度。对工程各参建单位的档案管理工作进行监督、检查和指导。负责收集、整理、归档从项目策划到竣工验收全过程形成的各类文件材料。组织工程档案的验收工作，确保档案质量符合要求。2.勘察设计单位负责收集、整理、归档本单位在工程勘察、设计过程中形成的文件材料，并向建设单位移交。对提交的勘察设计文件的准确性、完整性负责，确保其符合国家相关标准和规范。3.施工单位负责收集、整理、归档本单位在工程施工过程中形成的文件材料，包括施工技术资料、施工管理资料、工程质量保证资料、工程安全资料等。按照合同要求和建设单位的规定，及时向建设单位移交施工档案。对施工档案的真实性、准确性和完整性负责。4.监理单位负责收集、整理、归档本单位在工程监理过程中形成的文件材料，包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告等。对工程施工全过程进行监理，监督施工单位做好档案资料的收集、整理工作，审核施工单位提交的档案资料，并向建设单位移交监理档案。（二）档案收集与整理1.收集要求各参建单位应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。收集的文件材料应真实、有效，符合国家有关法律法规和工程建设的实际情况。对工程建设过程中形成的电子文件，应同时收集其纸质版本或进行有效的备份，并确保电子文件的格式、内容与纸质文件一致。2.整理原则基建工程档案应按照工程建设程序、专业分类和形成时间顺序进行整理。遵循文件材料的自然形成规律，保持其内在联系，便于保管和利用。归档文件应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.整理方法分类：按照基建工程档案的内容，分为工程前期文件、工程管理文件、工程技术文件、工程竣工文件等几大类，每大类再进一步细分若干小类（具体分类见后文）。编号：对每一份归档文件进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。编号可采用"年份+项目代码+类别代码+顺序号"的形式。装订：归档文件应采用A4纸打印或复印，左侧装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。编目：编制归档文件目录，目录应包括文件编号、文件题名、日期、页号、保管期限等内容。（三）档案归档与移交1.归档时间工程前期文件应在项目策划、立项、可行性研究等工作完成后及时归档。工程管理文件应随工程进度同步归档，确保各项管理工作记录完整。工程技术文件应在工程施工过程中及时整理归档，每完成一个分部或分项工程，应及时将相关技术资料归档。工程竣工文件应在工程竣工验收合格后三个月内归档。2.移交程序各参建单位在档案归档后，应填写档案移交清单，向建设单位移交档案。移交清单应一式两份，双方签字确认后各执一份。建设单位对接收的档案进行核对、清点，对不符合要求的档案，应退回原移交单位进行补充或整改。建设单位在工程竣工验收合格后，将整理好的全部基建工程档案移交至项目所在地的城建档案管理部门，并办理移交手续。（四）档案保管与利用1.保管要求建设单位应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。对档案应进行定期检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。2.利用规定本单位内部人员因工作需要查阅基建工程档案的，应填写档案查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时应在指定地点进行，不得擅自带出档案库房。外单位人员查阅基建工程档案的，应持有单位介绍信，经建设单位主管领导批准后，由档案管理人员陪同查阅。查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。查阅档案应做好记录，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。（五）档案鉴定与销毁1.鉴定工作建设单位应定期对基建工程档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（30年）和短期（10年）。档案鉴定工作应由建设单位档案管理部门牵头，组织工程技术、财务、审计等相关人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据国家有关规定和工程建设的实际情况，对档案的价值、完整性、准确性等进行全面评估，确定档案的保管期限。2.销毁程序对已到保管期限且确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，经建设单位主管领导批准后进行销毁。档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。档案销毁清册应永久保存。（六）监督与考核1.监督检查建设单位应定期对工程各参建单位的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案收集与整理情况、档案移交情况等。对发现的问题应及时下达整改通知书，要求责任单位限期整改，并对整改情况进行跟踪复查。2.考核评价建设单位应建立基建工程档案管理考核评价机制，对工程各参建单位的档案管理工作进行考核评价。考核评价结果应作为对参建单位信誉评价、工程款支付等的重要依据。对档案管理工作成绩突出的单位和个人，应给予表彰和奖励；对档案管理工作不力，造成档案缺失、损坏等严重后果的单位和个人，应依法依规追究责任。三、基建工程档案分类（一）工程前期文件1.项目立项文件项目建议书及批复可行性研究报告及批复项目申请报告及核准文件环境影响评价报告及批复固定资产投资项目节能审查意见2.建设用地文件选址意见书建设用地规划许可证及附件土地出让合同及补充协议土地征用批准文件及红线图3.勘察设计文件工程地质勘察报告水文地质勘察报告初步设计文件及批复施工图设计文件及审查合格书4.招投标文件勘察设计招标文件及中标通知书施工招标文件及中标通知书监理招标文件及中标通知书设备材料采购招标文件及中标通知书5.合同文件勘察设计合同施工合同监理合同设备材料采购合同（二）工程管理文件1.工程建设管理文件项目建设管理机构及人员名单工程建设管理规章制度工程建设年度计划、季度计划工程建设大事记2.工程协调文件工程协调会议纪要工程联系单工程变更通知3.工程质量监督文件工程质量监督申报书工程质量监督交底记录工程质量监督报告（三）工程技术文件1.施工技术文件施工组织设计施工方案技术交底记录施工日志工程测量记录地基处理记录基础施工记录主体结构施工记录防水工程施工记录装饰装修工程施工记录安装工程施工记录（电气、给排水、暖通等）2.工程试验检测文件原材料试验报告构配件试验报告混凝土试块抗压强度试验报告砂浆试块抗压强度试验报告结构实体检测报告功能性试验报告（如电气接地电阻测试、给排水管道通水通球试验等）3.工程技术变更文件工程变更洽商记录技术核定单（四）工程竣工文件1.竣工验收文件工程竣工验收报告工程竣工验收备案表工程质量保修书工程竣工决算报告2.竣工图建筑竣工图结构竣工图电气竣工图给排水竣工图暖通竣工图其他专业竣工图3.工程声像资料工程建设前期及施工过程中的照片、录像等工程竣工验收照片、录像等四、结