内蒙古伊利实业集团股份有限公司档案管理办法

内蒙古伊利实业集团股份有限公司档案管理办法一、总则1.目的为加强内蒙古伊利实业集团股份有限公司（以下简称"公司"）档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平和工作效率，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的规定，结合公司实际情况，制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司总部及所属各分子公司、事业部等各部门。3.档案定义本办法所称档案，是指公司在各项活动中形成的，对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理机构及职责1.档案管理部门公司设立档案管理部门，负责公司档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和档案的集中管理。2.各部门职责各部门负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，并指定专人负责档案管理工作。各部门档案管理人员应接受公司档案管理部门的业务培训和指导，严格按照档案管理的要求，做好本部门档案的日常管理工作。三、档案的分类与编号1.档案分类公司档案分为行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品研发类、财务审计类、人力资源类、市场营销类、企业文化类等几大类。每大类下再根据具体内容细分若干二级类目，如行政管理类可分为文件、会议、证照等。2.档案编号档案编号采用分类编号法，按照档案分类体系，为每一份档案赋予唯一的编号。编号格式为：[大类代码][二级类目代码][顺序号]，例如：XZ[01][001]表示行政管理类文件中的第1份文件。四、档案的收集与整理1.收集范围各部门应将在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等及时收集归档。包括但不限于上级文件、公司发文、会议纪要、合同协议、产品配方、生产记录、财务报表、员工档案等。2.收集要求收集的档案应齐全完整、真实准确，字迹清晰，载体应符合档案保存要求。对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。4.整理方法按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。对每份档案进行编号、编目，填写档案盒脊背标签等。对破损或褪色的档案进行修复，对字迹模糊的文件进行复制。五、档案的归档1.归档时间各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理归档完毕。对于重要的、紧急的档案应随时归档。2.归档流程各部门档案管理人员对整理好的档案进行自查，确认无误后填写《档案归档清单》。将档案及《档案归档清单》一并移交公司档案管理部门。档案管理部门对接收的档案进行核对、验收，符合要求的予以接收，不符合要求的退回原部门重新整理。六、档案的保管1.保管场所公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。2.保管要求对不同载体的档案应分别存放，妥善保管。定期对档案进行检查，发现问题及时采取措施进行处理，确保档案的安全与完整。对电子档案应进行定期备份，存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。七、档案的利用1.利用原则遵循保密、安全、高效的原则，确保档案的合理利用。严格履行档案查阅、借阅手续，未经批准不得擅自查阅、借阅档案。2.查阅手续公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅重要档案需经公司分管领导批准。档案管理部门应根据申请提供相应的档案，并做好查阅登记工作。3.借阅手续公司内部人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[具体天数]，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案，到期应及时归还。4.利用登记档案管理部门应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅、借阅时间、人员、内容、归还情况等。定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。八、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则根据公司发展和档案管理的需要，定期对档案进行鉴定，准确判定档案的保存价值。2.鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门、相关业务部门和法务部门等人员组成。3.鉴定内容对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，确定其是否仍具有保存价值。对已超过保管期限且无保存价值的档案进行鉴定。4.销毁程序档案鉴定工作小组提出档案销毁意见，编制《档案销毁清册》。《档案销毁清册》经公司分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将其存档。九、档案管理人员职责1.档案管理部门人员职责负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。指导、监督各部门档案管理工作，开展档案业务培训。集中管理公司各类档案，做好档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作。定期对档案管理工作进行总结、分析，不断提高档案管理水平。2.各部门档案管理人员职责负责本部门档案的日常管理工作，包括收集、整理、立卷、归档等。按照公司档案管理规定，及时向档案管理部门移交档案。协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等服务工作。定期对本部门档案进行自查，确保档案的安全与完整。十、附则1.本办法由公司档案管理部门负责解释。2.本办法自发布之日起施行。公司原有的档案管理规定与本办法不一致的，以本办