金碧物业有限公司分公司档案管理办法

金碧物业有限公司分公司档案管理办法第一章总则第一条目的为加强金碧物业有限公司分公司（以下简称"分公司"）档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于金碧物业有限公司分公司及所属各部门、各项目。第三条档案定义本办法所称档案是指分公司在物业管理活动中直接形成的、对公司和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第四条管理原则1.集中统一管理原则。分公司档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.分级负责原则。分公司各部门、各项目负责本部门、本项目档案的收集、整理、保管和移交工作，接受分公司档案管理部门的监督和指导。3.有效利用原则。注重档案的开发利用，为公司的决策、管理、服务等工作提供支持。第二章档案管理机构及职责第五条档案管理部门分公司设立档案管理部门，负责统筹管理分公司的档案工作，履行以下职责：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和公司的档案管理制度。2.制定和完善分公司档案管理办法、工作流程和标准。3.组织、指导、监督和检查分公司各部门、各项目的档案工作。4.负责接收、整理、保管和统计分公司的各类档案。5.开发利用档案信息资源，为公司提供档案查阅、借阅等服务。6.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。第六条部门档案管理员分公司各部门、各项目设立档案管理员，负责本部门、本项目档案的日常收集、整理、保管和移交工作，履行以下职责：1.按照档案管理要求，负责收集、整理本部门、本项目在工作中形成的各类文件材料，并进行初步分类、编目。2.妥善保管本部门、本项目的档案，确保档案的安全和完整。3.定期向分公司档案管理部门移交应归档的档案。4.协助分公司档案管理部门开展档案查阅、借阅等服务工作。第三章档案的分类与编号第七条档案分类分公司档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、行政事务等。2.财务管理类：包括财务报表、会计凭证、审计报告、资金管理等。3.物业管理类：包括物业服务合同、业主档案、物业项目规划与设计、房屋及设施设备管理、环境卫生管理、安全保卫管理等。4.工程管理类：包括工程建设项目资料、工程图纸、设备安装调试记录、工程维修档案等。5.客户服务类：包括客户投诉处理记录、客户满意度调查、社区文化活动资料等。6.其他类：包括公司荣誉、资质证书、对外宣传资料等。第八条编号规则1.档案编号采用"全宗号目录号案卷号件号"的四级编号方式。2.全宗号：分公司的全宗号统一设定为"JBWY[分公司代码]"，其中"JBWY"为金碧物业全宗标识，"[分公司代码]"为分公司的代码。3.目录号：根据档案分类，每一大类赋予一个目录号，具体如下：行政管理类："01"财务管理类："02"物业管理类："03"工程管理类："04"客户服务类："05"其他类："06"4.案卷号：按照档案整理的先后顺序，对每一卷档案赋予一个案卷号，用三位阿拉伯数字表示，不足三位的前面补"0"。5.件号：对于以"件"为单位整理的档案，在每一件档案上赋予一个件号，用两位阿拉伯数字表示，不足两位的前面补"0"。第四章档案的收集与整理第九条收集范围分公司各部门、各项目应按照档案管理要求，及时收集在工作中形成的各类文件材料，包括但不限于以下内容：1.上级机关下发的与本公司有关的文件、指示、通知等。2.公司内部形成的各类文件、报告、请示、批复、会议纪要等。3.物业管理服务过程中产生的各类合同、协议、记录、报表等。4.工程建设项目的规划、设计、施工、验收等环节形成的文件材料。5.客户服务工作中的投诉处理记录、客户满意度调查结果、社区文化活动资料等。6.公司的财务报表、会计凭证、审计报告等财务管理文件。7.公司的人事档案、培训记录、绩效考核资料等人力资源管理文件。8.公司获得的荣誉证书、资质证书、对外宣传资料等。第十条收集要求1.各部门、各项目应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.对收集到的文件材料，应进行认真核对，确保文件的真实性、准确性和有效性。3.对于重要文件材料，应进行备份，防止丢失。第十一条整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第十二条整理方法1.行政管理类档案：按照文件的形成时间、内容性质等进行分类整理，编制文件目录。2.财务管理类档案：按照会计档案管理的有关规定进行整理，编制会计凭证、账簿、报表等档案目录。3.物业管理类档案：按照物业服务合同、业主档案、房屋及设施设备管理、环境卫生管理、安全保卫管理等分类进行整理，建立相应的档案台账。4.工程管理类档案：按照工程建设项目的阶段进行分类整理，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、竣工文件等，编制工程档案目录。5.客户服务类档案：按照客户投诉处理、客户满意度调查、社区文化活动等分类进行整理，建立客户服务档案台账。6.其他类档案：按照文件的性质和内容进行分类整理，编制档案目录。第十三条装订要求1.归档文件材料应采用A4纸打印或复印，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。2.对于纸张规格不符合要求的文件材料，应进行折叠或裱糊处理，使其符合A4纸规格。第五章档案的保管第十四条保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分如下：1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司和社会有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。第十五条保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。第十六条档案整理与上架1.档案管理部门应定期对档案进行整理和清点，确保档案的完整和有序。2.整理后的档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和利用。第十七条档案保管期限的鉴定与调整1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理部门会同有关部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估，提出存毁意见。2.经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，报分公司主管领导批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁，并在销毁清册上签字。3.对保管期限确需调整的档案，应及时进行调整，并重新编制档案目录。第六章档案的利用第十八条利用原则档案利用应遵循保密、安全、高效的原则，在确保档案安全的前提下，为公司的各项工作提供及时、有效的服务。第十九条利用方式1.查阅：分公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、复印、泄露档案内容，归还档案时，档案管理人员应认真核对，确保档案的完整和安全。3.出具证明：分公司外部单位或个人因工作需要要求出具档案证明的，应提供有效证明材料，经分公司主管领导批准后，由档案管理部门按照规定出具档案证明。第二十条利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用内容、归还时间等，以便统计和查询。第七章档案的信息化管理第二十一条信息化建设目标分公司应逐步推进档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理的效率和水平。第二十二条信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化加工，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.电子档案存储与备份：对电子档案进行安全存储，并定期进行备份，防止数据丢失。第二十三条信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的计算机设备和档案管理软件，确保档案信息化管理工作的顺利开展。2.档案管理人员应熟练掌握档案管理软件的操作技能，严格按照操作规程进行档案信息化管理。3.加强电子档案的安全管理，设置用户权限，防止电子档案被篡改、泄露等。第八章档案管理人员职责第二十四条档案管理部门负责人职责1.全面负责分公司档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标，并组织实施。2.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和公司的档案管理制度，对档案管理工作进行监督和检查。3.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。4.负责档案管理部门与分公司各部门、各项目之间的协调与沟通，确保档案管理工作的顺利开展。5.定期向上级领导汇报档案管理工作情况，及时解决档案管理工作中存在的问题。第二十五条档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁等具体工作。2.按照档案管理要求，对档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的完整、准确和系统。3.妥善保管档案，维护档案的安全，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.为公司提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记工作。5.参与档案信息化建设，负责电子档案的管理和维护。6.协助有关部门开展档案业务培训工作。第九章奖励与处罚第二十六条奖励对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，分公司将给予表彰和奖励，奖励方式包括但不限于：1.颁发荣誉证书。2.给予物质奖励。第二十七条处罚对违反档案管理规定的部门和个人，分公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。违反档案管理规定的行为包括但不限于：1.未按规定收集、整理