雅世集团会议管理制度x1231

雅世集团会议管理制度x1231一、总则（一）目的为规范雅世集团会议管理，提高会议效率，确保会议决策的有效执行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于雅世集团总部及各下属子公司、分公司召开的各类会议。（三）会议原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，确保会议达到预期目的。2.实事求是原则：会议内容应真实、准确、客观，避免形式主义。3.分级负责原则：按照会议的性质和重要程度，实行分级负责组织和管理。二、会议分类及职责（一）集团年度战略规划会议1.召开时间：每年年初。2.参会人员：集团高层领导、各部门负责人、子公司及分公司负责人。3.会议职责：总结上一年度集团经营情况，制定本年度集团发展战略、经营目标和重点工作计划，明确各部门及下属公司的工作任务和责任。4.组织部门：集团董事会办公室（二）季度经营分析会议1.召开时间：每季度末。2.参会人员：集团高层领导、各部门负责人、子公司及分公司负责人、财务负责人。3.会议职责：分析本季度集团经营状况，总结经验教训，查找存在的问题，提出改进措施和下季度工作计划，协调解决经营过程中的重大问题。4.组织部门：集团运营管理部（三）月度工作例会1.召开时间：每月初。2.参会人员：集团各部门负责人、子公司及分公司负责人。3.会议职责：传达集团战略规划和经营目标，总结上月工作完成情况，汇报本月工作计划，协调部门间工作衔接，解决工作中存在的问题。4.组织部门：集团行政部（四）专项工作会议1.召开时间：根据专项工作需要适时召开。2.参会人员：与专项工作相关的部门负责人、工作人员及相关专家。3.会议职责：针对特定的专项工作进行研究、讨论和决策，制定专项工作计划和实施方案，明确工作目标、任务、步骤和责任人，推动专项工作顺利开展。4.组织部门：专项工作牵头部门（五）部门内部会议1.召开时间：由各部门根据工作需要自行安排。2.参会人员：部门全体员工。3.会议职责：传达公司会议精神和工作要求，安排本部门日常工作，组织业务培训和学习交流，解决部门内部工作问题。4.组织部门：各部门三、会议筹备（一）会议申请1.会议主办部门或主办人应提前填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、会议目的等内容，报上级领导审批。2.涉及多个部门的会议，由牵头部门负责申请，并协调相关部门意见。3.紧急会议可先电话请示领导同意后召开，但需在会后及时补办申请手续。（二）会议通知1.会议申请经批准后，由会议组织部门负责发出会议通知。2.会议通知应提前[X]个工作日发出，重要会议应提前[X]个工作日发出，以便参会人员做好准备。3.会议通知应明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、会议要求等内容，可采用邮件、短信、OA系统等方式发送。4.对于重要会议，应电话确认参会人员是否收到通知，并提醒其按时参会。（三）会议资料准备1.根据会议主题和议程，会议组织部门应提前准备相关会议资料，如汇报材料、数据分析报告、讨论稿、决议草案等。2.会议资料应内容完整、数据准确、逻辑清晰，确保参会人员能够充分了解会议内容，便于讨论和决策。3.会议资料应在会议前[X]天发放给参会人员，以便其提前熟悉和准备。（四）会议场地安排1.根据会议规模和参会人员数量，合理安排会议场地。2.会议场地应保持整洁、安静，配备必要的会议设备，如投影仪、音响、麦克风、桌椅等，确保会议顺利进行。3.对于重要会议，应提前检查会议设备是否正常运行，如有问题及时维修或更换。（五）会议服务1.会议组织部门应安排专人负责会议服务工作，如签到、茶水、资料发放、会议记录等。2.会议服务人员应提前到达会议场地，做好各项准备工作，确保会议服务质量。3.在会议期间，会议服务人员应保持良好的服务态度，及时为参会人员提供所需服务。四、会议组织与实施（一）会议签到1.参会人员应提前到达会议场地，在会议签到表上签到。2.会议组织部门应安排专人负责签到工作，对参会人员的签到情况进行记录。3.对于未按时签到的参会人员，会议组织部门应及时联系，了解原因，并做好记录。（二）会议主持1.会议应由主持人主持，主持人应提前熟悉会议议程和内容，明确会议目的和要求。2.主持人应引导会议有序进行，控制会议节奏和时间，确保会议围绕主题展开讨论，避免出现跑题、冗长等情况。3.主持人应鼓励参会人员积极发言，充分发表意见和建议，营造良好的会议氛围。（三）会议发言1.参会人员应按照会议议程和主持人的安排，有序发言。2.发言内容应简洁明了、重点突出，避免冗长和无关内容。3.参会人员应尊重他人发言，认真倾听，不得随意打断他人发言。如有不同意见，应在他人发言结束后再发表。（四）会议记录1.会议组织部门应安排专人负责会议记录，记录会议内容、讨论情况、决议事项等。2.会议记录应准确、完整、客观，采用电子记录和纸质记录相结合的方式，确保记录的真实性和可靠性。3.会议记录人员应在会议结束后及时整理会议记录，形成会议纪要，并经主持人审核后发送给参会人员。（五）会议讨论与决策1.会议应围绕主题展开充分讨论，鼓励参会人员发表不同意见和建议，确保决策的科学性和合理性。2.对于重要决策事项，应进行表决，表决方式可采用举手、投票等方式，表决结果应记录在案。3.会议决策应明确决策事项、决策内容、决策责任人、完成时间等，确保决策得到有效执行。五、会议纪律（一）按时参会1.参会人员应严格按照会议通知要求的时间和地点参会，不得迟到、早退。2.如因特殊情况不能按时参会，应提前向会议组织部门请假，并经会议主持人批准。（二）遵守会议秩序1.参会人员应关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间接听电话、收发短信或从事其他与会议无关的事情。2.参会人员应保持会场安静，不得随意走动、交头接耳、大声喧哗，尊重他人发言。（三）认真发言与倾听1.参会人员应认真准备发言内容，积极参与会议讨论，充分发表自己的意见和建议。2.参会人员应认真倾听他人发言，不得打断他人发言，如有不同意见，应在他人发言结束后再发表。（四）保守会议机密1.参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议讨论的机密事项和尚未公开的决策内容。2.会议资料属于公司机密文件，参会人员应妥善保管，不得私自复印、传播或泄露给无关人员。六、会议纪要与决议执行（一）会议纪要1.会议结束后，会议记录人员应及时整理会议纪要，会议纪要应准确概括会议主要内容、讨论情况、决议事项等。2.会议纪要应经主持人审核后，在[X]个工作日内发送给参会人员，并抄送给相关领导和部门。3.会议纪要应作为公司重要文件存档，以备查阅。（二）决议执行1.会议决议事项由相关责任人负责执行，责任人应制定详细的执行计划，明确执行步骤、时间节点和责任人。2.执行计划应报上级领导审批后实施，并定期向领导汇报执行情况。3.会议组织部门应对决议执行情况进行跟踪检查，及时协调解决执行过程中遇到的问题，确保决议得到有效执行。七、会议评估与改进（一）会议评估1.会议结束后，会议组织部门应及时收集参会人员对会议的反馈意见，可采用问卷调查、面谈等方式进行。2.会议评估内容包括会议主题、议程安排、时间控制、会议资料、会议组织、会议效果等方面。3.根据会议评估结果，分析会议存在的问题和不足之处，提出改进建议。（二）会议改