集团公司档案管理实施细则

集团公司档案管理实施细则一、总则1.目的为加强集团公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平和工作效率，根据国家有关法律法规，结合集团公司实际情况，制定本实施细则。2.适用范围本细则适用于集团公司总部及所属各子公司、分公司的档案管理工作。3.基本原则档案管理遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则，确保档案的完整、准确、系统和安全。二、档案管理体制与职责1.管理体制集团公司设立档案管理工作领导小组，由集团公司总经理担任组长，分管副总经理担任副组长，各相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调集团公司档案管理工作中的重大事项。集团公司办公室是档案管理工作的主管部门，负责制定档案管理制度，指导、监督和检查各部门档案管理工作，集中管理集团公司重要档案。各子公司、分公司应设立档案管理岗位或指定专人负责本单位档案管理工作，并接受集团公司办公室的业务指导。2.职责分工档案管理工作领导小组职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策。审定集团公司档案管理工作规划、制度和标准。研究决定档案管理工作中的重大问题。集团公司办公室职责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。负责集团公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作。指导、监督和检查各部门档案管理工作，组织档案业务培训。参与集团公司重大活动和重要项目的文件材料收集、整理和归档工作。各部门职责负责本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作，确保文件材料的完整、准确。按照档案管理制度的要求，定期向集团公司办公室移交应归档的文件材料。配合集团公司办公室做好档案的查阅、利用等工作。三、文件材料的形成与积累1.文件材料形成要求各部门应根据工作职能和业务活动，及时形成各种门类和载体的文件材料。文件材料应内容真实、格式规范、字迹清晰，并签署齐全。2.文件材料积累措施建立文件材料形成登记制度，对文件材料的名称、来源、日期、份数等进行详细记录。明确专人负责文件材料的收集和积累工作，定期进行检查和清理。在业务活动中，承办人员应及时将办理完毕的文件材料交本部门兼职档案员集中保管，防止文件材料散失。四、档案的归档1.归档范围反映集团公司主要职能活动和基本历史面貌的，对集团公司有查考利用价值的文件材料，包括但不限于以下几类：上级机关文件，如批复、通知、决定等。集团公司制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告等。会议文件，包括会议通知、议程、报告、决议等。业务文件，如合同、协议、项目方案、业务报表等。人事档案材料，如员工入职、离职、晋升、奖惩等相关文件。财务档案材料，如会计凭证、账簿、报表等。科技档案材料，如科研项目立项、研究、验收等文件。声像档案材料，如照片、录音、录像等。实物档案材料，如荣誉证书、奖牌、奖杯等。各部门应根据实际工作情况，制定本部门具体的归档范围清单，并报集团公司办公室备案。2.归档时间文书档案应在次年上半年完成归档。财务档案应按照国家有关财务档案管理规定的时间要求进行归档。科技档案应在项目完成后三个月内归档。声像档案、实物档案应在相关活动结束或物品获得后及时整理归档。3.归档要求归档的文件材料应齐全完整，已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。归档文件应按照分类方案和编号方法进行整理编号，编制归档文件目录。电子文件应按照相关标准进行整理和存储，确保其真实性、完整性和可读性，并与纸质文件同步归档。五、档案的整理1.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类方法文书档案采用年度机构保管期限分类法。即先按年度分类，再按机构分类，最后按保管期限分类。财务档案按照会计档案管理办法规定的类别进行分类。科技档案根据项目类别、阶段等进行分类。声像档案、实物档案可根据其内容和形式进行分类。3.编号方法文书档案编号采用全宗号年度保管期限件号的结构。全宗号为集团公司档案管理全宗号；年度为文件形成年度；保管期限分为永久、长期、短期；件号为每件文件在其年度、保管期限内的排列顺序号。财务档案编号按照会计档案管理规定执行。科技档案编号根据其分类体系进行编制，确保编号的唯一性和系统性。4.装订要求归档文件一般以"件"为单位进行装订。装订应牢固、整齐，不掉页、不倒页、不压字，装订后文件幅面尺寸应符合标准要求。六、档案的保管1.保管场所集团公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全保管。各子公司、分公司应根据实际情况设立档案库房或档案专柜，满足档案保管要求。2.保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案：凡是反映集团公司主要职能活动和基本历史面貌，对集团公司有长远利用价值的档案。长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案。短期保管的档案：保管期限为15年以下的档案。3.档案保管措施建立档案库房管理制度，定期对档案库房进行检查和维护，确保档案保管环境符合要求。对档案进行定期清点和核对，做到账实相符。对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。电子档案应进行备份，并定期进行数据检查和维护，防止数据丢失。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定组织集团公司成立档案鉴定工作小组，由集团公司办公室牵头，各相关部门人员参加，负责对到期档案进行鉴定。2.鉴定方法档案鉴定工作应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，综合分析判断档案是否仍有保存价值。3.销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，编制档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案题名、年度、保管期限、文号、责任者、密级等内容，并经集团公司档案管理工作领导小组审批。档案销毁应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的安全和彻底。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。八、档案的统计1.统计内容档案统计内容包括档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.统计报表集团公司办公室应定期编制档案统计报表，如档案数量统计表、档案利用情况统计表等，向上级主管部门和集团公司领导报送。3.统计分析根据档案统计数据，进行分析研究，总结档案管理工作中的经验和问题，为改进档案管理工作提供依据。九、档案的利用1.利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，在确保档案安全的前提下，为集团公司各项工作提供有效服务。2.利用方式查阅：利用者可到集团公司档案库房查阅档案原件或复印件。借阅：因工作需要，利用者可办理档案借阅手续，将档案借出使用，但应按时归还。复制：根据利用者需求，可为其提供档案复制服务。3.利用手续查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等。借阅档案应填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到集团公司办公室办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。复制档案应填写复制申请表，经集团公司办公室负责人审批后，由档案管理人员负责复制。4.利用限制涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制利用范围。未经集团公司批准，档案原件不得外借，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。十、档案信息化建设1.建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平，为集团公司提供便捷的档案信息利用渠道。2.信息化系统建设集团公司应建立档案管理信息化系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等功能的信息化管理。3.电子档案管理电子档案应按照相关标准进行分类、编号、著录和存储，确保其真实性、完整性和可读性。建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，并异地存储，防止数据丢失。加强电子档案的安全管理，采取加密、访问控制等措施，防止电子档案信息泄露。十一、监督与检查1.监督检查内容档案管理制度的执行情况。文件材料的形成、积累、归档情况。档案的整理、保管、鉴定、统计、利用等工作情况。2.监督检查方式定期检查：集团公司办公室每年组织一次对各部门档案管理工作的全面检查。不定期抽查：根据工作需要，对各