监理文件档案资料整编及管理细则

监理文件档案资料整编及管理细则一、总则1.目的为加强本项目监理文件档案资料的管理，确保文件档案资料的完整、准确、系统和有效利用，特制定本细则。2.适用范围本细则适用于[项目名称]监理过程中形成的各类文件档案资料的整编及管理。3.管理职责项目总监理工程师负责全面领导和监督监理文件档案资料的管理工作。资料员具体负责文件档案资料的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。二、文件档案资料分类及编号1.分类监理管理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理工作总结等。监理工作记录：如监理日志、旁站记录、会议纪要等。工程质量文件：工程质量检验批验收记录、分项工程验收记录、分部工程验收记录等。工程进度文件：工程进度计划、进度报告等。工程造价文件：工程计量支付证书、工程变更费用报审表等。工程合同文件：监理合同、施工合同等。其他文件：来往信函、通知、报告等。2.编号文件档案资料应进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性。编号规则如下：一级编号：按照文件类别设置，如JL（监理管理文件）、JLJL（监理工作记录）等。二级编号：按照年份设置，如20XX。三级编号：按照文件顺序号设置，从001开始。三、文件档案资料收集1.收集范围监理单位自身形成的文件资料。施工单位报送的各类文件资料，如施工组织设计、施工方案、工程技术文件等。建设单位及其他相关单位发送的文件资料。2.收集要求资料员应及时收集各类文件资料，确保文件资料的完整性。对施工单位报送的文件资料，应进行审核，不符合要求的应退回并要求其补充或修改。对建设单位及其他相关单位发送的文件资料，应进行签收登记。四、文件档案资料整理1.整理原则遵循文件资料的形成规律和内在联系，保持文件资料的系统性和完整性。分类科学、组卷合理、排列有序、编目规范。2.整理方法对收集到的文件资料进行分类，按照分类编号规则进行编号。对每份文件资料进行核对，确保文件资料的准确性和完整性。对文件资料进行装订，装订应牢固、整齐，便于查阅。编制文件资料目录，目录应包括文件编号、文件名称、日期、页号等信息。五、文件档案资料归档1.归档范围整理后的各类文件档案资料应及时归档。2.归档要求归档的文件资料应齐全、完整、准确。归档的文件资料应按照分类编号顺序进行排列，编制归档清单。归档的文件资料应进行装盒，盒内文件应排列整齐，盒外应标明盒号、年度、保管期限等信息。六、文件档案资料保管1.保管场所应设置专门的文件档案资料保管室，保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.保管期限监理文件档案资料的保管期限应按照相关规定执行，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为15年。中期保管期限为515年。长期保管期限为15年以上。3.保管措施定期对文件档案资料进行检查，确保文件档案资料的安全。对破损、褪色的文件档案资料应及时进行修复或复制。对电子文件档案资料应进行备份，确保数据的安全。七、文件档案资料查阅1.查阅权限内部人员查阅监理文件档案资料应填写查阅申请表，经项目总监理工程师批准后，方可查阅。外部单位查阅监理文件档案资料应持有单位介绍信，经项目总监理工程师批准后，方可查阅。查阅时应在资料员的陪同下进行，查阅后应及时归还。2.查阅登记查阅文件档案资料应进行登记，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、查阅文件名称及编号、查阅目的等。3.查阅要求查阅人员应爱护文件档案资料，不得涂改、损坏、转借或丢失。查阅人员如需复印或摘录文件档案资料，应经项目总监理工程师批准。八、文件档案资料销毁1.销毁范围超过保管期限且无保存价值的文件档案资料应进行销毁。2.销毁程序由资料员提出销毁申请，填写文件档案资料销毁清单，经项目总监理工程师审核批准后，方可销毁。销毁文件档案资料时，应至少有两人在场，并在销毁清单上签字确认。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保文件档案资料无法恢复。九、信息化管理1.建立电子档案系统应建立监理文件档案资料电子档案系统，将纸质文件档案资料进行扫描录入，实现文件档案资料的信息化管理。2.电子档案管理要求电子档案应与纸质档案同步整理、归档和保管。电子档案应进行分类存储，建立索引目录，便于查阅。电子档案应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。十、考核与奖惩1.考核定期对监理文件档案资料的整编及管理工作进行考核，考核内容包括文件资料的完整性、准确性、及时性、规范性等。2.奖惩对在监理文件档案资料整编及管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励；对违反本细则规定的