供方责任索赔管理办法

供方责任索赔管理办法一、总则1.目的为加强对供方的管理，规范供方责任索赔行为，维护公司合法权益，确保公司生产经营活动的顺利进行，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于与公司有业务往来的所有供方，包括原材料供应商、零部件供应商、服务供应商等。3.基本原则依法依规原则：索赔行为必须符合国家法律法规和相关政策的要求。客观公正原则：以事实为依据，以合同约定为准绳，客观公正地处理索赔事宜。及时有效原则：及时发现供方责任问题，迅速采取措施进行索赔，确保公司损失得到有效弥补。二、索赔范围1.产品质量问题供方提供的产品不符合合同约定的质量标准，如性能指标不达标、外观有缺陷、材质不符等。产品在保质期内出现质量问题，经检验确属供方责任。2.交货期延误供方未按照合同约定的交货期按时交付货物，影响公司生产进度和订单交付。因供方原因导致交货期延误，给公司造成额外的费用支出，如加急运输费、客户索赔费等。3.服务质量问题供方提供的服务未达到合同约定的标准，如售后服务不及时、技术支持不到位等。因服务质量问题给公司或客户造成损失的，公司有权向供方索赔。4.其他违约行为供方违反合同约定的其他条款，如包装要求、运输方式、知识产权等，给公司造成损失的。三、索赔流程1.问题发现与反馈公司各相关部门在生产经营过程中发现供方存在责任问题时，应及时填写《供方责任问题反馈表》，详细描述问题的发生时间、地点、现象、影响等，并附上相关证据，如检验报告、照片、视频等。将《供方责任问题反馈表》提交至采购部门，采购部门负责对问题进行初步核实和登记。2.采购部门调查与评估采购部门接到反馈后，应立即组织相关人员对问题进行调查，与供方沟通了解情况，收集相关资料和证据。根据调查结果，对问题的性质、严重程度、损失情况等进行评估，确定是否需要向供方索赔以及索赔的金额和范围。3.索赔通知如决定向供方索赔，采购部门应起草《索赔通知书》，明确指出供方的责任问题、索赔依据、索赔金额、索赔期限等内容。将《索赔通知书》发送给供方，并要求供方在规定的期限内给予书面答复。4.供方答复与协商供方收到《索赔通知书》后，应在规定的期限内进行书面答复，对问题进行说明和解释，并提出自己的意见和解决方案。采购部门与供方就索赔事宜进行协商，根据双方的沟通情况，寻求达成一致的解决方案。如协商成功，双方应签订《索赔协商协议》，明确双方的权利和义务。5.索赔审批如协商不成，采购部门应将索赔事宜提交至公司相关领导进行审批。审批时应提交《索赔通知书》、供方答复、协商记录、损失评估报告等相关资料。公司领导根据审批权限进行审批，批准后下达《索赔审批决定书》，明确是否同意索赔以及索赔的具体内容。6.索赔执行采购部门根据《索赔审批决定书》，负责组织实施索赔工作。如涉及财务支付，应按照公司财务制度办理相关手续。对于索赔金额较小的情况，可直接从应付供方货款中扣除；对于索赔金额较大的情况，可通过法律途径或其他方式追讨。7.跟踪与反馈在索赔执行过程中，采购部门应跟踪索赔进展情况，及时与供方沟通协调，确保索赔工作顺利进行。索赔完成后，采购部门应填写《供方责任索赔处理结果报告》，总结索赔工作的经验教训，提出改进措施和建议，反馈给相关部门。四、索赔证据收集与管理1.证据种类产品质量检验报告、测试报告、不合格品记录等。交货记录、运输单据、物流信息等，证明交货期延误的证据。服务合同、服务记录、客户投诉记录等，证明服务质量问题的证据。合同文件、订单、往来信函、会议纪要等，证明双方合同约定和供方违约行为的证据。照片、视频、音频等视听资料，直观反映问题情况的证据。其他与索赔相关的证据。2.证据收集要求证据应真实、合法、有效，能够充分证明供方的责任问题和公司的损失情况。证据应及时收集，在问题发生后尽快获取相关资料和记录，确保证据的完整性和准确性。收集证据时应注意证据的来源和形式，确保证据的合法性和可采信性。3.证据管理建立供方责任索赔证据档案，对收集到的证据进行分类整理、编号登记，并妥善保管。证据档案应包括证据清单、证据原件或复印件、证据说明等内容，便于查阅和使用。定期对证据档案进行检查和维护，确保证据的安全和完整。五、索赔金额计算1.产品质量问题索赔金额计算对于因产品质量问题导致的直接损失，如原材料报废、返工费用、维修费用等，按照实际发生的金额计算索赔金额。对于因产品质量问题给公司造成的间接损失，如客户索赔、订单延误损失、市场声誉损失等，根据相关证据和实际情况进行合理估算。如产品质量问题导致公司无法使用或销售该产品，可按照合同约定的价格扣除残值后的金额计算索赔金额。2.交货期延误索赔金额计算因交货期延误给公司造成的额外费用支出，如加急运输费、仓储费、客户索赔费等，按照实际发生的金额计算索赔金额。对于因交货期延误导致公司订单延误损失，根据订单利润、客户关系影响等因素进行合理估算。3.服务质量问题索赔金额计算因服务质量问题给公司造成的直接损失，如服务费用增加、客户索赔费用等，按照实际发生的金额计算索赔金额。对于因服务质量问题给公司造成的间接损失，如市场份额下降、客户满意度降低等，根据相关证据和实际情况进行合理估算。4.其他违约行为索赔金额计算因供方违反合同约定的其他条款给公司造成损失的，按照实际损失金额计算索赔金额。如涉及违约金的，按照合同约定执行。六、供方责任认定与争议解决1.责任认定依据以双方签订的合同约定为主要依据，明确双方的权利和义务，判断供方是否存在违约行为。国家法律法规、行业标准和规范等也是责任认定的重要参考依据。如有质量协议、技术协议等补充协议，应结合其约定进行责任认定。2.争议解决方式协商解决：双方首先应通过友好协商的方式解决争议，寻求达成一致的解决方案。第三方调解：如协商不成，可由双方共同认可的第三方机构进行调解，如行业协会、仲裁机构等。仲裁或诉讼：如调解仍无法解决争议，可根据合同约定或相关法律法规，选择仲裁或向人民法院提起诉讼。七、监督与考核1.监督机制公司建立供方责任索赔监督机制，定期对索赔工作进行检查和评估，确保索赔流程的规范执行和索赔结果的有效落实。审计部门负责对索赔工作进行审计监督，检查索赔证据的真实性、合法性和索赔金额的合理性。2.考核指标采购部门应将供方责任索赔工作纳入绩效考核体系，设定相应的考核指标，如索赔成功率、索赔金额回收率等。对在索赔工作中表现优秀的部门和个人给予奖励，对工作不力、导