广西某建筑工程有限公司发文管理制度

广西某建筑工程有限公司发文管理制度一、总则（一）目的为了加强广西某建筑工程有限公司（以下简称"公司"）的发文管理，规范发文流程，提高文件传递效率和质量，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各项目组以及下属分支机构的各类文件发布、传递、存档等管理工作。（三）基本原则1.准确规范原则：文件内容应准确无误，符合国家法律法规、行业标准以及公司相关规定，格式规范统一。2.及时高效原则：确保文件的起草、审核、批准、发布等环节高效运转，及时传达公司决策和工作要求。3.安全保密原则：严格遵守公司保密制度，确保文件在传递和存储过程中的安全性，防止文件信息泄露。二、发文分类（一）行政公文1.公司红头文件：用于发布公司重要决策、规章制度、人事任免、重大事项通知等。2.公司便函：用于一般性事务的沟通、协调、告知等。（二）业务文件1.工程技术文件：包括施工图纸、技术方案、施工组织设计、工程变更通知等，用于指导工程项目的施工、管理和技术交流。2.商务文件：如合同文件、投标文件、报价单、商务函件等，涉及公司业务往来中的商务洽谈、合作协议等内容。（三）内部管理文件1.工作计划与总结：各部门、项目组定期提交的工作计划、进度报告、工作总结等，用于公司内部工作安排和绩效评估。2.会议纪要：记录公司各类会议讨论内容和决议的文件，作为会议精神传达和工作执行的依据。三、发文流程（一）文件起草1.主办部门或个人根据工作需要，确定文件主题和内容框架，起草文件初稿。2.文件内容应明确、具体、逻辑清晰，语言简洁易懂，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇。涉及多个部门职责的文件，起草部门应充分征求相关部门意见，确保文件的可行性和可操作性。（二）部门审核1.初稿完成后，起草部门负责人对文件内容进行审核，重点审核文件的准确性、完整性、格式规范性以及与公司现行政策和制度的一致性。2.审核通过后，起草部门将文件提交至相关业务归口部门进行专业审核。业务归口部门根据其职责范围，对文件涉及的业务内容进行审核把关，提出修改意见或建议。（三）会签对于涉及多个部门的重要文件，需进行会签。会签部门应认真阅读文件内容，结合本部门工作实际，提出书面意见和建议。会签完成后，由主办部门负责将各部门意见汇总整理，并对文件进行相应修改。（四）分管领导审批文件经部门审核和会签后，提交至分管领导审批。分管领导应对文件的必要性、合理性、合规性进行全面审查，签署审批意见。如文件内容涉及重大事项或重要决策，需提交公司领导班子会议审议。（五）编号登记1.经审批通过的文件，由行政部门负责进行编号登记。编号规则应确保文件编号的唯一性和系统性，便于文件的查询和管理。2.登记内容包括文件编号、文件名称、发文部门、发文日期、密级、主送部门、抄送部门、附件等信息。（六）排版印制1.行政部门根据文件审批意见和登记信息，对文件进行排版。排版应符合公司统一的格式标准，确保文件的规范性和美观性。2.文件排版完成后，进行印制。印制数量应根据文件的发放范围和存档要求合理确定，确保文件供应充足且不过量浪费。（七）盖章分发1.文件印制完成后，由行政部门加盖公司公章或相关业务专用章。盖章应严格按照公司印章管理制度执行，确保印章使用的合法性和严肃性。2.行政部门根据文件的主送部门和抄送部门，进行文件分发。分发方式可采用纸质文件邮寄、专人送达或电子文件传输等方式，确保文件及时、准确地传递到相关部门和人员手中。（八）文件存档1.文件分发后，行政部门负责将文件原稿、审批稿、电子文档等进行整理归档。归档应按照公司档案管理制度的要求，分类存放，便于查询和查阅。2.定期对归档文件进行清理和核对，确保文件的完整性和准确性。对于已过期或不再使用的文件，按照规定进行销毁处理，防止文件资料的积压和浪费。四、发文格式要求（一）页面设置1.一般采用A4纸型，页边距上、下、左、右均为2.5厘米。2.每行字数一般不超过35个字，每页行数一般不超过22行。（二）字体字号1.一般用二号宋体加粗，居中排列。2.正文：一般用三号仿宋体，段落首行缩进2个字符。3.一级用三号黑体，序号用"一、""二、""三、"等。4.二级用三号楷体，序号用"（一）""（二）""（三）"等。5.三级用三号仿宋体加粗，序号用"1.""2.""3."等。6.四级用三号仿宋体，序号用"（1）""（2）""（3）"等。（三）行距正文行距一般为固定值28磅，标题与正文之间空一行。（四）页码页码一般位于页面底部居中位置，用阿拉伯数字标注，格式为"1""2""3"等。（五）落款文件落款应注明发文部门名称，并加盖公章。发文日期用阿拉伯数字标注，位于落款下方，年、月、日齐全。（六）附件如有附件，应在正文后空一行注明附件名称及序号，并按照附件顺序依次附在文件后面。附件应与正文一起装订，并在附件首页左上角注明"附件"字样及附件序号。五、发文密级管理（一）密级划分1.绝密：涉及公司核心商业机密、重大战略决策等重要信息，一旦泄露将给公司带来极其严重的损失。2.机密：涉及公司重要业务信息、技术资料、财务数据等，泄露后可能对公司造成较大损失。3.秘密：涉及公司一般性业务信息、内部管理规定等，泄露后可能对公司正常运营产生一定影响。（二）密级标识在文件首页左上角显著位置标注密级，如"绝密★""机密★""秘密★"字样，并根据保密期限标注保密期限，如"绝密★长期""机密★5年""秘密★3年"等。（三）保密措施1.严格限定知悉范围：密级文件的发放和传阅应严格按照公司保密制度规定的知悉范围进行，严禁擅自扩大知悉范围。2.专人管理：指定专人负责密级文件的收发、传递、保管等工作，确保文件安全。3.存储安全：密级文件应存储在专门的保密设备中，如加密硬盘、保险柜等，并采取相应的加密措施，防止文件被非法获取或篡改。4.销毁处理：对于过期或不再使用的密级文件，应按照公司保密制度规定的程序进行销毁处理，确保文件信息彻底消除。六、发文信息化管理（一）电子文件管理系统建设公司应建立完善的电子文件管理系统，实现文件的起草、审核、审批、发布、存档等全流程信息化管理。电子文件管理系统应具备文件上传、下载、在线编辑、版本控制、权限管理、检索查询等功能，方便员工随时随地查阅和使用文件。（二）电子文件格式规范电子文件应采用通用的、易于保存和读取的格式，如PDF、DOCX、XLSX等。对于工程图纸等特殊文件，应根据行业标准和公司要求进行格式转换和存储，确保文件的可读性和准确性。（三）电子文件安全管理1.建立电子文件备份制度：定期对电子文件进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，防止数据丢失。2.加强网络安全防护：采取防火墙、入侵检测、加密传输等安全措施，防止电子文件在传输和存储过程中被非法窃取或篡改。3.用户权限管理：根据员工的工作职责和岗位需求，设置不同的电子文件访问权限，确保文件信息的安全性和保密性。七、发文监督与考核（一）监督检查1.行政部门定期对发文工作进行监督检查，重点检查发文流程的执行情况、文件格式的规范性、文件传递的及时性等。2.对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反发文管理制度的行为，按照公司相关规定进行严肃处理。（二）考核评价1.将发文工作纳入部门和员工的绩效考核体系，对发文工作质量高、效率快的部门和个人给予表彰和奖励。2.对发文工作中存在问题较多、影响工作正常开展的部门和个人，进行通报批评，并根据绩效考核结果扣减相应分数。八、附则