商场办公现场“5S”管理规定

商场办公现场“5S”管理规定一、总则（一）目的为了营造整洁、高效、有序的商场办公环境，提升工作效率，确保各项工作顺利开展，特制定本"5S"管理规定。（二）适用范围本规定适用于商场内所有办公区域，包括办公室、会议室、洽谈室、仓库、走廊等相关区域。（三）定义1.整理（SEIRI）：区分要与不要的物品，将不要的物品清除现场。2.整顿（SEITON）：把留下来的必要用的物品依规定位置摆放，并放置整齐加以标识。3.清扫（SEISO）：将工作场所清扫干净，保持环境整洁。4.清洁（SEIKETSU）：将整理、整顿、清扫进行到底，且维持其成果。5.素养（SHITSUKE）：人人依规定行事，养成良好的工作习惯。二、整理（一）办公物品整理1.各部门定期对办公区域物品进行全面检查，区分以下三类物品：必需品：经常使用、每天或每周都要用到的物品，如电脑、打印机、文件资料等。非必需品但需保留：使用频率较低，但在一定时期内可能会用到的物品，如备用办公用品、旧文件等。非必需品且不需要保留：已损坏无法使用、过期或无任何价值的物品，如废弃文件、破旧文具等。2.对于非必需品且不需要保留的物品，统一收集到指定地点，每月定期安排处理。处理方式可包括分类回收、废品变卖等。3.对于非必需品但需保留的物品，应集中存放于仓库或专门的存储区域，并做好标识，注明物品名称、规格、存放日期等信息。（二）文件资料整理1.定期清理文件资料，区分文件的重要性和时效性。重要文件包括合同、报告、政策法规等；时效性文件如通知、报表等，超过保存期限且无参考价值的可进行销毁。2.对留存的文件资料进行分类归档，可按照部门、业务类型、时间顺序等方式进行分类。设立清晰的文件夹标签和档案索引，便于快速查找和使用。3.电子文件应定期进行备份，并按照规范的文件夹结构进行存储。删除不再需要的电子文件，确保存储空间的合理利用。（三）设备设施整理1.检查办公设备设施的使用状况，对于长期闲置、损坏无法修复或已被新设备替代的设备，如旧电脑、打印机等，填写设备报废申请表，经相关部门审批后进行报废处理。2.对于正在使用的设备设施，应确保其摆放整齐、便于操作。暂时不用的设备可放置在指定的闲置区域，并做好防护措施，防止灰尘和损坏。三、整顿（一）办公区域布局整顿1.根据工作流程和功能需求，合理规划办公区域布局。将相关部门或业务相近的区域相邻设置，减少人员走动和沟通成本。2.明确划分各个功能区域，如办公区、会议室、休息区等，并设置明显的标识牌。标识牌应简洁明了，易于识别。3.在办公区域内，为每个员工或工作岗位划定固定的工作区域，个人物品应放置在规定的位置，保持工作区域的整洁和有序。（二）物品摆放整顿1.办公桌上只能摆放与当前工作相关的必需品，如电脑、文件架、文具等。文件应分类放置在文件架内，文具整齐摆放于笔筒或文具盒中。2.办公抽屉内物品应分类整理，贴上标签，便于快速查找。私人物品应放置在专门的抽屉或柜子中，不得随意放置在办公桌上。3.会议室桌椅应摆放整齐，会议用品如投影仪、白板笔、纸张等应放置在固定位置，使用完毕后及时归位。4.仓库内物品应按照类别、规格、型号等进行分区存放，并设置明显的标识牌。货物应摆放整齐，遵循先进先出的原则，便于货物的出入库管理。（三）标识整顿1.在办公区域内设置各类标识，包括安全标识、区域标识、设备标识等。安全标识应符合国家相关标准，提醒员工注意安全事项。2.区域标识应明确标注该区域的名称和功能，如"财务部"、"会议室"等。设备标识应注明设备名称、型号、责任人等信息，便于设备的管理和维护。3.标识应保持清晰、完好，如有损坏或褪色应及时更换。四、清扫（一）清扫责任划分1.各部门负责本部门办公区域的日常清扫工作，明确每位员工的清扫职责，做到责任到人。2.公共区域如走廊、楼梯、电梯间等由专门的清洁人员负责清扫，确保每天定时清扫，保持环境整洁。3.仓库的清扫工作由仓库管理人员负责，定期对仓库进行清扫，清理货物灰尘，检查货物存储状况。（二）清扫标准1.办公桌面应擦拭干净，无灰尘、污渍，文件摆放整齐。电脑屏幕、键盘、鼠标等设备应定期清洁，保持良好的使用状态。2.地面应清扫干净，无杂物、纸屑、灰尘等，定期进行拖地，保持地面光亮。地毯应定期吸尘，去除污渍。3.门窗玻璃应擦拭明亮，无灰尘、水渍。窗台、窗框等部位也应保持清洁。4.会议室桌椅、白板等设施应在每次使用后进行清洁，保持整洁卫生。5.仓库货架、货物应定期清扫，确保货物无灰尘，货架无杂物。仓库地面应保持干燥、清洁，通道畅通无阻。（三）清扫检查1.各部门负责人应定期对本部门的清扫工作进行检查，确保清扫标准的执行。检查结果可纳入部门绩效考核。2.商场管理部门将不定期对办公区域的清扫情况进行抽查，对于清扫不到位的部门或区域，责令其限期整改，并给予相应的处罚。五、清洁（一）清洁制度建立1.制定详细的清洁检查表，明确各区域的清洁项目、清洁标准、清洁频率和责任人。清洁检查表应张贴在各部门显眼位置，便于员工对照执行。2.建立清洁记录档案，记录每次清扫的时间、内容、检查结果等信息。清洁记录应保存至少一年，以便于追溯和分析清洁工作的执行情况。3.定期对清洁制度的执行情况进行评估和总结，根据实际情况对清洁检查表和清洁标准进行调整和完善，确保清洁工作的持续改进。（二）清洁培训与宣传1.定期组织员工参加清洁培训，培训内容包括清洁标准、清扫方法、清洁工具的使用等。通过培训，提高员工的清洁意识和技能水平。2.在办公区域内张贴"5S"管理宣传海报，宣传"5S"管理的理念和重要性，营造良好的"5S"管理氛围。同时，利用内部会议、宣传栏等形式，对"5S"管理工作进行宣传和推广，鼓励员工积极参与。（三）清洁与其他管理工作结合1.将清洁工作与安全管理相结合，通过清扫及时发现安全隐患，如电线老化、地面湿滑等，并及时进行整改，确保办公环境的安全。2.清洁工作与设备维护相结合，在清扫过程中检查设备设施的运行状况，及时发现设备故障和损坏，通知维修人员进行维修，保证设备设施的正常运行。3.清洁工作与企业文化建设相结合，通过整洁有序的办公环境，展现商场的良好形象，提升员工的归属感和自豪感，促进企业文化的发展。六、素养（一）行为规范培训1.制定员工行为规范手册，明确员工在办公区域的言行举止、着装要求、工作纪律等方面的规范。行为规范手册应发放到每位员工手中，并组织员工认真学习。2.定期开展行为规范培训，通过案例分析、角色扮演等方式，让员工深刻理解行为规范的重要性，并掌握正确的行为方式。培训后可进行考核，确保员工熟悉并遵守行为规范。（二）养成良好习惯1.通过日常的"5S"管理活动，引导员工养成良好的工作习惯。如自觉遵守整理、整顿、清扫、清洁的规定，爱护办公环境和公共设施，不随意丢弃垃圾，及时归还借用物品等。2.建立激励机制，对遵守"5S"管理规定、养成良好习惯的员工进行表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予物质奖励等。同时，对违反规定的员工进行批评教育和相应的处罚，以强化员工的纪律意识。（三）团队协作与沟通1.在"5S"管理过程中，强调团队协作精神。各部门之间应相互配合，共同做好办公区域的整理、整顿、清扫等工作。例如，在进行大规模的办公区域调整时，各部门应协同合作，确保调整工作的顺利进行。2.加强员工之间的沟通与交流，鼓励员工提出关于"5S"管理的意见和建议。通过沟通，及时解决"5S"管理过程中出现的问题，不断完善管理规定和方法。同时，良好的沟通氛围也有助于提高工作效率和团队凝聚力。七、监督与考核（一）监督机制1.成立"5S"管理监督小组，由商场管理部门负责人担任组长，各部门负责人为成员。监督小组定期对办公区域的"5S"管理情况进行检查和监督。2.设立"5S"管理意见箱，鼓励员工对办公区域的"5S"管理问题进行举报和反馈。监督小组对员工反馈的问题应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给员工。3.利用监控设备对办公区域进行实时监控，发现不符合"5S"管理规定的行为及时进行纠正。（二）考核标准1.制定详细的"5S"管理考核标准，从整理、整顿、清扫、清洁、素养五个方面对各部门进行量化考核。考核标准应明确各项指标的权重和评分细则。2.考核方式包括定期检查、不定期抽查、员工自评和互评等。定期检查每月进行一次，不定期抽查根据实际情况随时开展。员工自评和互评可每季度进行一次，作为考核结果的参考。3.根据考核得分，将各部门的"5S"管理情况分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。考核得分90分及以上为优秀，8089分为良好，6079分为合格，60分以下为不合格。（三）考核结果应用1.对于"5S"管理考核优秀的部门，给予表彰和奖励，如颁发流动红旗、奖金等。同时，在商场内部进行宣传推广，树立榜样。2.对于考核不合格的部门，责令其限期整改。整改期间，对该部门进行重点监督检查。如在规定期限内仍未达到考核标准，将对部门负责人进行问