M大酒店总经理办公室管理制度

M大酒店总经理办公室管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范M大酒店总经理办公室的各项工作流程，提高工作效率，确保办公室工作的有序开展，为酒店的整体运营提供有力支持。2.适用范围本制度适用于M大酒店总经理办公室全体工作人员。3.基本原则遵守国家法律法规和酒店的各项规章制度。高效、准确、及时地处理各项工作事务。坚持公平、公正、公开的原则，确保各项工作透明化。注重团队协作，加强沟通与协调，共同完成工作任务。二、组织架构与职责1.组织架构总经理办公室设总经理1名，副总经理[X]名，下设行政秘书、机要秘书、外联专员、档案管理员等岗位。2.职责分工总经理全面负责总经理办公室的管理工作，制定办公室工作计划和目标，协调酒店各部门之间的工作关系，代表酒店处理重要对外事务。副总经理协助总经理开展工作，负责分管领域的具体工作安排和落实，监督相关工作的执行情况，及时向总经理汇报工作进展。行政秘书负责办公室日常行政事务的处理，包括文件收发、办公用品管理、会议组织安排、车辆调度等。机要秘书负责酒店重要文件、机密资料的保管和传递，协助总经理处理机要事务，做好保密工作。外联专员负责酒店与外部相关单位和机构的联络与沟通，拓展业务合作关系，处理对外公关事务。档案管理员负责酒店各类档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案资料的完整性和安全性。三、工作流程与规范1.文件管理文件收发行政秘书负责接收各类外来文件，对文件进行初步登记，注明文件名称、文号、发文单位、日期等信息。及时将文件呈送总经理或相关副总经理阅示，并根据领导批示进行文件传阅、交办或存档。发出文件时，由相关人员拟稿，经审核、签发后，行政秘书负责编号、打印、盖章，并按规定的发送渠道进行传递。文件传阅行政秘书根据文件内容和领导分工，确定传阅范围，将文件依次传递给相关人员阅签。传阅过程中，要做好跟踪记录，确保文件及时、准确地传达到每位阅签人员手中，并提醒阅签人员及时归还文件。阅签人员要认真阅读文件，如有批示或意见，应在文件上注明，并及时反馈给行政秘书。文件存档文件处理完毕后，行政秘书按照档案管理规定，对文件进行分类整理，编制档案目录，及时归档保存。档案管理员定期对档案进行检查和清理，确保档案资料的完整和安全，防止档案丢失、损坏或泄密。2.会议管理会议计划行政秘书每月初根据酒店工作安排，制定当月会议计划，明确会议名称、时间、地点、参会人员、会议内容等信息。会议计划经总经理审核后，提前通知相关部门和人员做好准备工作。会议组织会议召开前，行政秘书负责布置会场，准备会议资料、文具等物品，确保会议设施正常运行。提前通知参会人员按时参加会议，并提醒会议注意事项。会议期间，行政秘书要做好会议记录，详细记录会议讨论内容、决议事项、责任人及完成时间等。会议纪要会议结束后，行政秘书及时整理会议纪要，经参会人员确认后，报总经理审批。会议纪要要准确、客观地反映会议内容和决议，明确工作任务和要求，及时分发给相关部门和人员，并督促落实。3.办公用品管理采购计划行政秘书定期对办公用品库存进行盘点，根据实际使用情况和库存数量，制定办公用品采购计划。采购计划经副总经理审核后，报总经理批准。采购实施行政秘书按照批准的采购计划，选择合格的供应商进行采购，确保办公用品的质量和价格合理。采购过程中要严格遵守酒店的采购制度，签订采购合同，办理相关审批手续。入库管理办公用品到货后，行政秘书负责组织验收，核对物品的名称、规格、数量、质量等是否与采购合同一致。验收合格后，办理入库手续，填写入库单，将办公用品妥善存放于仓库。领用发放各部门根据工作需要，填写办公用品领用申请表，经部门负责人签字后，到行政秘书处领取。行政秘书按照申请表发放办公用品，并做好领用记录，定期对领用情况进行统计分析。4.车辆管理车辆调度行政秘书负责酒店车辆的调度安排，根据工作需要合理调配车辆，确保车辆使用效率最大化。用车部门提前填写用车申请表，注明用车时间、地点、事由等信息，经部门负责人签字后，交行政秘书审核。行政秘书根据车辆使用情况和申请先后顺序，安排车辆，并及时通知驾驶员做好出车准备。驾驶员管理驾驶员要严格遵守交通法规和酒店的车辆管理制度，按时完成出车任务，确保行车安全。驾驶员要定期对车辆进行维护保养，保持车辆整洁卫生，发现问题及时报告并维修。行政秘书负责对驾驶员的工作表现进行考核，定期统计驾驶员的出车情况、油耗等数据。车辆费用管理车辆的燃油费、过路费、维修费等费用由行政秘书统一审核报销，严格控制车辆费用支出。行政秘书定期对车辆费用进行统计分析，发现异常情况及时查找原因并采取措施进行整改。四、保密制度1.保密范围酒店的商业秘密，包括经营策略、客户信息、财务数据、技术资料等。总经理办公室的文件、资料、会议记录等内部信息。涉及酒店重要活动、决策等尚未公开的信息。2.保密措施机要秘书负责重要文件、机密资料的保管，设置专门的保密柜，确保文件资料的安全存放。工作人员在处理涉及保密信息的工作时，要严格遵守保密规定，不得随意泄露机密内容。严禁在私人通信、网络聊天等场合谈论酒店的保密信息。对外交流与合作中，如涉及酒店保密信息，要事先经过审批，并签订保密协议。3.保密监督与检查总经理办公室定期对保密制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。对违反保密制度的行为，要视情节轻重给予相应的处罚，直至追究法律责任。五、工作纪律与行为规范1.考勤制度工作人员应严格遵守酒店的考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。请假需提前填写请假申请表，按照规定的审批权限进行审批。行政秘书负责统计工作人员的考勤情况，每月公布考勤结果。2.工作态度工作人员要保持积极主动的工作态度，认真履行工作职责，按时、高质量地完成工作任务。对待同事要热情友好，团结协作，不得推诿扯皮、相互指责。对待客人要礼貌周到，提供优质的服务，树立酒店良好形象。3.廉洁自律工作人员要严格遵守廉洁自律的各项规定，不得利用职务之便谋取私利。严禁接受供应商、客户等的贿赂、回扣或其他不正当利益。不得参与任何形式的赌博、色情等违法违纪活动。六、培训与发展1.培训计划总经理办公室根据酒店发展需求和工作人员实际情况，制定年度培训计划，明确培训内容、方式、时间等安排。2.培训内容业务知识培训，包括酒店运营管理、行政管理、文秘写作等方面的知识。技能培训，如办公软件操作、沟通技巧、会议组织等技能。职业道德培训，增强工作人员的职业操守和责任感。3.培训方式内部培训，邀请酒店内部专家或经验丰富的员工进行授课。外部培训，选派工作人员参加外部专业培训机构举办的培训课程。在线学习，鼓励工作人员利用网络资源进行自主学习。4.培训考核培训结束后，对工作人员进行考核，考核方式包括考试、撰写培训心得、实际操作等。考核结果作为工作人员晋升、奖励、薪酬调整的重要依据。七、绩效考核与激励机制1.绩效考核指标工作任务完成情况，包括工作质量、工作效率、工作进度等方面的考核。工作态度，如责任心、积极性、协作精神等方面的评价。工作创新，鼓励工作人员提出创新性的工作思路和方法。2.绩效考核周期绩效考核每季度进行一次，由总经理办公室负责组织实施。3.激励机制对绩效考核优秀的工作人员