基建工程档案管理制度汇编

基建工程档案管理制度汇编一、总则1.目的为加强基建工程档案管理，确保基建工程档案的完整、准确、系统和有效利用，特制定本管理制度。基建工程档案是工程项目建设全过程的真实记录，对于工程的竣工验收、后期维护、改建扩建以及项目管理等具有重要意义。2.适用范围本制度适用于公司所有基建工程项目，包括新建、改建、扩建的建筑物、构筑物、市政工程、设备安装工程等。3.管理原则基建工程档案管理遵循统一领导、分级管理、同步归档、集中保管的原则。各部门和项目参建单位应明确职责，密切配合，确保档案管理工作与工程建设同步进行。二、档案管理职责1.建设单位职责建立健全基建工程档案管理体系，明确档案管理部门和人员职责。负责制定基建工程档案管理制度和工作流程，并监督执行。组织协调各参建单位的档案管理工作，对档案工作进行指导、检查和考核。收集、整理、汇总和保管本单位形成的基建工程档案，并按规定向有关部门移交。参与工程竣工验收，对档案资料进行审查，确保档案资料符合验收要求。2.勘察设计单位职责负责收集、整理本单位在工程勘察、设计过程中形成的文件资料，并按合同要求向建设单位移交。对工程变更设计文件及时进行整理归档，并确保文件的准确性和完整性。协助建设单位做好工程档案的编制和整理工作，提供相关技术资料和咨询服务。3.施工单位职责建立健全项目档案管理体系，配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位施工过程中档案资料的收集、整理、归档工作。按照工程进度和档案管理要求，及时整理施工过程中形成的各种文件资料，包括施工技术文件、施工记录、试验检测报告、质量验收资料、工程变更资料等，并确保文件资料真实、准确、完整。在工程竣工验收前，将整理好的施工档案资料移交建设单位审核，对审核提出的问题及时进行整改。负责向建设单位提供工程竣工图，并确保竣工图与工程实际相符。4.监理单位职责负责监督检查施工单位的档案管理工作，对施工单位提交的档案资料进行审核和签认。收集、整理本单位在工程监理过程中形成的文件资料，包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等，并按规定向建设单位移交。协助建设单位做好工程档案的整理和归档工作，对工程档案的完整性、准确性进行审查。参与工程竣工验收，对档案资料进行审查，提出监理意见。三、档案收集与整理1.收集范围基建工程档案收集范围包括工程项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。具体如下：工程项目前期文件：项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。设计文件：初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件、图纸会审记录等。施工文件：施工组织设计、施工技术交底、施工日志、工程测量记录、材料设备质量证明文件、试验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录、工程变更资料等。监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告、监理工作总结等。竣工验收文件：工程竣工验收报告、工程竣工备案表、工程质量保修书、竣工图等。2.收集要求各参建单位应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整。档案资料应真实反映工程建设实际情况，不得伪造、篡改。对纸质文件和电子文件应同时进行收集，电子文件应采用通用格式存储，并确保其可读性和完整性。收集的档案资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全。3.整理原则基建工程档案整理应遵循以下原则：分类科学：按照工程项目的形成规律和特点，对档案资料进行分类整理，便于查找和利用。组卷合理：根据档案资料的数量和内容，合理组卷，每卷厚度不宜过厚，一般以2030mm为宜。编号规范：对每卷档案资料应进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。装订整齐：对纸质档案资料应进行装订，装订应牢固、整齐，不得缺页、掉页。4.整理方法工程项目前期文件：按文件形成时间顺序排列，每类文件单独组卷。设计文件：按专业分类，先初步设计文件，后施工图设计文件，设计变更文件随相应专业图纸一并组卷。施工文件：按施工阶段和专业分类，施工技术文件、施工记录、试验检测报告、质量验收资料等分别组卷，工程变更资料单独组卷。监理文件：按监理工作阶段和文件类型分类，监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等分别组卷。竣工验收文件：按文件类型分类，工程竣工验收报告、工程竣工备案表、工程质量保修书、竣工图等分别组卷。四、档案归档与保管1.归档时间工程项目前期文件应在项目立项后及时归档。设计文件应在设计任务完成后归档。施工文件应随工程进度同步归档，分部工程验收合格后，施工单位应将该分部工程的档案资料整理归档；单位工程竣工验收前，施工单位应将全部施工档案资料整理归档。监理文件应随工程监理工作进展及时归档。竣工验收文件应在工程竣工验收后3个月内归档。2.归档要求各参建单位应按照档案管理要求，将整理好的档案资料一式多份移交建设单位。建设单位应审查档案资料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案资料应退回参建单位进行整改。归档的档案资料应编制档案目录，档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，并装订成册。电子档案应与纸质档案同时归档，电子档案应存储在耐久性好的载体上，并确保其可读性和完整性。电子档案应编制相应的目录，并建立索引，便于查找和利用。3.保管期限基建工程档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体如下：永久保管：工程项目前期文件、涉及工程质量和安全的重要文件、工程竣工验收文件等应永久保管。长期保管：工程设计文件、施工文件、监理文件等一般应长期保管，保管期限为50年。短期保管：一般性文件资料，如施工过程中的一般性通知、联系单等，保管期限为10年。4.保管方式基建工程档案应集中保管在建设单位的档案管理部门。档案管理部门应配备专门的档案库房，确保档案存放安全、整洁、有序。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。对电子档案应进行异地备份，确保档案数据的安全性。五、档案查阅与利用1.查阅权限本单位人员因工作需要查阅基建工程档案，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。外单位人员查阅基建工程档案，应持有单位介绍信，并填写档案查阅申请表，经建设单位档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅重要档案资料还应经建设单位分管领导批准。查阅档案资料应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案资料带出档案管理部门。如需借阅，应办理借阅手续，并在规定时间内归还。2.查阅要求查阅人员应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。查阅人员如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按规定办理复印手续。查阅人员查阅档案资料后，应及时将档案资料归还档案管理部门，并办理归还手续。3.利用服务档案管理部门应积极为工程建设、维护、改建扩建等提供档案资料利用服务，根据查阅人员的需求，及时准确地提供相关档案资料。档案管理部门应定期对基建工程档案的利用情况进行统计分析，了解档案资料的利用需求和利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。六、档案鉴定与销毁1.鉴定组织基建工程档案鉴定工作由建设单位档案管理部门组织，成立档案鉴定小组。档案鉴定小组由建设单位档案管理部门负责人、相关专业技术人员、监理单位代表、施工单位代表等组成。2.鉴定内容档案鉴定小组应根据基建工程档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定。鉴定内容包括档案的完整性、准确性、系统性、真实性以及档案的保存价值等。3.鉴定程序档案管理部门定期清理到期档案，列出档案清单，提交档案鉴定小组进行鉴定。档案鉴定小组对到期档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。对拟销毁的档案，档案鉴定小组应编制档案销毁清册，经建设单位分管领导批准后，方可销毁。4.销毁要求档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关部门共同派员监销。监销人员应认真核对档案销毁清册，确保销毁的档案与清册一致。销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、监督与考核1.监督检查建设单位档案管理部门应定期对各参建单位的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案资料的收集整理情况、档案归档情况等。对监督检查中发现的问题，建设单位应及时下达整改通知书，要求参建单位限期整改。参建单位应将整改情况及时反馈建设单位。2.考核评价建设单位应建立基建工程档案管理考核评价制度，对各参建单位的档案管理工作进行考核评价。考核评价内容包括档案管理工作组织情况、档案资料质量、档案归档及时性等。考核评