维护项目资料档案管理制度

维护项目资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强维护项目资料档案的管理，确保资料档案的完整性、准确性、系统性和安全性，提高资料档案的利用价值，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有维护项目资料档案的管理，包括但不限于维护项目的策划、实施、验收等过程中形成的各类文件、记录、报表、图纸等资料。（三）职责分工1.项目经理负责组织、协调维护项目资料档案的收集、整理、归档工作，确保项目资料档案的完整性和准确性。对项目资料档案的真实性、准确性和完整性负责，并在项目结束后及时将资料档案移交公司档案室。2.项目资料员具体负责维护项目资料档案的日常收集、整理、分类、编号、装订等工作，建立资料档案台账，记录资料档案的出入库情况。协助项目经理进行资料档案的审核和把关，确保资料档案符合相关标准和要求。负责资料档案的存储、保管和借阅管理，定期对资料档案进行清查和盘点，确保资料档案的安全。3.公司档案室负责制定和完善公司资料档案管理制度，指导和监督各项目的资料档案管理工作。接收和保管各项目移交的资料档案，建立公司统一的资料档案数据库，实现资料档案的信息化管理。负责资料档案的查阅、借阅、复印等服务工作，确保资料档案的合理利用。二、资料档案的收集与整理（一）收集范围1.项目策划阶段项目立项文件，包括项目可行性研究报告、项目批复文件等。项目策划书，包括项目目标、任务分解、进度计划、质量计划、安全计划等。项目招投标文件，包括招标文件、投标文件、中标通知书等。2.项目实施阶段设计文件，包括施工图纸、设计变更通知、技术交底等。施工组织设计，包括施工方案、施工进度计划、施工平面布置图等。施工过程记录，包括施工日志、质量检验记录、安全检查记录、材料设备验收记录等。工程签证单，包括设计变更签证、工程量签证、费用签证等。工程进度报表，包括月进度报表、季进度报表、年进度报表等。工程质量验收资料，包括分项工程验收记录、分部工程验收记录、单位工程验收记录等。工程安全资料，包括安全生产许可证、安全管理制度、安全培训记录、安全事故报告等。工程结算资料，包括工程结算书、工程量清单、材料价格清单等。3.项目验收阶段项目竣工验收报告，包括工程竣工报告、工程质量评估报告、工程安全评估报告等。项目竣工资料，包括竣工图纸、竣工资料清单、工程总结等。项目审计报告，包括工程结算审计报告、财务审计报告等。（二）收集要求1.项目资料员应及时收集项目实施过程中产生的各类资料，确保资料的真实性、准确性和完整性。2.资料的收集应按照相关标准和要求进行，做到分类明确、编号规范、签字齐全。3.对于重要资料和关键数据，应进行备份，确保资料的安全性。（三）整理方法1.资料档案应按照项目阶段进行分类整理，每个阶段的资料再按照文件类型进行细分。2.对每份资料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.资料档案应进行装订，装订应整齐、牢固，便于查阅和保管。4.建立资料档案目录，目录应包括资料名称、编号、日期、保管期限等信息，便于快速查找和检索。三、资料档案的归档与保管（一）归档流程1.项目资料员在资料整理完成后，应填写《资料档案归档申请表》，经项目经理审核签字后，提交公司档案室。2.公司档案室收到《资料档案归档申请表》后，应进行审核，审核通过后，办理资料档案的接收手续，并在《资料档案归档申请表》上签字确认。3.公司档案室按照资料档案的分类和编号，将资料档案存入相应的档案柜或档案盒中，并建立电子档案数据库。（二）保管期限1.维护项目资料档案的保管期限应根据国家相关法律法规和公司规定执行，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。3.具体保管期限如下：项目立项文件、项目策划书、项目招投标文件等资料档案，保管期限为长期。设计文件、施工组织设计、施工过程记录、工程签证单、工程进度报表、工程质量验收资料、工程安全资料等资料档案，保管期限为中期。工程结算资料、项目竣工验收报告、项目竣工资料、项目审计报告等资料档案，保管期限为短期。（三）保管要求1.公司档案室应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案盒、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保资料档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家相关标准要求。3.资料档案应按照类别和编号顺序存放，便于查找和管理。4.定期对资料档案进行清查和盘点，确保资料档案的数量和质量与档案台账一致。5.对于破损、褪色、变质等不符合保管要求的资料档案，应及时进行修复或复制，确保资料档案的完整性。四、资料档案的查阅与借阅（一）查阅流程1.因工作需要查阅资料档案的人员，应填写《资料档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经所在部门负责人审核签字后，提交公司档案室。2.公司档案室收到《资料档案查阅申请表》后，应进行审核，审核通过后，办理资料档案的查阅手续，并安排专人陪同查阅。3.查阅人员应在指定的查阅地点查阅资料档案，不得擅自将资料档案带出查阅地点。查阅过程中应爱护资料档案，不得在资料档案上涂改、标记、损坏等。4.查阅结束后，查阅人员应及时将资料档案归还公司档案室，并在《资料档案查阅申请表》上签字确认。（二）借阅流程1.因工作需要借阅资料档案的人员，应填写《资料档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，经所在部门负责人审核签字后，提交公司档案室。2.公司档案室收到《资料档案借阅申请表》后，应进行审核，审核通过后，办理资料档案的借阅手续，并收取一定的借阅押金。3.借阅人员应在借阅期限内归还资料档案，如需延长借阅期限，应提前向公司档案室提出申请，经批准后方可延长。4.借阅人员应妥善保管借阅的资料档案，不得转借他人，不得在资料档案上涂改、标记、损坏等。如发现资料档案有损坏或丢失情况，应及时向公司档案室报告，并承担相应的赔偿责任。5.借阅结束后，借阅人员应及时将资料档案归还公司档案室，并在《资料档案借阅申请表》上签字确认。公司档案室在确认资料档案无损坏或丢失情况后，退还借阅押金。（三）查阅与借阅限制1.涉及公司机密的资料档案，未经公司领导批准，不得查阅和借阅。2.查阅和借阅资料档案的人员，应严格遵守公司的保密制度，不得泄露资料档案的内容。3.资料档案的查阅和借阅应严格按照规定的流程进行，不得擅自扩大查阅和借阅范围。五、资料档案的销毁（一）销毁条件1.资料档案已超过保管期限，且无继续保存价值的。2.资料档案因保管不善，已破损、褪色、变质等，无法修复或复制的。3.资料档案涉及的项目已终止，且无其他用途的。（二）销毁流程1.公司档案室应定期对资料档案进行清查和盘点，对于符合销毁条件的资料档案，应填写《资料档案销毁申请表》，注明销毁资料档案的名称、编号、数量、保管期限等信息，经公司领导批准后，进行销毁。2.销毁资料档案时，应安排专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。3.销毁完成后，监销人员应在《资料档案销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录在案。（三）销毁记录1.公司档案室应建立资料档案销毁记录台账，记录资料档案的销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁数量等信息。2.资料档案销毁记录台账应保存至少5年，以备查阅。六、监督与考核（一）监督检查1.公司档案室应定期对各项目的资料档案管理工作进行监督检查，检查内容包括资料档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等情况。2.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关项目限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.公司将资料档案管理工作纳入项目绩效考核体系，对资料档案管理工作成绩突出的项目和个人进行表彰和奖励。2.对于资料档案管理工作不符合要求的项目和个人，