鞍山钢铁集团公司档案管理办法

鞍山钢铁集团公司档案管理办法第一章总则第一条目的为加强鞍山钢铁集团公司（以下简称"集团公司"）档案管理，有效保护和利用档案，提高公司管理水平和工作效率，依据国家有关法律法规，结合集团公司实际情况，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于集团公司总部及所属各单位档案的管理。第三条定义本办法所称档案，是指集团公司在生产经营、管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括文件、合同、报表、图纸、声像、电子数据等。第四条管理原则档案管理遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则。第二章管理体制与职责第五条集团公司档案管理机构及职责集团公司设立档案管理部门，负责统筹规划、组织协调和监督指导全公司的档案管理工作，主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定集团公司档案管理规章制度并组织实施。2.负责集团公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作。3.指导所属各单位档案管理工作，组织开展档案业务培训和交流活动。4.参与集团公司重大项目和重要活动的档案管理工作，确保档案的完整与准确。5.负责集团公司档案信息化建设，推进档案数字化管理。第六条所属单位档案管理机构及职责所属各单位应设立档案管理部门或指定专人负责本单位档案管理工作，接受集团公司档案管理部门的业务指导和监督，主要职责包括：1.贯彻执行集团公司档案管理规章制度，制定本单位档案管理实施细则。2.负责本单位各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作。3.向集团公司档案管理部门移交应归档的档案。4.配合集团公司档案管理部门开展档案业务工作。第三章档案的形成与收集第七条档案形成部门职责各部门应明确专人负责本部门档案的形成、积累和整理工作，确保档案的真实、完整、准确，并按照规定及时向本单位档案管理部门移交。第八条收集范围1.上级机关颁发的与集团公司有关的文件、指示、规定等。2.集团公司在生产经营、管理活动中形成的各类文件、合同、协议、报表、计划、总结、技术资料、图纸等。3.集团公司所属单位上报的文件、资料及工作汇报等。4.集团公司对外交往活动中形成的文件、资料、信件、证书等。5.集团公司重要会议、重大活动形成的文件、记录、纪要、声像资料等。6.集团公司科研项目、技术改造、基本建设等项目形成的文件、资料、图纸、验收报告等。7.集团公司职工在工作中形成的有保存价值的文件、资料、成果等。8.其他具有保存价值的档案。第九条收集要求1.档案形成部门应及时收集本部门在各项工作中产生的档案，做到随办随归。2.收集的档案应齐全完整，字迹清晰，签署完备，载体和格式符合要求。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的质量。第四章档案的整理与归档第十条整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第十一条整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录。2.科技档案按照项目、专业、阶段进行分类整理，建立项目档案卷册，编制档案目录。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，编制会计档案目录。4.声像档案按照载体形式、内容进行分类整理，编制声像档案目录。5.电子档案按照存储格式、内容进行分类整理，建立电子档案数据库，编制电子档案目录。第十二条归档要求1.各单位档案管理部门应定期对收集的档案进行整理，符合归档要求的及时归档。2.归档的档案应编制归档文件目录或移交清单，一式两份，一份随档案保存，一份由档案管理部门留存。3.归档时间：文书档案应在次年上半年归档；科技档案应在项目结束后三个月内归档；会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案管理部门保管；声像档案应在活动结束后一个月内归档；电子档案应定期归档。第五章档案的保管第十三条保管场所集团公司及所属各单位应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、柜、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。第十四条保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.对不同载体的档案应采取相应的保管措施，防止档案损坏、变质和丢失。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整和可读。第十五条档案的鉴定与销毁1.集团公司档案管理部门应定期对保管的档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，经单位主管领导批准后进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和档案信息的保密。4.档案销毁清册应永久保存。第六章档案的利用第十六条利用范围集团公司档案主要供本单位内部查阅使用，同时根据国家有关规定，为上级机关、司法机关及其他有关单位提供查阅服务。第十七条利用手续1.本单位内部人员查阅档案，应填写档案查阅登记表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，应持单位介绍信，注明查阅目的、范围和内容，经集团公司档案管理部门负责人批准后，办理查阅手续。3.查阅重要档案或涉及机密的档案，应经单位主管领导批准。第十八条利用方式1.档案管理部门应设立档案查阅室，为利用者提供档案查阅服务。利用者应在查阅室内查阅档案，不得将档案带出查阅室。2.对需要复制的档案，利用者应填写档案复制申请表，经批准后，由档案管理部门负责复制。复制档案应注明出处，并加盖档案管理部门印章。3.档案管理部门可根据利用者的需求，提供档案资料汇编、专题研究等服务。第十九条保密要求1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及机密的档案应妥善保管，不得泄露。2.利用者查阅档案时，应遵守保密规定，不得擅自摘抄、复制、传播档案内容。3.档案查阅登记表、档案复制申请表等应妥善保管，不得随意丢弃。第七章档案的信息化管理第二十条信息化建设目标集团公司应加强档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平。第二十一条信息化管理要求1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、存储、检索和利用。2.对纸质档案进行数字化处理，建立数字化档案数据库，实现档案信息的共享。3.加强电子档案的安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，防止电子档案信息泄露和损坏。4.定期对电子档案管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。第二十二条电子档案的归档与管理1.电子档案应按照归档要求进行整理和存储，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。2.电子档案的元数据应齐全、准确，与电子档案内容建立有机联系。3.电子档案应与纸质档案同步归档，实行双套制管理。4.电子档案的保管期限应与纸质档案一致，按照电子档案管理系统的规定进行存储和管理。第八章奖励与处罚第二十三条奖励对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，集团公司给予表彰和奖励。第二十四条处罚对违反本办法规定，造成档案损失或泄露的单位和个人，集团公司将视情节轻重，给予批评教育、责令改正、经济处罚等处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第九章附则第二十五条解释权本办法由集团公司