旅行社合同管理制度

旅行社合同管理制度一、总则1.目的为加强旅行社合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护旅行社的合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规及行业规范，结合本旅行社实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于本旅行社与游客、供应商、合作伙伴等签订的各类合同。3.基本原则合同管理应遵循依法合规、公平公正、诚实守信、全程管控的原则。确保合同的签订、履行符合法律法规要求，保障各方合法权益，维护良好的市场秩序。

二、合同管理机构及职责1.合同管理领导小组组成：由旅行社总经理担任组长，副总经理担任副组长，各部门负责人为成员。职责负责制定和修订旅行社合同管理制度。审议重大合同的签订、变更、解除等事项。协调解决合同管理过程中的重大问题。2.业务部门职责负责合同的洽谈、起草、初审等工作。按照合同约定组织实施旅游业务，及时反馈合同履行情况。配合处理合同纠纷。3.法务部门（如有）职责负责对合同进行法律审查，提出法律意见和风险防范建议。参与合同纠纷的处理，提供法律支持。4.财务部门职责负责审核合同中的财务条款，确保财务收支的合理性和合规性。根据合同约定进行款项收付，并做好财务记录。配合处理与合同相关的财务问题。5.行政部门职责负责合同文本的统一编号、归档、保管等工作。监督合同管理制度的执行情况。

三、合同签订管理1.合同签订流程业务洽谈业务部门与对方就旅游业务的内容、标准、价格、履行期限等事项进行洽谈，形成初步意向。合同起草业务部门根据洽谈结果起草合同文本，明确双方的权利义务、服务内容、价格、违约责任等条款。合同文本应使用规范的语言文字，表述清晰、准确、完整。初审业务部门将起草好的合同文本提交本部门负责人进行初审，重点审查合同条款是否符合业务要求、权利义务是否对等、违约责任是否明确等。初审通过后，交送其他相关部门会签。会签财务部门对合同中的财务条款进行审核，法务部门（如有）对合同进行法律审查，提出审核意见。各部门会签后，将合同文本及审核意见一并返回业务部门。修改完善业务部门根据各部门的审核意见对合同文本进行修改完善，确保合同内容合法合规、公平合理。审批修改后的合同文本提交合同管理领导小组审批。重大合同需经旅行社总经理办公会审议通过。审批通过后，方可签订合同。签订盖章由业务部门负责与对方当事人签订合同，并加盖旅行社合同专用章。合同签订后，应及时将合同副本分送各相关部门。2.合同签订注意事项主体资格审查签订合同前，应审查对方当事人的主体资格、经营范围、资信状况等，确保对方具有签订合同的合法资格和履行合同的能力。对于自然人，应审查其身份证等有效证件；对于法人或其他组织，应审查其营业执照、组织机构代码证等相关证照，并留存复印件。条款明确具体合同条款应明确具体，避免模糊不清或产生歧义。特别是服务内容、标准、价格、付款方式、履行期限、违约责任等条款，应详细约定，确保双方权利义务清晰明确。格式规范统一合同文本应采用本旅行社统一制定的格式，确保合同内容完整、格式规范。如有特殊要求需要修改格式的，应经合同管理领导小组批准。授权委托手续如委托代理人签订合同，应要求代理人出具授权委托书，并明确授权范围、期限等内容。授权委托书应加盖委托人公章，并由法定代表人签字。

四、合同履行管理1.履行通知合同签订后，业务部门应及时将合同的主要内容告知相关部门和人员，确保各部门了解合同要求，做好履行合同的准备工作。2.履行跟踪业务部门应按照合同约定组织实施旅游业务，定期跟踪合同履行情况，及时解决履行过程中出现的问题。如发现对方当事人可能存在违约行为或其他影响合同履行的情况，应及时采取措施，并向旅行社领导报告。3.变更管理合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应与对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。变更协议签订后，应按照合同签订流程进行审批和备案。4.证据保存在合同履行过程中，业务部门应注意收集和保存与合同履行相关的证据，如行程安排、游客名单、服务质量反馈表、费用支付凭证、沟通记录等。证据应妥善保管，以备不时之需。

五、合同变更与解除管理1.变更条件在合同履行过程中，如有下列情形之一的，可以变更合同：因不可抗力致使合同无法履行的。因一方当事人原因导致合同目的无法实现的。双方当事人协商一致同意变更合同的。法律法规规定的其他情形。2.变更程序合同变更应按照以下程序进行：提出变更申请：业务部门或对方当事人提出合同变更申请，说明变更的原因、内容等。协商：双方当事人就变更事项进行协商，达成一致意见。签订变更协议：协商一致后，签订书面变更协议，明确变更的内容、生效时间等。审批备案：变更协议签订后，按照合同签订流程进行审批和备案。3.解除条件在合同履行过程中，如有下列情形之一的，可以解除合同：因不可抗力致使合同无法履行的。因一方当事人严重违约，导致合同目的无法实现的。双方当事人协商一致同意解除合同的。法律法规规定的其他情形。4.解除程序合同解除应按照以下程序进行：提出解除申请：业务部门或对方当事人提出合同解除申请，说明解除的原因、依据等。协商：双方当事人就解除事项进行协商，达成一致意见。签订解除协议：协商一致后，签订书面解除协议，明确解除的时间、双方的权利义务等。结算清理：合同解除后，双方应按照合同约定进行结算清理，结清款项，处理相关事宜。审批备案：解除协议签订后，按照合同签订流程进行审批和备案。

六、合同纠纷处理1.纠纷预防加强合同管理，规范合同签订和履行行为，提高合同履行质量，从源头上预防合同纠纷的发生。同时，加强对员工的培训教育，提高员工的法律意识和风险防范意识，避免因工作失误或不当行为引发合同纠纷。2.纠纷处理原则合同纠纷处理应遵循依法依规、公平公正、及时妥善的原则。在处理纠纷过程中，应注重维护旅行社的合法权益，同时尽量通过协商解决纠纷，避免对旅行社的声誉和业务造成不良影响。3.纠纷处理程序纠纷报告业务部门在发现合同纠纷后，应及时向旅行社领导报告，并详细说明纠纷的情况、原因、涉及金额等。调查了解成立专门的纠纷处理小组，对纠纷情况进行调查了解，收集相关证据，分析纠纷原因，制定处理方案。协商解决首先尝试与对方当事人进行协商，争取通过友好协商解决纠纷。协商过程中，应保持冷静、理性，尊重对方意见，寻求双方都能接受的解决方案。仲裁或诉讼如协商不成，可以根据合同约定或法律法规的规定，选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。在选择仲裁或诉讼方式时，应充分考虑各种因素，如仲裁或诉讼成本、效率、结果的可预测性等。执行与反馈如通过仲裁或诉讼获得生效裁决或判决，应及时申请强制执行，并将纠纷处理结果反馈给旅行社相关部门和人员。同时，对纠纷处理过程中发现的问题进行总结分析，提出改进措施，完善合同管理制度。

七、合同档案管理1.档案收集合同签订后，行政部门应及时收集合同文本及相关资料，包括合同审批表、会签意见、变更协议、解除协议、履行过程中的相关文件等。确保档案资料的完整性。2.档案整理行政部门对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间等进行分类编号，编制目录，便于查找和管理。3.档案保管合同档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室，确保档案的安全、完整。档案保管期限应按照法律法规和旅行社的规定执行，一般重要合同的保管期限不少于[X]年。4.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经相关领导批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照、涂改档案内容。查阅完毕后，应及时归还档案。

八、监督与考核1.监督检查合同管理领导小组定期对合同管理制度的执行情况进行监督检查，重点检查合同签订、履行、变更、解除等环节是否符合制度要求，合同档案管理是否规范等。对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门和人员进行整改。2.考核评价将合同管理工作纳入各部门和员