采购部规章管理制度

采购部规章管理制度一、总则1.目的为了规范采购部的工作流程，加强采购管理，提高采购效率，确保采购物资的质量，降低采购成本，特制定本规章管理制度。2.适用范围本制度适用于公司采购部的所有采购活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品等各类物资的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司的相关规定。效益原则：在保证物资质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保公正选择。诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。

二、采购部组织架构及职责1.组织架构采购部设采购经理一名，下辖若干采购专员，根据采购物资的类别进行分工。2.职责采购经理全面负责采购部的日常管理工作，制定采购部工作计划和目标。组织建立和完善采购管理制度及流程，并监督执行。负责供应商的开发、评估、管理和维护，建立供应商档案。审核采购订单，控制采购成本和交货期，协调解决采购过程中的问题。定期向上级领导汇报采购工作情况，提供采购数据分析和建议。采购专员根据采购计划，负责具体物资的采购工作，包括市场调研、供应商询价、比价、议价等。制作采购订单，跟踪订单执行情况，及时协调解决订单执行过程中的问题。负责采购物资的到货验收工作，确保物资数量、质量符合要求。收集、整理采购相关资料，建立采购档案。协助采购经理完成供应商管理和其他采购相关工作。

三、采购流程1.需求申请各部门根据生产、运营等需要，填写《采购需求申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求日期等信息。部门负责人对需求进行审核，签字确认后提交至采购部。2.采购计划制定采购部收到《采购需求申请表》后，进行汇总分析。根据物资的重要性、采购周期、库存情况等因素，制定采购计划，明确采购物资的名称、规格、数量、采购时间等。采购计划报采购经理审核，经批准后执行。3.供应商选择与评估供应商开发根据采购计划，采购专员通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其基本信息，包括公司概况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。供应商评估采购部组织相关人员对筛选后的供应商进行实地考察或样品评审。从质量、价格、交货期、服务等方面对供应商进行综合评估，填写《供应商评估表》。根据评估结果，建立供应商档案，确定合格供应商名单。4.采购询价与比价采购专员向合格供应商发送询价单，明确物资的规格、数量、质量要求、交货期等信息，要求供应商报价。收集至少三家供应商的报价，并进行比价分析。对于金额较大或关键物资的采购，采购专员需进行详细的成本分析，评估供应商报价的合理性。5.采购合同签订根据比价结果，选择最优供应商，与其进行商务谈判，确定采购价格、交货期、付款方式、质量标准、售后服务等条款。采购专员起草采购合同，经采购经理审核后，报公司相关领导审批。审批通过后，与供应商签订正式采购合同，并加盖公司公章。6.采购订单下达采购专员根据采购合同，制作采购订单，明确订单编号、物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、交货地点等信息。采购订单经采购经理审核后，发送给供应商，并跟踪订单执行情况。7.物资验收物资到货前，采购专员通知相关部门做好验收准备。物资到货时，采购专员、使用部门、质量检验部门等共同对物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、外观质量、技术参数等是否符合采购合同要求。验收合格后，填写《物资验收单》，各方签字确认。如验收不合格，采购专员及时与供应商沟通协商解决，包括退货、换货、补货等。8.采购付款采购专员根据采购合同和物资验收情况，整理付款申请资料，填写《付款申请表》，附上采购合同、发票、验收单等相关凭证。《付款申请表》经采购经理审核，报公司财务部门和相关领导审批。审批通过后，财务部门按照公司付款流程安排付款。

四、采购成本控制1.成本预算编制采购部根据公司年度经营计划和采购计划，编制采购成本预算，明确各类物资的采购成本控制目标。2.采购价格管理采购专员通过市场调研、供应商谈判等方式，争取最优惠的采购价格。定期分析采购价格变动趋势，及时调整采购策略，确保采购价格合理。建立采购价格档案，记录各类物资的采购价格历史数据，为成本分析和价格谈判提供参考。3.采购成本分析定期对采购成本进行分析，对比实际采购成本与预算成本的差异，找出成本控制的关键点。分析采购成本变动的原因，如市场价格波动、采购数量变化、供应商选择等，提出改进措施。根据成本分析结果，调整采购计划和策略，不断优化采购成本。

五、供应商管理1.供应商准入管理建立供应商准入标准，包括供应商的资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的要求。新供应商申请合作时，需提交相关资质证明文件和产品样本，采购部进行初步审核。符合准入标准的供应商，经实地考察或样品评审合格后，纳入合格供应商名单。2.供应商日常管理采购部定期对供应商进行评估和考核，根据考核结果调整供应商等级。与供应商保持密切沟通，及时了解其生产经营情况、产品质量状况等，协调解决合作过程中出现的问题。要求供应商定期提供产品质量报告、价格变动信息等资料，以便采购部进行分析和管理。3.供应商激励与淘汰对于表现优秀的供应商，给予适当的激励措施，如增加采购份额、优先付款、合作新项目等。对于出现产品质量问题、交货期延误、服务不到位等情况的供应商，采购部发出书面警告，要求其限期整改。如供应商整改后仍不符合要求，或连续出现严重问题，采购部将其列入淘汰名单，停止与其合作。

六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部对采购过程中可能面临的风险进行识别，包括市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、交货期风险等。对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.风险应对措施市场价格波动风险：密切关注市场动态，建立价格预警机制，与供应商签订价格调整条款，或采用套期保值等金融工具降低价格风险。供应商违约风险：选择信誉良好的供应商，签订详细的采购合同，明确双方的权利义务，加强对供应商的监督和管理，要求供应商提供履约担保。质量风险：加强物资验收环节的管理，严格按照质量标准进行验收，要求供应商提供质量合格证明文件，定期对供应商产品进行抽检，与供应商约定质量赔偿条款。交货期风险：在采购合同中明确交货期和违约责任，加强对订单执行过程的跟踪，及时与供应商沟通协调，如遇特殊情况，提前制定应急预案。

七、采购文档管理1.文档分类采购文档分为采购计划、采购合同、采购订单、询价单、报价单、验收单、供应商档案等类别。2.文档收集与整理采购专员负责采购过程中各类文档的收集和整理，确保文档的完整性和准确性。采购计划应按照年度、季度、月度进行分类整理，注明计划编号、物资名称、规格型号、数量、采购时间等信息。采购合同应按照合同编号、供应商名称、采购物资名称、合同金额、签订时间等顺序进行归档。采购订单、询价单、报价单、验收单等文档应按照业务发生时间进行整理，与对应的采购合同或采购计划关联存放。供应商档案应包括供应商基本信息、评估报告、合作记录等资料，按照供应商名称进行分类管理。3.文档保管与查阅采购部设立专门的文档保管区域，对采购文档进行妥善保管，防止文档丢失、损坏或泄露。建立文档查阅制度，规定不同人员的查阅权限。内部人员查阅采购文档需填写《文档查阅申请表》，经采购经理批准后，方可查阅。查阅过程中应做好记录。涉及公司机密的采购文档，严格按照公司保密制度进行管理，限制查阅范围和使用方式。

八、采购人员行为规范1.职业道德采购人员应遵守职业道德，诚实守信，廉洁奉公，不得接受供应商的贿赂、回扣或其他不正当利益。保守公司商业机密，不得泄露采购价格、供应商信息、采购计划等重要信息。2.工作纪律严格遵守公司的考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。工作时间内，应专注工作，不得从事与工作无关的事情，如玩游戏、浏览无关网页等。遵守公司的各项规章制度，服从工作安排，积极完成工作任务。3.沟通协作采购人员应与各部门保持良好的沟通协作关系，及时了解需求部门的意见和建议，为其提供优质的采购服务。与供