合同签订及履行信息台账

合同签订及履行信息台账一、台账概述合同签订及履行信息台账是企业对各类合同从签订到履行完毕全过程进行记录和管理的重要工具。它能够全面、系统地反映合同的基本信息、签订情况、履行进度、变更事项、付款记录、纠纷处理等内容，为企业的合同管理提供清晰的脉络和准确的数据支持，有助于企业加强合同风险防控，提高合同管理效率，保障企业的合法权益。

二、台账的设计原则1.全面性原则：涵盖合同签订及履行过程中的各个关键环节和重要信息，确保无遗漏。2.准确性原则：记录的信息必须真实、准确，与合同实际情况相符。3.规范性原则：制定统一的记录标准和格式，保证台账内容的规范、整齐。4.及时性原则：随着合同签订及履行进程，及时更新台账信息，以便及时掌握动态。5.实用性原则：设计的台账要便于查询、统计和分析，能够为企业的决策提供有力依据。

三、台账的主要内容及填写说明

（一）合同基本信息1.合同编号：由企业自行设定的唯一标识符，用于区分不同合同。填写说明：按照企业制定的编号规则编写，确保编号的系统性和唯一性。2.合同名称：合同的具体名称，应准确反映合同的性质和主要内容。填写说明：简洁明了，与合同文本中的名称一致。3.签订日期：合同双方签字或盖章的日期。填写说明：格式为"年/月/日"，确保日期的准确性。4.合同期限：合同生效至终止的时间段。填写说明：起始日期和终止日期按照"年/月/日"格式填写，如有明确的履行期限约定，应准确记录。5.合同双方甲方：填写甲方的全称、法定代表人、地址、联系方式等信息。填写说明：确保信息的完整性和准确性，以便在合同履行过程中能够及时沟通。乙方：填写乙方的全称、法定代表人、地址、联系方式等信息。填写说明：与甲方信息填写要求一致。6.合同标的：合同所指向的具体对象，如货物、服务、工程项目等。填写说明：详细描述合同标的的规格、型号、数量、质量要求等内容，确保明确具体。

（二）签订情况1.合同签订形式：如书面合同、电子合同等。填写说明：根据实际签订情况选择填写。2.签订地点：合同签订的具体地点。填写说明：明确到具体的城市或场所。3.合同审批情况审批部门：记录参与合同审批的部门。填写说明：如有多个审批部门，应依次列出。审批意见：各审批部门对合同的审批意见。填写说明：简要概括审批意见的主要内容。审批日期：各审批部门完成审批的日期。填写说明：格式为"年/月/日"。

（三）履行进度1.履行阶段：分为合同生效、履行准备、履行中、履行完毕等。填写说明：根据合同实际履行情况进行选择填写，准确反映合同所处的阶段。2.已完成工作内容：详细记录截至当前已完成的合同工作内容。填写说明：按照合同约定的工作任务和时间节点，如实描述已完成的部分。3.未完成工作内容及预计完成时间：列出尚未完成的工作内容，并预估完成时间。填写说明：对于未完成的工作，要明确具体任务和预计完成日期，以便跟踪进度。

（四）变更事项1.变更日期：合同发生变更的日期。填写说明：格式为"年/月/日"。2.变更内容：详细记录合同变更的具体条款、事项等。填写说明：应与合同变更协议或相关文件内容一致，准确描述变更的具体情况。3.变更原因：说明合同变更的原因。填写说明：简要概括变更的原因，如市场需求变化、法律法规调整等。

（五）付款记录1.付款日期：企业支付款项的日期。填写说明：格式为"年/月/日"。2.付款金额：本次支付的具体金额。填写说明：以人民币为单位，精确到小数点后两位。3.付款方式：如银行转账、支票、现金等。填写说明：根据实际付款方式进行填写。4.收款方：实际收取款项的一方，应与合同乙方一致。填写说明：确保收款方信息准确无误。5.付款凭证号：记录付款所依据的凭证编号，如银行回单号码等。填写说明：便于日后查询和核对付款记录。

（六）纠纷处理1.纠纷发生日期：合同履行过程中发生纠纷的日期。填写说明：格式为"年/月/日"。2.纠纷内容：详细描述纠纷的具体情况，包括争议事项、双方观点等。填写说明：客观、准确地记录纠纷的全貌，为后续处理提供依据。3.处理方式：如协商、仲裁、诉讼等。填写说明：根据实际采取的纠纷处理方式进行填写。4.处理结果：记录纠纷处理后的最终结果。填写说明：如达成和解协议、仲裁裁决结果、法院判决结果等。

四、台账的建立与更新流程

（一）合同签订前1.合同起草部门将合同初稿提交给相关部门进行审核，审核通过后，将合同基本信息录入台账。2.录入人员按照台账填写说明，准确填写合同编号、名称、签订日期、双方信息、合同标的等内容。3.对于合同审批情况，在合同完成审批流程后，及时录入审批部门、审批意见和审批日期。

（二）合同签订时1.合同签订后，由专人负责将合同签订形式、签订地点等信息补充录入台账。2.确保台账中的签订信息与合同实际情况一致。

（三）合同履行过程中1.合同执行部门定期（如每月）向台账管理人员反馈合同履行进度，包括已完成工作内容、未完成工作内容及预计完成时间等。2.台账管理人员根据反馈信息，及时更新台账中的履行进度记录。3.若合同发生变更，变更发起部门应及时将变更日期、变更内容、变更原因等信息告知台账管理人员，由其进行变更信息的录入和更新。4.在付款环节，财务部门按照付款日期、金额、方式、收款方、付款凭证号等信息，定期将付款记录提供给台账管理人员，由其录入台账。

（四）纠纷处理时1.当合同履行过程中发生纠纷时，负责纠纷处理的部门应及时将纠纷发生日期、纠纷内容、处理方式等信息报告给台账管理人员。2.纠纷处理结束后，将处理结果录入台账。

五、台账的查询与使用

（一）查询功能1.提供多种查询方式，如按合同编号、合同名称、签订日期、合同双方等条件进行单独或组合查询。2.用户可以根据自己的需求快速定位到所需合同的相关信息。

（二）统计分析功能1.能够对合同签订数量、金额、履行进度、付款情况等进行统计。2.生成各类统计报表，如月度合同签订情况报表、年度合同履行进度报表、付款金额统计报表等。3.通过统计分析，帮助企业了解合同管理的整体情况，发现潜在问题，为决策提供数据支持。例如，分析不同时间段的合同签订趋势，评估合同履行的效率和质量，监控付款情况是否符合合同约定等。

（三）决策支持1.根据台账中的信息和统计分析结果，企业管理层可以做出合理的决策。2.例如，根据合同履行进度情况，合理安排资源，调整工作计划；根据付款记录，优化资金管理，确保资金的合理使用；根据纠纷处理情况，总结经验教训，完善合同管理制度等。

六、台账的安全管理1.权限设置：根据企业内部职责分工，设置不同人员对台账的访问权限。例如，合同起草部门只能查看和修改与其起草合同相关的信息；台账管理人员具有全面的录入、查询和修改权限；企业管理层可以根据授权进行部分信息的查询和统计分析等。2.数据备份：定期对台账数据进行备份，备份周期可根据企业实际情况确定，如每周或每月备份一次。备份数据应存储在安全的介质上，并分别存储在不同的地点，以防数据丢失或损坏。3.数据安全防护：采取必要的安全措施，防止台账数据被非法访问、篡改或泄露。例如，安装防火墙、加密存储数据、设置强密码等。4.审计监督：定期对台账的使用和管理情况进行审计，检查数据的准确性、完整性和安全性，确保台账管理工作符合企业规定和相关法律法规要求。

七、台账示例

|合同编号|合同名称|签订日期|合同期限|合同双方|合同标的|签订情况|履行进度|变更事项|付款记录|纠纷处理||::|::|::|::|::|::|::|::|::|::|::||HT001|采购合同|2023/01/10|2023/01/102023/03/10|甲方：XX有限公司<br>法定代表人：XXX<br>地址：XXX<br>联系方式：XXX<br>乙方：YY有限公司<br>法定代表人：YYY<br>地址：YYY<br>联系方式：YYY|一批办公设备，包括电脑、打印机、复印机等，具体规格和数量见附件|书面合同<br>签订地点：XX市XX区XX路XX号<br>审批部门：法务部、财务部<br>审批意见：同意签订，注意合同条款中的风险防控<br>审批日期：2023/01/05|履行准备<br>已完成设备选型和供应商确定，预计2023/01/15开始采购|无|2023/01/15，付款金额50000元，付款方式：银行转账，收款方：YY有限公司，付款凭证号：XXX|无||HT002|服务合同|2023/02/01|2023/02/012023/06/30|甲方：XX科技公司<br>法定代表人：XXX<br>地址：XXX<br>联系方式：XXX<br>乙方：ZZ信息技术公司<br>法定代表人：ZZZ<br>地址：ZZZ<br>联系方式：ZZZ|为甲方提供软件系统开发及维护服务|电子合同<br>签订地点：线上<br>审批部门：技术部、市场部<br>审批意见：技术部审核通过，市场部建议关注服务质量和成本控制<br>审批日期：2023/01/20|履行中<br>已完成软件系统开发的30%，预计2023/03/15完成全部开发工作|2023/03/01，变更内容：增加部分功能模块，变更原因：甲方业务需求调整|2023/02/15，付款金额30000元，付款方式：支票，收款方：ZZ信息技术公司，付款凭证号：XXX|无|

八、总结合同签订