协会档案管理制度

协会档案管理制度一、总则1.目的为加强本协会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在协会工作中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于协会各部门及全体会员在各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的档案资料。3.基本原则档案管理工作遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则。协会设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，确保档案管理工作的规范化、科学化。

二、档案管理机构及职责1.档案管理部门协会设立档案管理室，作为协会档案管理的专门机构，负责协会档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.档案管理人员职责负责制定和完善协会档案管理制度，并组织实施。负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的齐全、完整和规范。负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期检查档案保管状况，发现问题及时处理。负责档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等，并向上级主管部门报送有关统计报表。负责为协会各部门及会员提供档案查阅、借阅服务，严格执行档案查阅、借阅制度，做好登记和催还工作。负责对协会各部门档案管理工作进行指导和监督，定期组织档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。

三、档案的收集与整理1.档案收集范围协会组织章程、会员名册、理事会会议记录、会员大会会议记录等文件资料。协会工作计划、总结、报告、通知、通报等各类文件。协会举办活动的策划方案、活动通知、活动照片、活动视频、活动总结等资料。协会与其他单位或组织签订的合作协议、合同等文件。协会获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。协会会员的个人信息、会费缴纳情况、参加活动记录等资料。其他具有保存价值的文件资料。2.档案收集要求各部门及会员应及时将本部门或个人在工作和活动中形成的档案资料移交档案管理室，确保档案的及时收集。档案资料应真实、完整、准确，不得涂改、伪造。档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。3.档案整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。4.档案整理方法分类：按照档案的内容和性质，将档案分为文书档案、业务档案、财务档案、人事档案、声像档案等类别。编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。排列：按照档案的形成时间或重要程度等顺序进行排列，确保档案排列有序。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便于档案的查阅和利用。

四、档案的保管1.档案保管场所档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全保管。档案保管场所应保持清洁、整齐，温度、湿度适宜。2.档案保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、除湿机、空调、灭火器等，确保档案的安全存放。3.档案保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管：凡是反映协会主要职能活动和基本历史面貌的，对协会工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管：凡是反映协会一般工作活动，在较长时间内对协会工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。短期保管：凡是在较短时间内对协会工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为5年以下。4.档案保管要求档案应分类存放，标识清晰，便于查找。定期对档案进行清查和核对，确保档案的数量、种类、保管状况等准确无误。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。严格执行档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。

五、档案的鉴定与销毁1.档案鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理人员和协会相关部门负责人组成，负责对档案的鉴定工作。2.档案鉴定原则以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合协会的实际情况，对档案进行全面、客观、公正的鉴定。从档案的内容、来源、时间、形式等方面综合考虑档案的保存价值，确保鉴定结果的准确性。3.档案鉴定方法逐卷逐件地审查档案，分析档案的内容和形式，确定档案的保存价值。对保管期限已满的档案进行重点审查，判断其是否仍有保存价值。征求协会各部门及相关人员的意见，对档案的鉴定结果进行综合评估。4.档案销毁程序档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，编制档案销毁清册。档案销毁清册经协会领导审批后，报上级主管部门备案。按照档案销毁清册所列内容，对档案进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。销毁档案后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。

六、档案的查阅与借阅1.档案查阅制度协会内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场提供帮助，查阅人员应严格遵守档案查阅纪律，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。查阅档案一般应在档案管理室内进行，如需带出档案管理室查阅的，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。查阅档案后，查阅人员应及时将档案归还档案管理室，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。2.档案借阅制度协会外部单位或个人因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，并提供单位介绍信或个人有效身份证件，经协会领导审批后，到档案管理室办理借阅手续。借阅档案时，档案管理人员应与借阅人员当面清点档案数量、核对档案内容，并在《档案借阅登记簿》上详细登记借阅日期、借阅人姓名、单位、借阅档案名称、数量、期限等信息。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。如因特殊情况需要复制档案的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理复制手续。借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完好情况，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并要求借阅人员承担相应的责任。

七、档案的统计与移交1.档案统计制度档案管理人员应建立档案统计台账，定期对档案的收集、整理、保管、鉴定、查阅、借阅等情况进行统计，确保档案统计数据的准确、及时。每年年底，档案管理人员应编制年度档案统计报表，向上级主管部门报送本年度档案管理工作情况。2.档案移交制度协会因机构变动、换届等原因，需要进行档案移交的，应按照档案管理的有关规定，办理档案移交手续。档案移交时，移交部门应编制档案移交清册，详细列出移交档案的名称、数量、保管期限等信息，并与接收部门进行核对。接收部门应对移交的档案进行认真核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。档案核对无误后，双方应在档案移交清册上签字确认。档案移交