档案工作“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度

档案工作“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度一、引言档案工作是维护历史真实面貌的重要事业，对于单位和组织的发展具有不可替代的作用。为了确保档案工作的规范化、制度化和科学化，提高档案管理水平，充分发挥档案的价值，特制定档案工作"三纳入"、"四参加"、"四同步"制度。

二、档案工作"三纳入"制度

（一）纳入单位工作计划1.计划制定原则单位在制定年度工作计划时，应充分考虑档案工作的需求，将档案工作纳入整体规划之中。制定计划要遵循科学性、合理性和可行性的原则，结合单位的工作目标、任务和发展方向，明确档案工作的年度目标、任务和措施。2.具体要求明确档案收集、整理、保管、利用等各项工作的具体指标和要求。例如，规定各类文件材料的归档率要达到[X]%以上，档案整理的准确率要达到[X]%以上等。确定档案信息化建设的目标和任务，如推进档案数字化的进程，制定数字化档案的数量、范围和时间节点等。规划档案工作所需的资源配置，包括人员、经费、设备等。例如，安排专门的档案工作人员，预算档案工作所需的资金，配备必要的档案保管设备和信息化设施等。

（二）纳入领导议事日程1.重要性领导的重视是档案工作顺利开展的关键。将档案工作纳入领导议事日程，能够及时解决档案工作中遇到的重大问题，为档案工作提供有力的组织保障和政策支持。2.具体措施定期召开领导会议，专题研究档案工作。会议频率可根据实际情况确定，一般每年不少于[X]次。会议内容包括听取档案工作汇报，分析档案工作形势，研究解决档案工作中的困难和问题，部署下一阶段的档案工作任务等。领导要关心档案工作的进展情况，对档案工作的重要决策、重大项目和关键环节进行指导和把关。例如，在档案库房建设、档案信息化系统升级等方面，领导要亲自过问，确保项目的顺利实施。

（三）纳入有关人员岗位职责1.明确职责的必要性将档案工作纳入有关人员岗位职责，能够使档案工作责任落实到具体的部门和个人，增强工作人员的档案意识和责任感，确保档案工作各项任务得到有效执行。2.具体内容在单位各部门的岗位职责中，明确规定其在档案工作方面的职责和义务。例如，业务部门要负责收集、整理本部门形成的文件材料，并按时向档案部门移交；档案部门要负责对接收的档案进行整理、保管和利用等。对于涉及档案工作的关键岗位，如档案管理人员、文件材料形成部门的兼职档案员等，要详细规定其工作内容、工作流程和工作标准。例如，档案管理人员要严格按照档案管理的规范和标准，做好档案的分类、编号、装订、上架等工作；兼职档案员要及时将本部门的文件材料进行分类整理，确保文件材料的齐全完整。

三、档案工作"四参加"制度

（一）参加产品、科研课题鉴定1.参加鉴定的目的档案是产品和科研课题活动的真实记录，参加产品、科研课题鉴定能够确保档案的完整性和准确性，为产品的生产、科研课题的研究和成果转化提供可靠的依据。2.参加鉴定的具体要求档案部门应在产品、科研课题鉴定前，及时了解鉴定的时间、地点、内容和要求等信息。安排档案工作人员参加鉴定会议，对产品、科研课题活动中形成的文件材料进行审查，确保文件材料的齐全完整、准确系统。重点审查文件材料是否涵盖了产品设计、研制、生产、检验等各个环节，科研课题是否包括了立项、研究、试验、总结等全过程的记录。对鉴定过程中发现的问题，如文件材料缺失、不规范等，及时提出整改意见，要求相关部门进行补充和完善。

（二）参加设备开箱验收1.参加验收的意义设备开箱验收过程中形成的文件材料是设备档案的重要组成部分。参加设备开箱验收，能够保证设备档案的真实、准确和完整，为设备的管理、维护和使用提供重要的参考依据。2.参加验收的工作内容档案部门要提前介入设备开箱验收工作，熟悉设备的采购合同、技术协议等文件，明确设备档案的收集范围和要求。在验收现场，档案工作人员要对设备随机文件、资料、图纸等进行清点和核对，检查其是否与合同要求一致，是否齐全完整。例如，检查设备操作手册、维修手册、合格证、质量检验报告等文件是否齐全。对设备开箱验收过程中发现的文件材料问题，如文件数量不足、内容错误等，及时与设备供应商沟通解决，确保设备档案的质量。

（三）参加基建工程竣工验收1.参加验收的作用基建工程档案是工程项目建设全过程的真实反映，参加基建工程竣工验收能够保证基建工程档案的质量，为工程的交付使用、后期维护和管理提供重要的凭证。2.参加验收的工作流程在基建工程竣工验收前，档案部门要与建设单位、施工单位、监理单位等相关部门沟通协调，明确基建工程档案的验收标准和要求。档案工作人员要对基建工程从项目立项、规划设计、施工建设到竣工验收等各个环节形成的文件材料进行全面审查。审查内容包括项目审批文件、设计图纸、施工资料、监理资料、竣工验收报告等。重点检查文件材料的完整性、准确性和系统性，确保档案能够准确反映基建工程的实际情况。对基建工程档案验收中发现的问题，如档案资料不全、签字盖章不规范等，提出整改意见，要求相关部门限期整改。整改完成后进行复查，直至档案验收合格。

（四）参加重要会议、重大活动1.参加活动的重要性重要会议、重大活动中形成的文件材料具有重要的历史价值和现实意义。参加重要会议、重大活动，能够及时收集、整理相关档案资料，确保档案的真实、完整。2.参加活动的工作方式档案部门要提前了解重要会议、重大活动的安排和内容，制定档案收集方案。在会议或活动期间，档案工作人员要通过拍照、录音、收集文件资料等方式，全面记录会议或活动的过程。收集的文件资料包括会议通知、议程、报告、决议、讲话材料、活动照片、视频等。会议或活动结束后，及时对收集到的档案资料进行整理、分类和归档，确保档案资料的有序存放和有效利用。

四、档案工作"四同步"制度

（一）下达计划任务与提出文件材料的归档要求同步1.同步的必要性在下达计划任务时同步提出文件材料的归档要求，能够使文件材料的形成部门在开展工作的同时，明确档案收集的目标和标准，保证文件材料的收集质量，避免后期档案整理过程中的重复劳动和资料缺失。2.具体做法在制定工作计划、安排工作任务时，要同时明确文件材料的归档范围、保管期限、整理要求等。例如，对于一个科研项目，在下达项目任务书的同时，要规定项目实施过程中形成的科研报告、实验数据、图纸等文件材料的归档要求，包括文件格式、签字盖章等方面的规范。对涉及多个部门协同完成的工作任务，要明确各部门在文件材料形成和归档过程中的职责分工，确保文件材料的收集不遗漏、不重复。例如，在组织一次大型会议时，要明确会议筹备部门负责收集会议通知、议程等文件，会议记录部门负责整理会议纪要，宣传部门负责收集会议照片、视频等资料，并规定各部门的归档时间和方式。

（二）检查工作进度与检查文件材料形成情况同步1.同步检查的作用同步检查工作进度与文件材料形成情况，能够及时发现文件材料形成过程中存在的问题，督促相关部门及时整改，保证文件材料的形成与工作进度相匹配，确保档案资料的完整性和准确性。2.检查的方式和内容定期对工作进度进行检查时，要同时检查文件材料的形成情况。检查方式可以采用现场查看、查阅资料、听取汇报等多种形式。检查内容包括文件材料的数量是否齐全、内容是否完整、格式是否规范、签字盖章是否完备等。例如，检查一个工程项目的施工进度时，要同时查看施工过程中形成的施工日志、质量检验报告、工程变更通知等文件材料是否及时、准确地记录了工程进展情况。对检查中发现的问题，要及时向相关部门反馈，并提出整改意见和期限。整改完成后进行复查，确保文件材料的质量符合要求。

（三）验收、鉴定项目成果与验收、鉴定档案材料同步1.同步验收鉴定的意义同步验收鉴定项目成果与档案材料，能够保证档案材料与项目成果的一致性和关联性，使档案能够准确反映项目成果的形成过程和实际情况，为项目成果的评价、推广和后续利用提供可靠的支持。2.同步验收鉴定的工作流程在对项目成果进行验收、鉴定前，档案部门要会同项目成果验收、鉴定小组制定档案验收、鉴定方案，明确档案验收、鉴定的标准和内容。在验收、鉴定项目成果时，要同时对项目形成的档案材料进行验收、鉴定。验收、鉴定内容包括档案的完整性、准确性、系统性、规范性等方面。例如，对于一项新产品的验收，要检查新产品研发过程中形成的技术文件、工艺文件、检测报告等档案材料是否齐全完整，是否能够支撑新产品的性能指标和质量要求。对档案验收、鉴定中发现的问题，要与项目成果验收、鉴定小组共同研究解决，确保项目成果与档案材料同时通过验收、鉴定。

（四）上报登记和评审奖励项目与档案材料归档同步1.同步归档的要求上报登记和评审奖励项目与档案材料归档同步，能够保证项目档案在规定时间内及时归档，便于档案的集中管理和利用，同时也为项目的上报登记和评审奖励提供完整、准确的档案依据。2.具体操作方法在项目上报登记或申请评审奖励时，项目负责人要同时向档案部门提交项目档案材料。档案部门要对提交的档案材料进行初步审核，确保档案材料符合归档要求。对审核合格的项目档案材料，档案部门要及时进行整理、归档，按照档案管理的规范和标准进行分类、编号、装订等处理，确保档案的质量和完整性。在项目上报登记或评审奖励结果公布后，档案部门要将相关的文件材料补充到项目档案中，使项目档案更加完善。

五、制度的实施与监督1.实施要求各部门要认真贯彻执行档案工作"三纳入"、"四参加"、"四同步"制度，明确责任分工，确保制度的各项要求落到实处。档案部门要加强对制度执行情况的指导和监督，定期对各部门的档案工作进行检查和评估，及时发现问题并提出改进意见。2.监督考核建立档案工作监督考核机制，将档案工作"三纳入"、"四参加"、"四同步"制度的执行