采购管理制度汇编

采购管理制度汇编一、总则1.目的为加强公司采购管理，规范采购流程，降低采购成本，确保采购物资的质量和及时性，满足公司生产经营需求，特制定本采购管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。3.基本原则按需采购原则：根据公司生产经营计划和实际需求，合理安排采购，避免盲目采购和库存积压。质量优先原则：确保所采购物资和服务符合国家相关标准和公司要求，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。成本控制原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，杜绝不正当交易。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，不得接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益。

二、采购组织与职责1.采购部门采购计划制定：根据公司生产经营计划，结合库存状况，编制年度、季度和月度采购计划。供应商开发与管理：负责供应商的开发、评估、选择、准入和日常管理，建立供应商档案。采购执行：按照采购计划和审批后的采购申请，组织实施采购活动，签订采购合同，跟踪采购进度。采购成本控制：通过市场调研、谈判协商等方式，降低采购成本，确保采购价格合理。采购质量控制：参与采购物资的检验和验收工作，确保采购物资符合质量要求。采购文档管理：负责采购合同、订单、发票等采购文档的整理、归档和保管。2.需求部门采购需求提出：根据本部门生产经营需要，提前向采购部门提交采购申请，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等。参与采购过程：协助采购部门进行供应商选择、采购合同评审等工作，提供技术支持和质量标准要求。验收采购物资：负责组织对采购物资的验收工作，确保物资符合需求部门的要求，并及时反馈验收结果。3.财务部门采购资金审核：对采购申请和采购合同进行资金审核，确保采购资金的合理性和合规性。采购付款管理：按照采购合同约定和公司财务制度，办理采购付款手续，监督采购资金的使用情况。采购成本核算：参与采购成本的核算和分析工作，提供财务数据支持。4.质量管理部门制定质量标准：负责制定采购物资的质量标准和检验规范。参与验收工作：参与采购物资的验收工作，对物资的质量进行检验和判定，确保采购物资符合质量要求。质量问题处理：对采购物资出现的质量问题进行调查和处理，提出改进措施和建议。

三、采购流程1.采购申请需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等信息，并提交部门负责人审核。部门负责人对采购申请进行审核，确认需求的合理性和必要性，签字批准后提交采购部门。2.采购计划编制采购部门收到采购申请后，结合库存状况和采购周期，对采购申请进行汇总和分析，编制采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、交货时间等信息，并经采购部门负责人审核后报公司领导审批。3.供应商选择与采购采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的相关资料，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、业绩情况、价格水平等，建立供应商信息库。采购部门组织相关人员对供应商进行实地考察和评估，重点考察供应商的生产能力、质量控制能力、管理水平、售后服务等方面，填写《供应商评估表》。根据供应商评估结果，选择合适的供应商进行采购谈判，明确采购物资的价格、交货期、质量标准、付款方式等条款，签订采购合同。采购人员按照采购合同要求，向供应商下达采购订单，跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。4.到货验收采购物资到货前，采购部门应提前通知需求部门和质量管理部门做好验收准备。需求部门和质量管理部门按照质量标准和检验规范对采购物资进行验收，填写《物资验收单》。验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资由采购部门负责与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。5.采购付款采购物资验收合格并办理入库手续后，采购部门应及时整理采购发票、采购合同、物资验收单等相关资料，提交财务部门审核。财务部门对采购资料进行审核，确认无误后按照采购合同约定的付款方式和时间办理付款手续。

四、供应商管理1.供应商开发采购部门根据公司采购需求和市场情况，制定供应商开发计划，明确供应商开发的目标、范围、方法和步骤。通过多种渠道收集潜在供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加行业展会等，建立潜在供应商信息库。对潜在供应商进行初步筛选，筛选出符合基本条件的供应商进行实地考察和评估。实地考察内容包括供应商的生产场所、生产设备、质量控制体系、管理水平、人员状况等方面。根据实地考察和评估结果，填写《供应商评估表》，对供应商进行综合评分。评分结果达到一定标准的供应商纳入合格供应商名录。2.供应商评估采购部门定期对供应商进行评估，评估周期一般为每年一次。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、管理水平等方面。采购人员收集供应商的相关数据和信息，如质量检验报告、交货记录、价格变动情况、客户反馈等，作为评估的依据。组织相关人员对供应商进行实地考察和评估，填写《供应商评估表》，对供应商进行综合评分。根据评分结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、待改进供应商和不合格供应商。3.供应商选择在采购项目实施前，采购部门应根据采购需求和供应商评估结果，从合格供应商名录中选择合适的供应商进行采购。对于重要物资和大额采购项目，应采用招标、竞争性谈判、询价等采购方式，选择最优供应商。在选择供应商时，应充分考虑供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务等因素。采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保采购活动的顺利进行。4.供应商日常管理采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、采购合同执行情况等内容。定期与供应商沟通，了解供应商的生产经营状况、产品质量情况、交货期情况等，及时解决采购过程中出现的问题。对供应商的表现进行跟踪和评价，如发现供应商存在产品质量问题、交货期延误、价格不合理等情况，及时与供应商协商解决，并根据情况调整供应商等级或采取其他措施。

五、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购物资的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交法律部门或公司法律顾问进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，维护公司合法权益。经审核后的合同草案由采购部门负责人签字批准，并加盖公司合同专用章后与供应商签订合同。2.合同执行采购人员应严格按照采购合同约定执行合同，跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。在合同执行过程中，如发现供应商存在违约行为，采购人员应及时与供应商协商解决，并采取相应的措施，如要求供应商承担违约责任、解除合同等。采购部门应定期对采购合同的执行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决，确保采购合同的顺利执行。3.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、双方协商一致等原因需要变更或解除合同的，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更或解除协议。合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、时间、双方的权利和义务等条款，并按照合同签订程序进行审核和批准。采购部门应及时将合同变更或解除情况通知相关部门，如需求部门、财务部门等，确保公司内部信息的及时传递和沟通。

六、采购风险管理1.风险识别采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。收集与采购活动相关的信息，如市场价格波动情况、供应商经营状况变化、质量事故记录、合同纠纷案例等，作为风险识别的依据。组织相关人员对采购风险进行评估和分析，确定风险的等级和影响程度。2.风险评估采购部门根据风险识别结果，对采购风险进行评估。评估内容包括风险发生的可能性、风险影响的程度、风险的可控性等方面。采用定性与定量相结合的方法对采购风险进行评估，如采用风险矩阵、风险评级等工具，确定风险的等级和优先级。根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，对高风险的采购活动进行重点监控和管理。3.风险应对针对不同类型的采购风险，采取相应的风险应对措施。如对于市场风险，可通过市场调研、价格谈判、签订长期合同等方式降低风险；对于供应商风险，可加强供应商管理、建立备用供应商等方式降低风险；对于质量风险，可加强质量检验、签订质量保证协议等方式降低风险；对于合同风险，可加强合同审核、规范合同执行等方式降低风险；对于付款风险，可加强资金审核、控制付款节奏等方式降低风险。采购部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对措施，确保采购风险得到有效控制。

七、采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与执行情况、采购资金的使用情况等。审计部门可采用查阅资料、实地考察、问卷调查、访谈等方式进行审计，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。采购部门应积极配合内部审计部门的工作，提供相关资料和信息，确保审计工作的顺利进行。2.外部监督接受政府