公司环保档案管理制度

公司环保档案管理制度一、总则1.目的为加强公司环保档案管理，确保环保档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司环境管理决策、环境监测、污染防治、环境应急等工作提供依据和支持，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门在环境保护工作中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。3.职责分工环保管理部门负责制定和完善公司环保档案管理制度，并组织实施。负责指导、监督和检查各部门环保档案的收集、整理、归档和保管工作。负责环保档案的集中统一管理，建立环保档案数据库，确保档案信息的安全和保密。负责组织环保档案的鉴定、销毁和移交工作。各部门负责本部门环保文件、资料、记录等的收集、整理和初步归档工作，并按规定定期移交至环保管理部门。负责本部门环保档案的日常保管和查阅利用工作，确保档案的完整和安全。配合环保管理部门做好环保档案的鉴定、销毁和移交等工作。

二、档案的收集与整理1.收集范围国家和地方有关环境保护的法律法规、政策文件、标准规范等。公司环保管理规章制度、工作计划、总结报告、环境监测报告、环境影响评价文件及批复、环保设施竣工验收报告等。公司各类污染源清单、污染物排放数据、污染防治设施运行记录、危险废物管理台账等。公司环境应急管理相关文件、应急预案、演练记录、应急处置报告等。公司环保培训记录、环保宣传资料、环保会议纪要等。公司与外部环保相关机构的往来文件、合同协议、技术交流资料等。其他与公司环保工作有关的文件、资料、记录。2.收集要求各部门应明确专人负责环保文件、资料、记录的收集工作，确保各类档案及时、完整地收集到本部门。对于外来的环保文件、资料，接收部门应及时进行登记，并将原件或复印件移交至环保管理部门统一归档。各部门应定期对本部门的环保文件、资料、记录进行清查，发现缺失或损坏的应及时补充或修复。3.整理原则环保档案应按照文件形成的时间顺序、重要程度、类别等进行分类整理，确保档案的系统性和逻辑性。同一类别的环保档案应按照文件的性质、内容等进行细分，便于查找和利用。环保档案应采用统一的分类编号方法，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和检索。4.整理方法分类：根据环保档案的内容和性质，分为法律法规类、管理制度类、环境监测类、污染防治类、环境应急类、环保培训类、环保宣传类、其他类等八大类。每大类下再根据具体内容进行细分。编号：采用"年份+类别代码+顺序号"的编号方法。年份为公元纪年，取四位数字；类别代码采用大写英文字母表示，如法律法规类用"FL"表示，管理制度类用"GL"表示等；顺序号为阿拉伯数字，按照档案整理的先后顺序依次编号。例如，2023年形成的第一份环境监测报告，编号为"2023JC001"。装订：对纸质档案进行装订时，应去除文件上的金属物，采用左侧装订方式，确保文件整齐、牢固。编目：编制环保档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。电子档案应建立相应的数据库，录入档案目录信息，便于检索和查询。

三、档案的归档1.归档时间各部门应在每年年底前，将本年度形成的环保档案整理完毕，并移交至环保管理部门统一归档。对于重大环保项目、突发环境事件等形成的档案，应在项目结束或事件处理完毕后及时归档。2.归档程序各部门整理好环保档案后，填写《环保档案移交清单》，清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，并由移交部门负责人签字确认。环保管理部门对移交的环保档案进行核对和验收，确认无误后在《环保档案移交清单》上签字接收，并将档案存入档案库或电子档案系统。《环保档案移交清单》一式两份，移交部门和环保管理部门各留存一份。

四、档案的保管1.保管场所环保管理部门应设立专门的环保档案库，档案库应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。2.保管期限环保档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：国家和地方有关环境保护的法律法规、政策文件、标准规范；公司环保管理规章制度、环境影响评价文件及批复、环保设施竣工验收报告等重要文件。长期保管的档案：公司环境监测报告、污染物排放数据、污染防治设施运行记录、危险废物管理台账等，保管期限为10年。短期保管的档案：公司环保培训记录、环保宣传资料、环保会议纪要等，保管期限为3年。3.保管要求环保档案应按照类别、编号顺序排列存放，便于查找和利用。定期对环保档案进行清查和盘点，确保档案的数量、质量和完整性。发现问题应及时采取措施进行处理。对电子档案应加强管理，设置严格的访问权限，防止数据被篡改或泄露。定期对电子档案进行维护和更新，确保数据的准确性和可用性。

五、档案的查阅与利用1.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅环保档案的，应填写《环保档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到环保管理部门办理查阅手续。涉及公司机密的环保档案，查阅人应经公司主管领导批准后，方可查阅。外部单位因工作需要查阅公司环保档案的，应出具单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经公司主管领导批准后，由环保管理部门安排专人陪同查阅。查阅人不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。2.查阅程序查阅人持批准后的《环保档案查阅申请表》到环保管理部门，由档案管理人员根据查阅申请表提供的内容，查找并提供相应的档案。查阅人应在指定的地点查阅档案，不得将档案带出档案库。如需摘抄、复制档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行办理。查阅完毕后，查阅人应在《环保档案查阅登记表》上签字确认，档案管理人员应及时将档案归还原位。3.利用规定公司环保档案仅供公司内部工作使用，未经公司书面同意，不得将档案提供给外部单位或个人。利用环保档案时，应注意保护档案的安全和保密，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如需对环保档案进行统计、分析、研究等利用，应经环保管理部门负责人批准，并在规定的范围内进行。

六、档案的鉴定与销毁1.鉴定组织成立环保档案鉴定小组，由环保管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、相关业务部门负责人等。鉴定小组负责对到期的环保档案进行鉴定，提出档案的存毁意见。2.鉴定标准根据环保档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。已过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁；仍有保存价值的档案，应继续保管。对于涉及公司机密或重要信息的环保档案，即使已过保管期限，也不得擅自销毁，应按照公司有关保密规定进行处理。3.销毁程序鉴定小组对拟销毁的环保档案进行逐一审核，填写《环保档案销毁清单》，清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，并由鉴定小组成员签字确认。将《环保档案销毁清单》报公司主管领导批准。经批准后，由环保管理部门安排专人负责销毁档案。销毁方式可采用焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应指定专人进行监督，并在《环保档案销毁记录》上签字确认。《环保档案销毁清单》和《环保档案销毁记录》应永久保存。

七、档案的移交与交接1.移交原则因公司机构变动、资产转让、企业合并或分立等原因，需要移交环保档案的，应按照国家有关档案管理规定和公司相关要求进行移交。环保档案的移交应确保档案的完整性和准确性，不得遗漏或擅自销毁档案。2.移交程序由移交部门编制《环保档案移交清册》，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，并经移交部门负责人签字确认。移交部门将《环保档案移交清册》及档案实物一并移交至接收部门。接收部门对移交的档案进行核对和验收，确认无误后在《环保档案移交清册》上签字接收。《环保档案移交清册》一式三份，移交部门、接收部门和环保管理部门各留存一份。3.交接要求移交和接收双方应在规定的时间内办理档案交接手续，交接过