项目档案管理制度

项目档案管理制度一、总则1.目的为加强项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为项目建设、运营、维护及后续相关工作提供可靠依据，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有项目的档案管理工作，包括但不限于工程项目、研发项目、营销项目等各类项目从策划、实施到结束全过程中形成的各种载体的文件材料。3.职责分工项目管理部门负责项目档案管理工作的组织、协调和指导，制定项目档案管理计划并监督实施。明确项目各阶段文件材料的形成、积累、整理和归档责任人，确保档案资料的及时收集。项目文档管理人员负责项目档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，确保档案资料的质量。建立项目档案目录数据库，对档案进行信息化管理，便于查询和利用。项目参与人员负责各自工作范围内文件材料的形成、积累和整理，并及时移交项目文档管理人员。配合项目文档管理人员做好档案的审核、验收等工作。档案管理部门负责对项目档案管理工作进行监督、检查和指导，参与项目档案的验收工作。负责项目档案的集中保管和提供利用，确保档案的安全和完整。

二、项目文件材料的形成与积累1.项目策划阶段项目立项申请、可行性研究报告、项目策划书等文件材料，由项目发起部门负责收集和整理。项目策划过程中形成的会议纪要、调研报告、市场分析资料等，相关责任人应及时整理并移交项目文档管理人员。2.项目实施阶段工程建设项目工程前期文件，如选址意见书、环境影响评价报告、建设用地规划许可证等，由项目前期工作部门负责收集整理。工程设计文件，包括初步设计、施工图设计等，由设计单位按规定整理成册后移交项目建设单位。工程施工过程中形成的各类文件，如施工组织设计、技术交底、工程变更通知、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、工程质量检验评定资料等，由施工单位负责收集整理，并按规定向项目建设单位移交。工程监理文件，如监理规划、监理细则、监理月报、工程质量监理通知等，由监理单位负责收集整理并移交项目建设单位。研发项目项目研发计划、任务书、技术方案等文件，由项目研发团队负责人组织相关人员编制和整理。研发过程中的实验记录、测试报告、数据分析结果、技术难题攻关记录等，由参与研发的人员及时整理并提交。知识产权相关文件，如专利申请文件、软件著作权登记材料等，由专人负责收集和管理。营销项目市场调研分析报告、营销策划方案、广告宣传资料、促销活动方案等文件，由市场营销部门负责收集整理。客户信息资料、销售合同、订单、售后服务记录等，由销售及客服部门及时整理并移交项目文档管理人员。3.项目验收阶段项目验收申请报告、验收方案、验收报告等文件，由项目管理部门负责组织编制和收集。验收过程中形成的专家意见、整改记录等资料，由项目文档管理人员负责整理归档。

三、项目文件材料的整理1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、装订整齐。2.分类方法工程项目按照项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别进行一级分类。每一类再根据文件的性质、时间等因素进行二级分类，如施工文件可分为建筑工程、安装工程等子类。研发项目分为项目管理文件、技术研发文件、知识产权文件等类别进行一级分类。技术研发文件可进一步细分为实验记录、技术报告、研究成果等子类。营销项目按照市场调研、营销策划、销售管理、客户服务等类别进行一级分类。销售管理类可再分为销售合同、销售统计报表等子类。3.组卷要求同一项目来源、同一时期、同一类型的文件材料应组成一卷或数卷。卷内文件应按照重要程度、时间顺序排列，密不可分的文件应依次排列在一起。每卷文件数量不宜过多，一般以厚度不超过20mm为宜。4.编号规则项目档案采用统一的编号系统，编号应具有唯一性和系统性。编号格式为：项目代号分类号案卷号。其中，项目代号为项目的唯一标识符；分类号按照上述分类方法编制；案卷号为每卷档案的顺序号。5.装订要求纸质文件应采用A4幅面，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。对于幅面过大或过小的文件，应进行折叠或粘贴处理，使其符合A4幅面要求。

四、项目档案的归档1.归档时间项目各阶段文件材料应在形成后及时整理归档，确保归档的及时性和完整性。一般情况下，项目策划阶段文件应在项目立项后一个月内归档；项目实施阶段文件应按工程进度或研发阶段及时归档；项目验收阶段文件应在验收结束后半个月内归档。2.归档流程项目文档管理人员定期向项目参与人员催交应归档的文件材料。项目参与人员将整理好的文件材料移交项目文档管理人员，双方办理交接手续，填写《项目文件材料交接清单》。项目文档管理人员对接收的文件材料进行再次审核和整理，符合归档要求后进行编号、装订等处理，并填写《项目档案归档登记表》。将归档后的项目档案移交档案管理部门统一保管。

五、项目档案的保管1.保管环境档案管理部门应提供符合档案保管要求的库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.保管方式项目档案应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放于档案柜中，并建立档案存放索引，便于查找。电子档案应存储在专用的存储设备上，如磁带、光盘、硬盘等，并进行异地备份。同时，建立电子档案目录数据库，实现电子档案的信息化管理。3.档案清查档案管理部门应定期对项目档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的完整和安全。在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并采取相应的补救措施。

六、项目档案的利用1.利用原则严格遵守国家有关档案利用的法律法规和公司的保密制度，确保档案信息的安全。本着方便、快捷、高效的原则，为项目建设、运营、维护及相关工作提供及时、准确的档案信息服务。2.利用方式查阅公司内部人员因工作需要查阅项目档案的，应填写《项目档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理部门工作人员应根据查阅申请表提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作，记录查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等信息。借阅因工作需要借阅项目档案的，应填写《项目档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失档案，如因保管不善造成档案损坏或丢失的，应承担相应的责任。复制如需复制项目档案资料的，应填写《项目档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，由档案管理部门工作人员进行复制。复制的档案资料应加盖档案管理部门的印章，并注明"复制件"字样。3.利用登记档案管理部门应对项目档案的利用情况进行详细登记，包括查阅人姓名、查阅时间、查阅内容、借阅人姓名、借阅时间、归还时间、复制内容、复制用途等信息，以便对档案利用情况进行统计和分析。

七、项目档案的鉴定与销毁1.鉴定原则定期对项目档案进行鉴定，确保档案的保存价值。鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、便于利用的原则。2.鉴定组织成立项目档案鉴定小组，由项目管理部门、档案管理部门及相关业务部门的人员组成。鉴定小组负责制定鉴定标准和工作方案，对项目档案进行逐卷鉴定。3.鉴定标准依据国家有关档案保管期限的规定和项目实际情况，从文件材料的重要性、完整性、真实性等方面进行鉴定。对于具有重要历史价值、法律凭证作用、长期查考利用价值的文件材料，应予以长期保存；对于在一定时期内有查考利用价值的文件材料，可定为短期保存；对于已失去保存价值的文件材料，应予以销毁。4.销毁程序鉴定小组对拟销毁的项目档案进行造册登记，填写《项目档案销毁清单》，注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。《项目档案销毁清单》经鉴定小组组长审核签字后，报公司主管领导审批。经批准销毁的项目档案，由档案管理部