建筑公司档案管理制度

建筑公司档案管理制度一、总则1.目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产、经营、管理中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各项目经理部、分公司等部门的档案管理工作。3.档案定义本制度所称档案是指公司在各项活动中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。集中统一管理公司各类档案，对各部门档案管理工作进行监督、指导。负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管、鉴定、销毁等工作。开发利用档案信息资源，为公司各项工作提供档案服务。2.各部门兼职档案员职责负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作，并定期移交公司档案管理部门。协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，及时反馈利用效果。接受档案管理部门的业务指导和培训，不断提高档案管理水平。

三、档案的收集与整理1.收集范围公司设立、变更、注销过程中形成的文件材料。公司工程建设项目从立项、规划、设计、施工到竣工验收等各个环节形成的文件材料。公司生产经营活动中产生的各类合同、协议、报表、统计资料等文件材料。公司行政管理工作中形成的文件、会议记录、工作计划、总结等文件材料。公司党群工作中产生的文件、宣传资料、组织建设等文件材料。公司科研、技术创新活动中形成的技术文件、科研成果等文件材料。其他具有保存价值的文件材料。2.收集要求各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的齐全、完整。对归档的文件材料应进行认真核对，保证字迹清晰、签字盖章齐全、格式规范。收集的文件材料应按照规定的时间和要求及时移交公司档案管理部门。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。分类科学、编号统一、排列有序、编目规范。4.整理方法按照档案的类别，将收集到的文件材料进行分类。档案类别主要包括：工程档案、经营档案、行政档案、党群档案、科研档案等。对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。按照编号顺序对档案进行排列，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。将整理好的档案进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。

四、档案的分类与编号1.分类标准工程档案：按照工程项目分类，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。经营档案：按照业务类型分类，包括合同档案、招投标档案、市场营销档案、财务管理档案等。行政档案：按照文件性质分类，包括公司文件、会议文件、工作计划与总结、行政管理文件等。党群档案：按照工作内容分类，包括党组织建设文件、宣传教育文件、工会工作文件、共青团工作文件等。科研档案：按照科研项目分类，包括科研立项文件、研究过程文件、科研成果文件等。2.编号规则档案编号采用"全宗号分类号年度案卷号件号"的结构。全宗号：暂定为"01"，代表公司全宗。分类号：根据档案分类标准，分别用不同的字母或数字表示各类档案的类别。例如，工程档案用"G"表示，经营档案用"J"表示等。年度：用四位数字表示档案形成的年度，如"2023"。案卷号：按照档案整理顺序，每一卷档案编一个案卷号，用三位数字表示。件号：对于以件为单位整理的档案，每件编一个件号，用两位数字表示。

五、档案的保管1.保管场所公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。2.保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管：凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。3.档案保管要求对不同保管期限的档案应分别存放，便于管理和查阅。定期对档案进行清查核对，确保档案的完整、准确和安全。发现档案损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的补救措施。对电子档案应进行备份，并存储在不同的介质上，以防数据丢失。同时，要定期对电子档案进行维护和更新，确保其可读性和可用性。

六、档案的鉴定与销毁1.鉴定工作公司档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案的价值进行评估。鉴定小组应根据档案的保管期限、内容、利用情况等因素，提出鉴定意见，确定哪些档案可以销毁，哪些档案需要继续保管。2.销毁程序经鉴定可以销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等内容。销毁清册经公司分管领导批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁。销毁时，应确保档案信息的彻底消除，防止档案内容泄露。销毁档案时，应在销毁清册上注明销毁日期、销毁人员等信息，并由监销人员签字确认。销毁清册应永久保存。

七、档案的查阅与借阅1.查阅原则档案查阅应遵循"依法、依规、必要、保密"的原则，确保档案的安全和合理利用。查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.查阅流程档案管理部门收到查阅申请表后，应进行审核，符合查阅条件的，安排专人负责提供档案查阅服务。查阅档案时，查阅人员应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。3.借阅原则档案借阅应严格控制，确因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应办理续借手续。4.借阅流程档案管理部门根据借阅申请表，将档案借出，并填写档案借阅登记表，注明借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期等信息。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。借阅人员应在规定的期限内归还档案，档案管理部门在收到归还的档案后，应进行核对，确认无误后办理归还手续。

八、档案信息化管理1.信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和服务水平。逐步实现档案信息资源的共享，为公司各部门提供便捷的档案查询和利用服务。2.信息化管理内容将公司各类档案进行数字化处理，扫描成电子文件，并进行分类存储。建立档案管理信息系统，对档案的基本信息、目录信息、全文信息等进行录入和管理，实现档案的在线查询、借阅、统计等功能。加强档案信息安全管理，采取加密、备份、访问控制等措施，确保档案信息的安全和保密。3.信息化管理要求档案管理部门应配备必要的计算机设备和软件，安排专人负责档案信息化管理工作。对档案数字化人员进行培训，确保数字化档案的质量和准确性。定期对档案管理信息系统进行维护和更新，保证系统的正常运行。

九、奖励与处罚1.奖励对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括：通报表扬、颁发荣誉证书、给予物质奖励等。2.处罚对违反本制