2025【合同管理规程】合同管理制度

2025【合同管理规程】合同管理制度第一章总则第一条为进一步规范本单位（以下简称“本单位”）的合同管理工作，防范合同风险，保障合法权益，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本合同管理制度。第二条本制度适用于本单位对外签订、履行的所有合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、承包合同、技术合同等。本单位员工在履行职责过程中签订的所有合同均应遵守本制度。第三条合同管理实行“归口管理、分级负责”的原则。法律事务部门负责合同管理的归口工作，各业务部门负责合同的具体履行工作，财务部门负责合同的财务审核工作。第四条本单位所有合同均需按照本制度规定的程序签订和履行，任何部门或个人不得擅自签订或变更合同内容。第二章合同管理职责第五条法律事务部是本单位合同管理的归口部门，主要职责包括：负责合同管理制度的制定、修订和执行监督；负责合同文本的审核、审批；负责合同专用章的保管和使用；负责合同档案的归档管理；负责合同履行情况的监督和检查；负责处理合同履行过程中出现的争议和纠纷。第六条业务部门是合同履行的主要责任部门，主要职责包括：负责合同的前期谈判和准备工作；负责提供合同所需的相关技术、商务和法律资料；负责合同的具体履行，确保合同各项条款得到全面执行；负责及时向法律事务部报告合同履行过程中出现的问题；负责收集和整理合同履行过程中的相关证据材料。第七条财务部门在合同管理中的主要职责是：负责审核合同中的财务条款是否符合本单位的财务政策；负责对合同履行过程中涉及的款项支付进行审核和监督；负责审核合同履行后的财务结算情况。第八条其他相关部门根据各自职责，配合法律事务部和业务部门完成合同管理工作。第三章合同审查与审批第九条合同在签订前必须经过法律事务部的审查和审批。未经审查和审批的合同不得签订。第十条合同审查的内容包括：合同主体的合法性：审查合同对方当事人的资质、营业执照、法定代表人身份证明等；合同内容的合法性：审查合同条款是否符合法律法规和本单位规章制度；合同条款的完备性：审查合同是否包含必要的条款，如标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等；合同的风险性：审查合同中是否存在潜在的法律风险，并提出防范措施；合同文字的规范性：审查合同语言是否准确、清晰，是否存在歧义。第十一条合同审查程序：业务部门将拟签订的合同文本及相关资料提交法律事务部；法律事务部对合同进行审查，并提出修改意见；业务部门根据法律事务部的意见对合同进行修改；修改后的合同提交法律事务部进行复审；复审通过后，由法律事务部负责人签署审查意见，报单位负责人审批。第十二条合同审批权限：一般合同由单位负责人审批；重大合同（金额超过万元或涉及重要权益的合同）需经单位领导班子集体讨论决定；特殊合同（涉及国家安全、公共利益等）需按照有关规定报上级主管部门审批。第十三条合同审查和审批的时限原则上不得超过个工作日。特殊情况下，经审批可以适当延长。第四章合同的签订程序第十四条合同签订前，业务部门应做好充分的准备工作，包括：对合同对方当事人的资信状况进行调查；对合同标的的真实性、合法性进行核实；对合同履行的可能性进行分析；对合同条款进行充分的谈判。第十五条合同文本应当由法律事务部统一制定或选用符合国家法律法规的示范文本。特殊情况需要使用对方提供的合同文本时，应当仔细审查并提出修改意见。第十六条合同签订时，必须使用本单位的合同专用章，并由法定代表人或其授权的委托代理人签字。未经授权的人员不得以单位名义签订合同。第十七条合同签订后，法律事务部应当及时登记合同编号，并将合同文本分发给相关业务部门和财务部门。第十八条合同正式签订前，各方应当签署《合同签订确认书》，确认双方已就合同内容达成一致意见。第五章合同的履行管理第十九条合同履行实行“谁签订、谁负责”的原则。业务部门是合同履行的责任部门，应当严格按照合同约定履行义务，确保合同全面、及时履行。第二十条合同履行过程中，业务部门应当做好以下工作：对合同履行情况进行定期检查，确保合同履行符合约定；及时向法律事务部报告合同履行中出现的问题；对合同履行中出现的争议或纠纷，及时采取措施妥善处理；对合同履行中产生的相关文件、证据进行收集和保存。第二十一条合同履行中需要变更或者解除合同的，应当按照以下程序办理：业务部门提出变更或解除合同的申请，并说明理由；法律事务部对变更或解除合同的方案进行审查；变更或解除合同的方案经单位负责人审批同意后，方可签订补充协议或解除协议；补充协议或解除协议应当按照本制度规定的程序签订。第二十二条合同履行过程中，因对方违约导致本单位权益受损的，业务部门应当及时采取法律手段维护权益，必要时可以申请法律事务部介入处理。第六章合同的档案管理第二十三条合同档案管理实行“统一管理、分类存放”的原则。法律事务部负责合同档案的归档和管理工作。第二十四条合同档案应当包括以下资料：合同文本正本及其附件；合同审查和审批的相关文件；合同履行过程中的往来函件、通知、纪要等；合同履行结果的相关证明材料；合同纠纷处理的相关文件。第二十五条合同档案应当在合同履行完毕后一个月内完成归档工作。档案保存期限原则上不得超过年，特殊情况需要延长保存期限的，应当报单位负责人批准。第二十六条合同档案的查阅应当履行审批手续，未经审批不得擅自查阅或复制档案。档案查阅应当登记查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等信息。第七章违规责任第二十七条有下列情形之一的，对相关责任人进行处罚：未按照本制度规定签订合同，造成合同无效或损害单位利益的；擅自变更或解除合同，造成单位损失的；因工作疏忽或故意未及时报告合同履行中的问题，导致合同履行失败或争议扩大的；擅自使用合同专用章或超越授权签订合同的；拒不配合合同档案管理或销毁合同档案的；其他违反本制度规定的行为。第二十八条违规责任人的处罚包括警告、通报批评、罚款、降职、撤职等，情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任。第八章附则第二十九条本制度自年