学校采购流程管理制度-

学校采购流程管理制度_一、总则1.目的为规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各项目的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。3.采购原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校的相关规定。公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保公正选择。效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高资金使用效益。诚信原则：采购各方应诚实守信，履行合同约定。

二、采购组织与职责1.采购决策机构学校设立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。负责审议采购预算、采购政策、重大采购项目等事项，对采购工作进行决策和监督。2.采购执行部门学校设立采购管理部门，负责具体采购业务的实施。其职责包括：制定采购计划和采购方案。组织采购活动，包括招标、谈判、询价等。审查供应商资格，建立供应商库。签订采购合同，并监督合同执行。整理采购文件和资料，进行采购项目的验收和结算等工作。3.需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等，并配合采购执行部门进行采购活动，参与采购项目的验收工作。

三、采购预算管理1.预算编制各需求部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制本部门的采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。采购预算经部门负责人审核后，报学校财务部门和采购管理部门汇总。2.预算审核与调整学校财务部门和采购管理部门对各部门上报的采购预算进行审核，审核内容包括预算的合理性、合规性、准确性等。如因特殊情况需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经部门负责人、学校财务部门和采购管理部门审核后，报采购领导小组审批。

四、采购方式与程序1.采购方式公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过公开招标，邀请符合条件的供应商投标，以最低价中标原则确定中标供应商。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。由采购执行部门从符合条件的供应商中邀请若干家进行投标。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。采购执行部门与不少于三家的供应商分别进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。由采购执行部门与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购执行部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。2.采购程序采购申请：需求部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交给采购管理部门。采购审批：采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，审核通过后报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小进行审批，重大采购项目需提交学校党委会审议。采购实施：采购管理部门根据采购领导小组的审批意见，组织实施采购活动。根据采购方式的不同，分别采取相应的采购程序：公开招标：发布招标公告：在指定的媒体上发布招标公告，公告内容包括招标项目的名称、内容、要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间和地点等。发售招标文件：潜在投标人购买招标文件，并按照招标文件的要求编制投标文件。开标、评标：采购执行部门组织开标会议，由投标人或其授权代表参加。开标后，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。定标：采购领导小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。邀请招标：发布邀请招标公告：向符合条件的供应商发出邀请招标公告，邀请其参加投标。发售招标文件：受邀供应商购买招标文件，并按照招标文件的要求编制投标文件。开标、评标：采购执行部门组织开标会议，由受邀供应商或其授权代表参加。开标后，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。定标：采购领导小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。竞争性谈判：成立谈判小组：由采购执行部门、需求部门和相关专家组成谈判小组，成员人数为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单：谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。单一来源采购：成立采购小组：由采购执行部门、需求部门和相关专家组成采购小组，成员人数为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。进行协商：采购小组与单一供应商就采购项目的价格、技术、服务等事项进行协商，形成协商记录。确定成交供应商：采购小组根据协商结果，确定成交供应商，并签订采购合同。询价：成立询价小组：由采购执行部门、需求部门和相关专家组成询价小组，成员人数为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。发出询价通知书：询价小组向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：询价小组对供应商的报价进行比较，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。合同签订：采购管理部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务、采购项目的规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。合同签订后，双方应严格履行合同约定。采购验收：采购项目完成后，采购管理部门组织需求部门等相关人员进行验收。验收人员应按照合同要求和相关标准对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查，填写验收报告。验收合格的，办理结算手续；验收不合格的，采购管理部门应及时与供应商沟通，要求其限期整改或退换货物，直至验收合格。采购付款：采购项目验收合格后，需求部门根据合同约定填写付款申请单，经部门负责人签字确认后，报学校财务部门审核。财务部门审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间支付货款。

五、供应商管理1.供应商准入采购管理部门建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件，包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩信誉等方面的要求。潜在供应商向采购管理部门提交供应商准入申请，提供相关证明材料。采购管理部门对供应商提交的申请和材料进行审核，审核合格的，将其纳入供应商库。2.供应商评价与考核采购管理部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价和考核。评价方式包括问卷调查、实地考察、数据分析等。根据评价和考核结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于表现较差的供应商，采取警告、暂停合作、取消合作资格等措施。3.供应商库维护采购管理部门定期对供应商库进行清理和维护，及时更新供应商的信息，删除不再符合准入条件或长期未合作的供应商。不断扩大供应商库的规模，引入新的优质供应商，以提高采购的竞争性和选择性。

六、采购文件管理1.采购文件的编制采购执行部门根据采购项目的特点和采购方式，编制相应的采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的要求、采购程序、评标标准、合同条款等内容，确保采购活动的顺利进行。2.采购文件的审核与批准采购文件编制完成后，由采购执行部门负责人审核，报采购领导小组批准。重大采购项目的采购文件需经学校党委会审议通过。3.采购文件的保存采购活动结束后，采购执行部门应将采购文件整理归档，妥善保存。采购文件的保存期限按照国家有关规定执行，一般不少于十五年。采购文件应包括采购申请表、采购预算批复、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等资料。

七、监督与检查1.内部监督学校设立采购监督小组，由学校纪检监察部门、审计部门等人员组成。采购监督小组对采购活动进行全程监督，检查采购程序的执行情况、采购文件的编制与审核情况、供应商的选择与评价情况、采购合同的签订与履行情况等，确保采购活动合法合规、公平公正。2.外部监督积极接受上级主管部门、财政部门、审计部门等的监督检查，及时整改存在的问题。同时，主动接受社会监督，对供应商和社会公众的投诉举报进行认真调查处理。3.责任追