印章证照管理制度

印章证照管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章、证照的管理，规范印章、证照的刻制、使用、保管、废止等行为，维护公司的合法权益，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构。

（三）基本原则1.依法依规原则：印章、证照的管理严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.专人专管原则：指定专人负责印章、证照的管理，确保责任明确。3.安全保密原则：采取有效措施保障印章、证照的安全，防止信息泄露。4.严格审批原则：印章、证照的使用必须经过严格的审批流程。

二、印章管理（一）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力和承担责任的印章。2.法定代表人章：用于特定文件签署等。3.财务专用章：用于财务结算等相关业务。4.合同专用章：用于签订各类合同。5.部门章：各部门用于内部管理的印章。

（二）印章刻制1.需刻制印章时，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途等，经部门负责人审核后报分管领导审批。2.审批通过后，由行政部门统一办理印章刻制手续，选择具有资质的印章制作单位进行刻制。3.新印章刻制完成后，行政部门应及时进行登记，并将印章移交指定保管人。

（三）印章保管1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章由行政部门指定专人保管；部门章由各部门指定专人保管。2.印章保管人应妥善保管印章，不得随意放置，确保印章安全。如因保管不善导致印章丢失、被盗等情况，应立即报告，并采取相应措施防止损失扩大。3.印章保管人不得擅自将印章交予他人使用，确因工作需要必须委托他人使用时，应填写《印章使用委托书》，经部门负责人和分管领导批准后，由保管人监督使用。

（四）印章使用1.用印前，使用人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、份数、用印时间等，经部门负责人审核后报分管领导审批。重要文件需经法定代表人批准。2.审批通过后，使用人持《印章使用申请表》到印章保管人处用印。印章保管人应认真核对申请表内容与用印文件是否一致，确认无误后方可用印，并在申请表上加盖"已用印"章。3.印章使用应在公司内进行，如因特殊情况需在公司外使用，必须经公司领导批准，并由印章保管人或指定专人陪同前往。4.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要必须先加盖印章时，应在空白处注明用途，并严格控制使用范围。

（五）印章废止1.印章因磨损、损坏、机构变动等原因需要废止时，由印章保管人填写《印章废止申请表》，经部门负责人审核后报分管领导审批。2.审批通过后，行政部门负责将废止印章收回，并进行封存或销毁。销毁印章时，应填写《印章销毁登记表》，由行政部门、审计部门等相关人员共同监督销毁过程，并在登记表上签字确认。

三、证照管理（一）证照种类1.营业执照（正、副本）2.组织机构代码证（正、副本）3.税务登记证（正、副本）4.法定代表人身份证明书5.公司章程6.资质证书7.安全生产许可证8.其他各类许可证、执照等

（二）证照办理1.需办理证照时，由相关部门指定专人负责办理。办理人员应按照政府部门要求准备齐全相关材料，并及时提交申请。2.办理过程中，如遇问题或需要补充材料，办理人员应及时与相关部门沟通协调，确保办理工作顺利进行。3.证照办理完成后，办理人员应及时将证照原件及相关资料移交行政部门进行登记和保管。

（三）证照保管1.行政部门应设立专门的证照保管档案柜，对各类证照进行分类存放，并建立详细的《证照管理台账》，记录证照名称、编号、颁发日期、有效期、保管人等信息。2.证照保管人应妥善保管证照，不得擅自外借、复印或带出公司。如因工作需要必须借用时，应填写《证照借用申请表》，经部门负责人和分管领导批准后，在规定时间内归还。3.证照保管人应定期对证照进行检查，确保证照的安全和完整。如发现证照有遗失、损坏等情况，应及时报告并采取相应措施。

（四）证照使用1.因业务需要使用证照原件时，使用人应填写《证照使用申请表》，详细说明使用事项、用途、使用时间等，经部门负责人审核后报分管领导审批。重要事项需经法定代表人批准。2.审批通过后，使用人持《证照使用申请表》到行政部门领取证照原件。行政部门应在申请表上注明领取时间和归还时间，并要求使用人签字确认。3.使用人应在规定时间内归还证照原件，如因特殊情况不能按时归还，应提前向行政部门说明原因，并办理延期手续。4.严禁将证照用于非公司业务范围的活动。如因违反规定使用证照给公司造成损失的，使用人应承担相应的赔偿责任。

（五）证照变更与年检1.证照如有变更事项，相关部门应及时通知行政部门，并由行政部门负责办理变更手续。办理完成后，行政部门应及时更新《证照管理台账》。2.证照年检时，行政部门应提前了解年检要求和时间安排，组织相关部门准备年检材料，并在规定时间内完成年检工作。

（六）证照废止1.证照因有效期届满、公司注销、吊销等原因需要废止时，行政部门应及时办理废止手续，并在《证照管理台账》上注明废止日期和原因。2.废止的证照应妥善保管，按照公司档案管理规定进行归档。

四、监督与检查（一）定期检查1.行政部门应定期对印章、证照的管理情况进行检查，每月至少检查一次，确保印章、证照的保管和使用符合规定。2.检查内容包括印章、证照的保管是否安全，使用审批流程是否规范，台账记录是否完整等。

（二）不定期抽查公司领导或审计部门有权不定期对印章、证照的管理情况进行抽查，发现问题及时督促整改。

（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章、证照的行为，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理；给公司造成经济损失或其他不良影响的，将依法追究相