受控文件管理制度`

受控文件管理制度`一、目的为了加强公司受控文件的管理，确保文件的准确性、完整性和有效性，保证公司各项工作按照规定的程序和标准进行，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司内部所有受控文件的编制、审核、批准、发布、分发、使用、保管、变更、作废及销毁等全过程的管理。

三、职责1.文件管理部门负责制定和完善受控文件管理制度，并监督执行。负责受控文件的统一编号、分类、归档和保管。负责受控文件的分发、回收、借阅和销毁等工作的管理。负责对各部门受控文件管理工作进行指导和检查。2.文件编制部门负责本部门受控文件的起草、修订和审核工作。确保文件内容符合国家法律法规、行业标准及公司实际情况。配合文件管理部门做好文件的分发、回收等相关工作。3.文件审批部门负责对提交的受控文件进行审批，确保文件的合法性、合规性和有效性。对文件内容提出修改意见和建议，督促文件编制部门进行修改完善。4.文件使用部门负责本部门受控文件的领取、使用、保管和归还工作。严格按照文件规定的程序和要求开展工作，确保文件的有效执行。及时反馈文件在执行过程中出现的问题，并配合文件管理部门进行处理。

四、受控文件的分类与编号1.分类原则根据文件的性质、用途和管理要求，将受控文件分为管理文件、技术文件、作业文件等类别。管理文件包括公司的各项规章制度、程序文件、管理标准等。技术文件包括产品设计图纸、工艺文件、技术标准等。作业文件包括操作规程、作业指导书、检验规范等。2.编号规则受控文件编号由公司代号、文件类别代码、年份、顺序号等部分组成。公司代号：采用公司名称英文缩写的首字母组合。文件类别代码：管理文件用"M"表示，技术文件用"T"表示，作业文件用"O"表示。年份：用公元纪年的后两位数字表示。顺序号：按照文件发布的先后顺序依次编排，用三位数字表示。例如：公司代号为ABC，2023年发布的第12号管理文件，编号为ABCM23012。

五、受控文件的编制与审核1.编制要求文件编制应遵循相关法律法规、行业标准及公司的管理要求，确保文件内容准确、完整、清晰、易懂。明确文件的目的、范围、职责、工作程序和要求等内容，避免出现模糊不清或歧义的表述。文件格式应统一规范，包括字体、字号、排版等，便于阅读和理解。2.审核流程文件初稿完成后，编制部门应进行自审，确保文件内容符合编制要求。自审通过后，将文件提交给相关部门进行会审。会审部门应从各自专业角度对文件进行审核，提出修改意见和建议。文件编制部门根据会审意见对文件进行修改完善后，提交给文件审批部门进行审批。

六、受控文件的批准与发布1.批准权限管理文件由公司总经理批准发布。技术文件由公司技术负责人批准发布。作业文件由相关部门负责人批准发布。2.发布方式受控文件经批准后，由文件管理部门统一发布。发布方式包括纸质文件发布和电子文件发布。纸质文件发布时，应加盖"受控文件"印章，并注明文件编号、版本号、发布日期等信息。电子文件发布时，应确保文件的完整性和可读性，并在文件管理系统中进行登记和管理。

七、受控文件的分发1.分发原则根据文件的使用范围和工作需要，将受控文件分发给相关部门和人员。确保每个需要使用文件的部门和人员都能及时获得最新版本的受控文件。2.分发流程文件管理部门根据文件批准发布的通知，填写《受控文件分发登记表》，明确文件名称、编号、版本号、分发部门、分发份数等信息。将受控文件的纸质版或电子版按照《受控文件分发登记表》进行分发，并要求接收部门和人员在登记表上签字确认。对于需要保密的受控文件，应按照公司保密制度的要求进行分发，并采取相应的保密措施。

八、受控文件的使用与保管1.使用要求文件使用部门和人员应严格按照文件规定的程序和要求开展工作，确保文件的有效执行。不得擅自修改、复印、转借受控文件，如需引用文件内容，应注明文件编号和版本号。如发现文件存在问题或与实际工作不符，应及时向文件管理部门反馈，不得自行处理。2.保管责任文件使用部门应指定专人负责受控文件的保管，确保文件的安全、完整。保管人员应建立受控文件台账，记录文件的名称、编号、版本号、发放时间、发放对象、回收时间等信息。受控文件应存放在干燥、通风、防火、防盗的地方，避免文件受损或丢失。

九、受控文件的变更1.变更原因法律法规、行业标准发生变化。公司内部管理要求、业务流程发生调整。文件在执行过程中发现存在问题或缺陷。其他需要变更文件的情况。2.变更流程文件编制部门提出变更申请，说明变更的原因、内容和影响范围。填写《受控文件变更申请表》，经相关部门审核同意后，提交给文件审批部门进行审批。文件审批部门批准变更申请后，文件编制部门对文件进行修订，并重新进行审核、批准和发布。文件管理部门按照新的文件版本进行分发，并收回旧版本的受控文件。变更后的受控文件应在文件管理系统中进行更新，确保文件信息的一致性。

十、受控文件的作废与销毁1.作废条件文件已被新的文件版本替代。文件所依据的法律法规、行业标准已废止。文件不再适用于公司实际工作需要。2.作废标识对于作废的受控文件，文件管理部门应在文件上加盖"作废"印章，并注明作废日期。在文件管理系统中对作废文件进行标识，防止误使用。3.销毁流程文件管理部门定期对作废文件进行清理，填写《受控文件销毁申请表》，注明文件名称、编号、版本号、作废原因等信息。经相关部门审核同意后，按照公司规定的方式进行销毁。销毁方式可包括粉碎、焚烧等。对销毁过程进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。

十一、受控文件的借阅与归还1.借阅申请因工作需要借阅受控文件的部门或人员，应填写《受控文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、版本号、借阅目的、借阅时间等信息。经所在部门负责人批准后，提交给文件管理部门进行审批。2.借阅审批文件管理部门对借阅申请进行审核，如符合借阅规定，批准借阅申请，并在《受控文件借阅申请表》上签字确认。对于涉及公司机密的受控文件，应按照公司保密制度的要求进行严格审批。3.借阅期限文件借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理借阅申请手续。4.归还要求借阅人员应在规定的借阅期限内归还受控文件，归还时应确保文件的完整性和可读性。文件管理部门对归还的受控文件进行检查，如发现文件有损坏或丢失情况，应及时追究借阅人员的责任。

十二、监督与考核1.监督检查文件管理部门定期对各部门受控文件的管理情况进行监督检查，检查内容包括文件的编制、审核、批准、分发、使用、保管、变更、作废等环节。对检查中发现的问题，及时提出整改意见和建议，并跟踪整改情况。2.考核机制建立受控文件管理考核机制，将各部门受控文件管理工作纳入绩效考核体系。对于在受控文件管理工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励。对于违反受控文件管理制度的