项目管理的五个过程

项目管理的五个过程##一、引言项目管理是一门将知识、技能、工具与技术应用于项目活动，以满足项目要求的管理方法。项目管理的五个过程组相互关联、相互作用，共同构成了项目从启动到结束的完整生命周期。理解和掌握这五个过程对于项目经理有效地领导项目团队、确保项目顺利进行至关重要。##二、启动过程启动过程是定义一个新项目或现有项目的一个新阶段，包括定义开始项目或阶段的一组过程。其主要目的是正式授权开展一个新项目或现有项目的一个新阶段，并任命项目经理。（一）定义项目启动的背景和需求1.识别项目机会-组织内部可能基于战略目标、市场需求、客户要求或技术发展等因素发现项目机会。例如，市场调研发现客户对某种新型产品有强烈需求，组织决定开展新产品研发项目。-外部环境的变化也可能带来项目机会，如政策法规的调整促使企业开展相关合规项目。2.确定项目需求-对识别出的项目机会进行深入分析，明确项目要解决的问题或满足的需求。例如，在新产品研发项目中，确定产品的功能、性能、质量标准以及目标市场等需求。-通过与相关利益者（如客户、用户、业务部门等）沟通交流，收集他们对项目的期望和要求，确保需求的完整性和准确性。（二）制定项目初步范围说明书1.项目初步范围说明书的内容-项目初步范围说明书是项目启动阶段的重要输出，它概括性地描述了项目的范围、主要可交付成果、项目的假设条件和制约因素等。-例如，在一个软件开发项目的初步范围说明书中，会明确软件的功能模块、用户界面设计要求、预期的交付时间等内容。2.作用-项目初步范围说明书为项目后续的规划和执行提供了基础框架，有助于项目团队成员和利益相关者对项目有一个清晰的认识，明确项目的边界和主要方向。（三）识别项目的利益相关者1.利益相关者的分类-利益相关者是指积极参与项目、或其利益可能受到项目实施或完成的积极或消极影响的个人或组织。-可以分为内部利益相关者（如项目团队成员、高级管理层、职能部门等）和外部利益相关者（如客户、供应商、合作伙伴、政府监管机构等）。2.利益相关者分析-对识别出的利益相关者进行分析，了解他们的利益诉求、期望、影响力以及可能对项目产生的影响。-例如，通过访谈、问卷调查等方式收集利益相关者的信息，绘制利益相关者矩阵，以便在项目过程中更好地管理与他们的关系。（四）输入与输出1.输入-项目工作说明书，明确项目的业务需求、产品范围描述等。-商业论证，评估项目的可行性和潜在价值。-合同（如果适用），当项目是基于合同开展时提供相关约束和要求。2.输出-项目初步范围说明书。-项目文档更新，如利益相关者登记册等。##三、规划过程规划过程是明确项目范围，优化目标，为实现目标制定行动方案的一组过程。其目的是为项目的执行、监控和收尾提供一个清晰的蓝图。（一）制定项目管理计划1.项目管理计划的内容-项目管理计划是一个综合性的计划，它整合了项目的各个方面的规划成果，包括范围管理计划、进度管理计划、成本管理计划、质量管理计划、资源管理计划、风险管理计划、采购管理计划等。-例如，范围管理计划规定了如何定义、制定、监督、控制和确认项目范围；进度管理计划确定了项目活动的顺序、持续时间和资源需求，以生成项目进度基准等。2.制定过程-项目经理组织项目团队成员，依据项目初步范围说明书和其他相关信息，共同制定项目管理计划。-在制定过程中，充分考虑项目的目标、需求、资源、风险等因素，确保各项子计划之间相互协调、相互支持。（二）规划范围管理1.范围管理计划的制定-范围管理计划明确了如何定义、确认和控制项目范围。-包括确定项目范围定义的方法、范围说明书的编制要求、范围核实的标准和流程、范围变更控制的程序等内容。2.作用-为项目范围管理提供指导，确保项目团队成员清楚地了解项目的边界和范围控制的方法，避免范围蔓延等问题的发生。（三）收集需求1.需求收集的方法-访谈，与利益相关者进行面对面的交流，获取他们对项目的需求和期望。-问卷调查，通过设计结构化的问卷，广泛收集利益相关者的意见和建议。-焦点小组，召集相关利益者进行小组讨论，激发他们的想法和需求。-观察，直接观察利益相关者在实际工作中的行为和需求。2.需求文档的编制-将收集到的需求进行整理、分析和记录，形成需求文档。-需求文档应详细描述项目的功能需求、非功能需求、性能需求等，确保需求的完整性、准确性和可验证性。（四）定义范围1.项目范围说明书的编制-根据需求文档，进一步明确项目的范围边界，编制详细的项目范围说明书。-项目范围说明书除了包含项目初步范围说明书的内容外，还应更加详细地描述项目的可交付成果、验收标准、项目的除外责任等。2.工作分解结构（WBS）的创建-工作分解结构是对项目团队为实现项目目标、创建可交付成果而需要实施的全部工作范围的层级分解。-将项目整体分解为较小的、易于管理和控制的工作包，每个工作包都有明确的定义和责任人，便于项目进度、成本和质量的管理。（五）规划进度管理1.进度管理计划的制定-进度管理计划规定了如何管理项目进度，包括活动定义、活动排序、活动资源估算、活动历时估算、制定进度计划和控制进度等过程的方法和标准。-确定进度计划的编制工具和技术，如甘特图、关键路径法等。2.活动定义与排序-识别为完成项目可交付成果而需开展的具体活动，并确定这些活动之间的先后顺序。-通过活动定义和排序，明确项目的工作流程和逻辑关系，为后续的进度估算和计划制定提供基础。（六）规划成本管理1.成本管理计划的制定-成本管理计划描述了如何管理项目成本，包括成本估算、成本预算、控制成本等过程的方法和原则。-确定成本估算的方法、成本预算的编制流程、成本控制的指标和措施等。2.成本估算与预算-运用合适的成本估算方法，对项目所需的成本进行估算，包括直接成本和间接成本。-根据成本估算结果，编制项目成本预算，确定项目的成本基准，作为成本控制的依据。（七）规划质量管理1.质量管理计划的制定-质量管理计划规定了项目的质量标准、质量目标以及如何实施质量管理。-明确质量保证和质量控制的方法和流程，确定质量责任和质量改进措施。2.质量规划工具-采用质量功能展开、流程图、因果图等工具，分析项目的质量需求和影响因素，制定针对性的质量计划。（八）规划资源管理1.资源管理计划的制定-资源管理计划描述了如何管理项目资源，包括人力资源管理计划、物资资源管理计划等。-确定项目所需的资源种类、数量、获取方式以及资源的分配和使用计划。2.资源需求估算-对项目所需的人力资源、物资资源等进行估算，明确各资源的需求时间和数量。（九）规划风险管理1.风险管理计划的制定-风险管理计划定义了如何实施项目风险管理活动，包括风险管理的目标、范围、方法、角色与职责、时间安排等。-确定风险识别、风险分析、风险应对规划和风险监控的流程和方法。2.风险识别与分析-运用头脑风暴、德尔菲法、检查表等方法识别项目可能面临的风险。-对识别出的风险进行定性和定量分析，评估风险发生的可能性和影响程度，确定风险的优先级。（十）规划采购管理1.采购管理计划的制定-采购管理计划描述了如何管理项目采购，包括采购策略、采购流程、采购文档等。-确定采购的方式（如招标、询价、单一来源采购等）、采购的时间安排和采购的合同类型。2.采购需求分析-根据项目范围和资源管理计划，分析项目所需的采购物品和服务，明确采购的规格、数量和质量要求。（十一）输入与输出1.输入-项目管理计划的其他组成部分，如范围基准、进度基准、成本基准等。-事业环境因素，如组织的文化、政策、市场条件等。-组织过程资产，如以往项目的经验教训、模板、指南等。2.输出-各种管理计划，如范围管理计划、进度管理计划等。-项目文档更新，如需求文档、范围说明书、WBS等。##四、执行过程执行过程是完成项目管理计划中确定的工作，以满足项目要求的一组过程。其主要任务是按照规划阶段制定的计划，组织和协调资源，实施项目活动。（一）指导与管理项目工作1.项目执行的依据-项目管理计划，明确了项目的各项工作任务和要求。-批准的变更请求，对项目计划进行的变更经过批准后纳入执行过程。2.项目执行的活动-项目经理带领项目团队成员按照项目管理计划开展各项工作，完成项目的可交付成果。-协调项目内外部资源，解决项目执行过程中出现的问题和冲突。（二）管理项目知识1.知识管理的重要性-项目执行过程中会产生大量的知识和经验，有效的知识管理可以促进知识的共享和传承，提高项目团队的工作效率和创新能力。2.知识管理的活动-建立知识管理平台，收集、整理和存储项目相关的知识文档。-组织知识分享会议、培训课程等活动，促进项目团队成员之间的知识交流和学习。（三）管理质量1.质量保证的实施-依据质量管理计划，开展质量保证活动，确保项目采用合理的质量标准和质量控制方法。-对项目过程进行定期审查和审计，发现潜在的质量问题并及时采取纠正措施。2.质量控制的执行-按照质量控制计划，对项目的可交付成果进行质量检查和测试，确保其符合质量标准。-对质量偏差进行分析和处理，采取相应的措施进行改进。（四）获取资源1.资源获取的方式-根据资源管理计划，通过内部调配、招聘、采购等方式获取项目所需的资源。-与职能部门、供应商等进行沟通协调，确保资源按时、按质、按量到位。2.资源分配与管理-将获取到的资源分配到具体的项目活动中，合理安排资源的使用时间和顺序。-监控资源的使用情况，及时解决资源短缺、资源闲置等问题。（五）建设团队1.团队建设的方法-开展团队建设活动，如团队聚餐、户外拓展、培训课程等，增强团队成员之间的沟通、协作和信任。-建立有效的团队激励机制，鼓励团队成员积极参与项目工作，提高工作绩效。2.团队发展阶段-关注团队的发展阶段，从形成阶段、震荡阶段、规范阶段到成熟阶段，采取相应的管理策略，促进团队的成长和成熟。（六）管理沟通1.沟通管理计划的执行-按照沟通管理计划，确定沟通的方式、频率和对象，确保项目信息在项目团队成员、利益相关者之间及时、准确地传递。-采用多种沟通渠道，如会议、报告、电子邮件、即时通讯工具等，满足不同的沟通需求。2.沟通效果的监控-监控沟通的效果，及时收集反馈信息，调整沟通策略，解决沟通中出现的问题，确保信息的有效传递和理解。（七）实施采购1.采购流程的执行-根据采购管理计划和采购需求，实施采购活动，包括招标、询价、谈判、签订合同等环节。-与供应商保持密切沟通，确保采购物品和服务按时、按质、按量交付。2.采购合同的管理-对采购合同进行管理，跟踪合同的执行情况，及时处理合同变更、违约等问题，确保合同的有效履行。（八）输入与输出1.输入-项目管理计划，包括各项子计划和基准。-批准的变更请求，作为项目执行的依据。-事业环境因素和组织过程资产。2.输出-可交付成果，如产品、服务、文档等。-工作绩效数据，反映项目执行的实际情况。-变更请求，项目执行过程中可能产生新的变更需求。-项目文档更新，如项目进度报告、质量报告、资源使用记录等。##五、监控过程监控过程是跟踪、审查整体项目进展与执行情况，监督并确保采用合理成本、按时并按质达到项目范围目标，监督并识别必要的计划变更，然后启动相应变更的一组过程。（一）监控项目工作1.监控的依据-项目管理计划，明确了项目的监控指标和标准。-进度、成本、质量等方面的绩效数据，反映项目的实际执行情况。2.监控的活动-定期收集和分析项目的绩效数据，与计划进行对比，评估项目的进展情况。-识别项目执行过程中的偏差，分析偏差产生的原因。（二）实施整体变更控制1.变更管理流程-对项目执行过程中出现的变更请求进行受理、评估、审批和实施。-建立变更控制系统，明确变更的提出、审查、批准、执行和验证的流程和职责。2.变更的影响分析-对变更请求进行影响分析，评估变更对项目进度、成本、质量等方面的影响。-根据影响分析结果，决定是否批准变更请求。（三）控制范围1.范围监控的方法-定期审查项目范围，检查项目工作是否符合范围说明书和WBS的要求。-监控范围变更，对范围变更请求进行评估和控制，防止范围蔓延。2.范围偏差的处理-对于发现的范围偏差，分析原因并采取相应的措施进行纠正，如调整项目计划、重新分配资源等。（四）控制进度1.进度监控的工具-运用甘特图、关键路径法等工具，监控项目活动的实际进度与计划进度的差异。-计算进度偏差（SV）和进度绩效指数（SPI）等指标，评估项目进度绩效。2.进度调整措施-根据进度监控结果，采取相应的进度调整措施，如赶工、快速跟进、调整活动顺序等，确保项目按时完成。（五）控制成本1.成本监控的指标-监控项目成本的实际支出情况，计算成本偏差（CV）和成本绩效指数（CPI）等指标。-对比成本实际值与成本基准，评估成本绩效。2.成本控制措施-对于成本偏差，分析原因并采取控制措施，如优化成