建筑公司档案管理制度

建筑公司档案管理制度1.目的为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及所属各项目。3.档案定义本制度所称档案是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、图纸、报表、照片、音像资料等。二、档案管理职责1.综合管理部门职责负责制定和完善公司档案管理制度，并监督执行。集中统一管理公司各类档案，进行档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。指导各部门的档案管理工作，组织档案业务培训。定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全与完整。2.各部门职责负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，并按规定定期移交公司综合管理部门。明确专人负责档案管理，确保档案资料的真实、准确、完整。配合综合管理部门做好档案的鉴定、统计、利用等工作。三、档案的收集与整理1.收集范围公司设立、变更、注销过程中形成的各类文件。公司各项管理制度、规定、办法等。项目招投标文件、合同协议、预决算资料等。施工图纸、设计变更通知、技术交底记录等。工程施工过程中的各类报表、报告、检验检测资料等。公司会议记录、纪要、决议等。员工人事档案、培训记录、考核资料等。公司财务报表、审计报告、税务资料等。公司宣传资料、荣誉证书、照片、音像资料等。2.收集要求各部门应及时收集本部门工作中形成的各类档案资料，确保档案的真实性和完整性。对于重要文件和资料，应实行双套制保存，一份纸质档案，一份电子档案。档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。分类科学、编号规范、排列有序。4.整理方法分类：按照档案的内容和性质，分为行政管理类、项目管理类、财务管理类、人事管理类、企业文化类等类别。编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持整齐美观。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。四、档案的保管1.保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销文件，重要合同协议，财务审计报告等。长期保管的档案期限为10年至50年，主要包括项目管理过程中的重要文件、资料等。短期保管的档案期限为1年至10年，主要包括一般性文件、资料等。2.保管场所公司设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案存放按照档案的类别和编号，将档案分类存放于档案柜中，并建立档案存放索引。电子档案应存储于专用的服务器或存储设备中，并进行备份，确保数据的安全。4.档案保管要求定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。五、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则定期对档案进行鉴定，确保档案的保管价值与实际需求相适应。鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、保守秘密的原则。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。3.鉴定内容档案的完整性、准确性和系统性。档案的现实利用价值和历史保存价值。档案的保管期限是否合理。4.销毁程序经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，并由鉴定小组成员签字确认。报公司领导审批后，按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底，并在销毁清册上签字注明销毁情况。六、档案的查阅与借阅1.查阅规定公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自将档案带出档案室。查阅档案应保持整洁，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、污损等。查阅完毕后，应及时将档案归还档案室，并在查阅登记表上签字。2.借阅规定公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅公司档案，应填写档案借阅申请表，经公司领导批准后，方可借阅。借阅档案应出具单位介绍信或个人有效身份证件，并签订档案借阅协议，明确借阅期限、归还日期、保密责任等事项。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、复印、泄露档案内容，如有丢失、损坏等情况，应承担相应的赔偿责任。3.保密要求档案管理人员应对档案内容严格保密，不得向无关人员泄露档案信息。查阅和借阅档案的人员应遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。七、档案信息化管理1.信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和利用水平。实现档案信息的快速检索、查询和共享，为公司决策提供支持。2.信息化建设内容档案数字化：对纸质档案进行扫描、录入，建立电子档案数据库。系统功能开发：开发档案管理信息系统，具备档案录入、存储、检索、借阅、统计等功能。安全保障体系建设：建立档案信息安全保障体系，确保档案数据的安全与保密。3.信息化管理要求档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作，及时录入和更新档案信息。定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。加强档案信息系统的安全管理，设置用户权限，防止非法访问和数据泄露。八、奖励与处罚1.奖励对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等。2.处罚对违反档案管理制度的部门和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚