医院临时采购制度

医院临时采购制度1.目的为规范医院临时采购行为，确保临时采购活动公开、公平、公正、高效，满足医院临床、科研、教学等工作的紧急物资和服务需求，保障医院各项工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于医院各科室因突发紧急情况、不可预见的业务需求或其他特殊原因，需要临时采购物资、设备、服务等相关活动。3.基本原则合法性原则：临时采购活动必须严格遵守国家法律法规和医院的各项规章制度。必要性原则：临时采购应基于确实无法预见的紧急需求或因特殊情况急需补充的物资、服务等，避免随意采购。效益性原则：在满足需求的前提下，充分考虑成本效益，力求采购到性价比高的物资和服务。规范性原则：临时采购流程应规范、透明，确保采购活动的各个环节都有章可循。二、临时采购的适用情形1.临床紧急救治因抢救急危重症患者，急需使用的药品、医疗器械、耗材等。例如，心脏骤停患者急需的肾上腺素、除颤仪电极片等。用于维持生命体征的一次性使用医疗用品，如呼吸面罩、静脉输液器等，库存不足且无法及时补货的情况。2.突发事件应对自然灾害、公共卫生事件等突发事件发生时，医院为应对灾害所需的防护用品、消杀药品、应急救援设备等。如在新冠肺炎疫情期间，医院急需的医用防护服、N95口罩、新冠病毒核酸检测试剂等。突发事件导致医院正常物资供应渠道中断，需要紧急采购基本生活物资、水电维修材料等以保障医院正常运转。3.特殊医疗需求开展新的医疗技术、科研项目所需的特殊仪器设备、试剂、耗材等，由于市场供应有限或技术要求特殊，无法提前列入常规采购计划的。例如，开展某项前沿基因检测项目所需的特定试剂盒。患者特殊病情需要使用的罕见药品、特殊规格的医疗器械等，医院现有库存无法满足的。4.设备突发故障医院重要医疗设备突发故障，影响正常医疗工作开展，急需采购关键维修零部件或更换新设备的情况。如CT设备的球管损坏，需要紧急采购更换。保障医院信息系统正常运行的硬件设备（如服务器、存储设备等）出现故障，需要立即采购替换的。三、临时采购的申请与审批1.申请流程使用科室填写申请表：使用科室应详细填写《医院临时采购申请表》，内容包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、申请采购原因、预计到货时间等信息，并由科室负责人签字确认。提交相关证明材料：根据采购项目的不同，提供相应的证明材料。如临床紧急救治需提供患者病历、诊断证明等；突发事件应对需提供相关部门发布的通知、应急预案等文件；特殊医疗需求需提供新技术、新项目审批文件或患者特殊病情说明等；设备突发故障需提供设备故障报告等。科室内部审核：申请表及证明材料提交后，科室内部进行审核，确保申请的必要性和合理性。审核通过后，科室负责人在申请表上签字并加盖科室公章。2.审批流程提交申请：使用科室将填写完整并经审核的申请表及证明材料提交至医院物资采购管理部门。采购部门初审：物资采购管理部门对申请表及相关材料进行初审，核实采购项目是否符合临时采购适用情形，申请信息是否完整、准确。初审通过后，在申请表上签署意见并提交至医院分管领导。分管领导审批：医院分管领导根据申请情况进行审批。对于金额较小（具体金额标准由医院根据实际情况确定，如[X]元以下）的临时采购申请，分管领导可直接审批；对于金额较大的申请，分管领导审批后提交医院院长办公会审议。院长办公会审议（如需）：院长办公会对金额较大的临时采购申请进行审议，综合考虑医院实际需求、资金状况、采购风险等因素，做出最终审批决定。审批通过的申请表由物资采购管理部门留存备案，作为后续采购工作的依据。四、临时采购的实施1.采购方式选择单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式进行临时采购：只能从唯一供应商处采购的，如某些特殊定制的医疗器械，其生产厂家具有唯一性。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，如临床紧急救治中急需的特定罕见药品，市场上仅有一家供应商提供。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。询价采购：对于采购的物资或服务规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价采购方式。物资采购管理部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。竞争性谈判采购：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。物资采购管理部门成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息，谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。2.采购执行确定供应商：根据采购方式确定成交供应商后，物资采购管理部门及时与供应商签订采购合同或协议（对于金额较小、情况紧急的临时采购，可采用采购订单等形式），明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。合同签订与备案：采购合同或协议签订后，物资采购管理部门将合同副本一份留存备案，另一份交财务部门作为付款依据，同时将采购信息及时通知使用科室。采购跟踪与催货：物资采购管理部门负责对采购过程进行跟踪，及时了解供应商的备货和发货情况，确保采购物资按时、按质、按量到货。对于延迟交货的供应商，按照合同约定追究其违约责任。如因特殊原因可能影响到货时间，应及时与使用科室沟通，并采取相应的应对措施。五、临时采购的验收与付款1.验收流程到货通知：物资到货前，供应商应提前通知医院物资采购管理部门和使用科室。使用科室安排专人负责验收工作。初步验收：物资到货后，使用科室验收人员首先对物资的数量、规格型号、外观等进行初步验收。核对无误后，在送货清单上签字确认。专业验收（如需）：对于一些专业性较强的物资、设备，如医疗器械、大型设备等，由医院相关专业技术人员或质量控制部门进行专业验收。专业验收人员根据相关标准和合同要求，对物资的质量、性能、功能等进行全面检查和测试，填写验收报告。验收合格的物资方可入库或投入使用；验收不合格的物资，应及时与供应商联系，办理退换货手续。2.付款流程发票审核：物资验收合格后，供应商应及时提供合法有效的发票。财务部门对发票进行审核，审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性，发票金额与采购合同或协议约定的金额是否一致等。付款申请：使用科室根据验收情况填写《医院临时采购付款申请表》，注明采购项目名称、合同编号、已验收物资金额、申请付款金额等信息，并附上验收报告、发票等相关资料，提交至财务部门。财务审核与付款：财务部门对付款申请表及相关资料进行审核，审核通过后，按照医院财务管理制度和资金支付流程办理付款手续。对于符合财政支付规定的采购项目，通过财政直接支付或授权支付方式支付款项；对于使用医院自有资金支付的项目，从医院相应账户支付给供应商。六、监督与管理1.内部监督审计部门监督：医院审计部门定期对临时采购项目进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购项目是否必要、采购价格是否合理、验收与付款环节是否规范等。对于发现的问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。纪检监察部门监督：医院纪检监察部门对临时采购活动进行全程监督，受理有关临时采购的投诉举报，对违规违纪行为进行严肃查处，确保临时采购活动公正廉洁。物资采购管理部门自查：物资采购管理部门定期对临时采购工作进行自查，总结经验教训，不断完善采购流程和管理制度，提高采购工作质量和效率。2.供应商管理建立供应商档案：物资采购管理部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、联系方式、采购项目、交易记录、信誉评价等内容，对供应商进行动态管理。供应商评价与考核：定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价与考核。对于表现优秀的供应商，在后续采购中给予优先考虑；对于出现质量问题、交货延迟等不良记录的供应商，视情节轻重采取警告、暂停合作、取消合作资格等措施。3.档案管理采购档案整理：物资采购管理部门负责对临时采购活动的相关文件、资料进行整理归档，包括申请表、审批文件、采购合同或协议、验收报告、发票等。采购档案应妥善保管，保存期限按照医院档案管理规定执行。档案查阅与使用：因工作需要查阅临时采购档案的，应按照医院档案管理的相关规定办理查阅手续。未经允许，任何人不得擅自复制、涂改、销