碧桂园集团甲指、甲供材料采购管理办法

碧桂园集团甲指、甲供材料采购管理办法1.目的为规范碧桂园集团甲指、甲供材料采购管理工作，确保材料质量，控制采购成本，保障工程顺利进行，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于碧桂园集团各区域公司、项目公司及相关合作单位涉及甲指、甲供材料的采购活动。3.定义甲指材料：指由碧桂园集团指定品牌、规格、型号等技术要求，由施工单位负责采购的材料。甲供材料：指由碧桂园集团直接采购并供应至项目现场的材料。二、职责分工1.集团采购管理中心负责制定甲指、甲供材料采购管理的相关制度和流程。对各区域公司甲指、甲供材料采购工作进行指导、监督和考核。负责部分通用类甲供材料的集中采购和战略采购。2.区域公司负责本区域内甲指、甲供材料采购工作的组织实施和管理。根据项目需求，审核并确定甲指、甲供材料清单。配合集团采购管理中心进行通用类甲供材料的采购工作。负责对项目公司甲指、甲供材料采购工作进行监督和检查。3.项目公司负责根据工程进度计划，及时提交甲指、甲供材料的需求计划。配合区域公司进行甲指、甲供材料供应商的考察、评估和选择。负责甲指、甲供材料到货后的验收、保管和发放工作。对甲指、甲供材料的使用情况进行跟踪和反馈。4.设计管理部门在项目设计阶段，根据项目定位和成本目标，合理确定甲指、甲供材料的品牌、规格、型号等技术要求。参与甲指、甲供材料供应商的考察和评估工作，提供技术支持和建议。5.成本管理部门负责甲指、甲供材料采购成本的核算和控制。参与甲指、甲供材料供应商的招标、评标工作，提供成本分析和建议。对甲指、甲供材料采购合同进行审核，确保合同条款符合成本控制要求。三、采购计划管理1.需求计划提交项目公司应根据工程进度计划，提前[X]天向区域公司提交甲指、甲供材料需求计划。需求计划应明确材料的名称、规格、型号、数量、需求时间等详细信息。区域公司对项目公司提交的需求计划进行审核和汇总后，于[X]天内提交给集团采购管理中心。2.计划调整如因工程变更、设计变更等原因需要调整甲指、甲供材料需求计划，项目公司应及时向区域公司提交调整申请。区域公司审核调整申请后，及时通知集团采购管理中心。集团采购管理中心根据实际情况，对采购计划进行相应调整。3.采购计划执行集团采购管理中心和区域公司应按照审核后的采购计划组织实施采购工作。如因特殊原因无法按时完成采购任务，应及时向相关部门说明情况，并采取有效措施确保工程进度不受影响。四、供应商管理1.供应商选择标准具有良好的商业信誉和财务状况，无不良记录。具备与甲指、甲供材料相匹配的生产能力、技术水平和质量保证体系。产品质量符合国家相关标准和碧桂园集团的技术要求。价格合理，具有较强的市场竞争力。售后服务良好，能够及时响应并解决客户问题。2.供应商考察与评估集团采购管理中心和区域公司应定期对甲指、甲供材料供应商进行考察和评估。考察内容包括企业资质、生产能力、质量控制、环保情况、售后服务等方面。项目公司应参与供应商的考察和评估工作，提供对供应商产品质量、供应能力等方面的实际使用反馈。根据考察和评估结果，建立供应商档案，对供应商进行分类管理。对于不合格的供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。3.供应商准入与退出新供应商如需进入碧桂园集团甲指、甲供材料供应商名录，应按照规定的流程提交相关资料进行申请。经审核通过后，方可成为合格供应商。对于违反合同约定、产品质量不合格、服务不到位等情况的供应商，应及时采取警告、罚款、暂停合作、终止合作等措施，并将其列入黑名单，禁止其再次参与碧桂园集团的采购活动。五、采购方式1.招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争充分的甲指、甲供材料采购项目，应采用招标采购方式。招标采购应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的要求，制定详细的招标文件，明确采购要求、评标标准等内容。组织开标、评标、定标等工作，确保招标过程公平、公正、公开。2.议标采购对于一些金额较小、技术简单、时间紧迫或独家供应的甲指、甲供材料采购项目，可采用议标采购方式。议标采购应选择至少[X]家符合要求的供应商进行谈判，比较其报价、质量、服务等方面的情况，确定中标供应商。3.直接采购对于一些特殊情况下的甲指、甲供材料采购，如抢险救灾、紧急工程等，可采用直接采购方式。直接采购应按照规定的流程进行审批，确保采购行为合规。六、采购合同管理1.合同签订采购合同应根据采购方式和相关法律法规的要求签订。合同条款应明确双方的权利和义务、材料的规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。合同签订前，应经成本管理部门、法务部门等相关部门审核，确保合同条款合法合规、公平合理。2.合同执行采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。供应商应按时、按质、按量供应甲指、甲供材料，项目公司应及时组织验收、付款等工作。如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面补充协议。3.合同结算采购合同执行完毕后，应按照合同约定进行结算。结算时，项目公司应提供完整的验收报告、发票等资料。成本管理部门对结算资料进行审核后，办理付款手续。七、验收管理1.验收标准甲指、甲供材料的验收应按照国家相关标准、碧桂园集团的技术要求及采购合同约定的质量标准进行。验收内容包括材料的规格型号、数量、外观质量、性能指标等方面。2.验收流程材料到货前，项目公司应通知相关人员做好验收准备工作。材料到货后，项目公司应组织施工单位、监理单位等相关人员按照验收标准进行验收。验收合格后，填写验收报告，并签字确认。如验收不合格，项目公司应及时通知供应商进行整改或更换。整改或更换后的材料应重新进行验收，直至合格为止。3.验收记录项目公司应建立甲指、甲供材料验收记录档案，记录材料的验收情况，包括验收时间、验收人员、验收结果等信息。验收记录档案应妥善保管，以备查阅。八、库存管理1.库存管理制度项目公司应建立健全甲指、甲供材料库存管理制度，明确库存管理的职责和流程。库存管理应做到账物相符、分类存放、标识清晰、安全保管。2.库存盘点项目公司应定期对甲指、甲供材料库存进行盘点，每月至少盘点一次。盘点结果应形成盘点报告，上报区域公司。如发现账物不符等情况，应及时查明原因，并进行相应的处理。3.库存积压处理对于长期积压的甲指、甲供材料，项目公司应及时上报区域公司。区域公司应根据实际情况，采取降价促销、调剂使用、退货等措施进行处理，以减少库存积压，降低成本。九、监督与考核1.监督检查集团采购管理中心和区域公司应定期对甲指、甲供材料采购管理工作进行监督检查，检查内容包括采购计划执行情况、供应商管理情况、采购合同管理情况、验收管理情况、库存管理情况等方面。对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。2.考核评价集团采购管理中心应建立甲指、甲供材料采购管理工作考核评价机制，对各区域公司的采购管理工作进行考核评价。考核评价指标包括采购成本控制、材料质量、供应及时